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julio 29, 2011

La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha.

En un segundo artículo, Bruce Lofland nos presenta en su blog PM Technix (del que comente algo la entrada previa -Como distinguir entre un riesgo o un problema-) sus notas sobre la utilidad de la EDT cuando está bien hecha.

La estructura de desglose de trabajo (EDT o Work Breakdown Structure - WBS) es una herramienta que se utiliza para describir el alcance de un proyecto en términos de sus entregables, divididos en piezas que son lo suficientemente pequeñas para planificar y trabajar fácilmente. Estas piezas se llaman paquetes de trabajo.

La EDT se crea al arranque del proyecto justo después que se aprueba el acta del proyecto y se conforma el equipo de trabajo. El equipo de trabajo debe crear la EDT en una reunión en la que debe estar presente la gente que realmente va a hacer el trabajo.

El nivel superior de la estructura es el producto final que se espera del proyecto. 

El nivel siguiente es una lista de todos los entregables que figuran en el acta del proyecto y para conformarlo se sugiere que se consideren solo los sustantivos, no los verbos (por ejemplo, "base de datos", y no "convertir los datos"). En este nivel deben incluirse los entregables principales que existirán después de que el proyecto está terminado. Estos entregables principales deben describir el 100% del producto final. 

En el tercer nivel se desglosan cada uno de los entregables principales, y sus componentes deben describir el 100% del entregable de segundo nivel.

Para desarrollar la EDT Bruce sugiere una actividad de grupo: el Administrador de proyectos debe poner el producto y los entregables en un pizarrón que todo el equipo del proyecto pueda ver a la vez. Luego debe señalar al primer entregable y preguntar: "¿En qué consiste esto?" y registrar las respuestas del equipo. El Administrador debe entonces pasar al siguiente entregable y repetir la pregunta.

Algunas respuestas implicarán dividir un entregable en elementos mas pequeños, mientras que otros no deberán dividirse, ya que son lo suficientemente pequeños.

Pero ¿qué es suficientemente pequeño?, ¿Cuando detener el proceso?

Cuando la persona encargada de producir un elemento comprende bien el trabajo necesario para elaborarlo y cuando es claro para todos en qué momento el elemento está terminado. Esta última parte es especialmente importante. Saber que "hacer" es vital para el éxito del proyecto.

Bruce nos ayuda a recordar que la EDT no es el cronograma del proyecto. No contiene tareas o fases. Esto un error común que reduce drásticamente el valor de la EDT, y ejemplifica su punto de vista. Bruce considera que el PMI, en la Guía para la Dirección de Proyectos de Conocimiento, 4 ª ed. (PMBOK) da un mal ejemplo de un EDT en el punto 5.3, figura 5.9. qué se muestra a continuación:



El problema que Bruce detecta (y cuya opinión comparto) es que se ha forzado que el EDT contenga el Ciclo de Vida de Desarrollo del Sistema (SDLC) que es un artefacto para desarrollar el cronograma, no un artefacto para establecer el alcance del proyecto.

Yo preparé un EDT simple para desarrollo de Software para explicar el punto:
Hay un entregable, "Software" que se divide en tres entregables mas pequeños: el producto del diseño (especificaciones), el producto del proceso de desarrollo (código fuente, ejecutables. librerías) y el producto de las pruebas. 

Bruce presenta el ejemplo de una EDT simple para un blog:

1. Blog
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1.1.3 Tweet This button
1.1.4 Multi-Share (Facebook, Digg, Email, etc.)
1.1.5 Post Edit
1.1.6 Post Publish
1.2 Comments
1.2.1 Comment Moderation feature
1.2.2 Tracebacks
1.2.3 Author attributes (name, website)
1.2.4 Comment attributes (Date, Content)
1.2.5 Comment Edit
1.2.6 Comment Publish
1.3 Blogroll
1.4 Header
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1.5.2 Post List
1.5.3 Select Post
1.6 Pages
1.6.1 About
1.6.2 Home
1.7 Search Blog
1.8 Follow Me button
1.9 Hosting Service
1.10 Domain Name

Una vez que se ha desarrollado la EDT, se puede utilizar para estimar y dar seguimiento a los costos, identificar las actividades en el cronograma del proyecto, identificar riesgos y controlar el alcance del proyecto.

Por último Bruce nos deja esta pregunta ¿Cómo se utiliza la EDT en su organización?

Referencias:
Lofland, Bruce . Ejemplo de EDT incorrecta. N.d. PM Technix. Web. 18 June 2011.

4 comentarios:

Sergio Sisterna dijo...

Hola una consulta: Quisiera saber como se hace para llevar esta EDT orientada a entregables a un cronograma que debe reflejar fases e tieraciones. asi mismo como reflejo las actividades para generar los documentos de analisis, diseño, pruebas. etc. Muchas gracias.

Iván Rivera, PMP dijo...

Los cronogramas y presupuestos del proyecto son preparados usando los paquetes de trabajo como base. Y los paquetes de trabajo se obtienen de la EDT.

La WBS es una de varias herramientas que pueden usarse para construir el cronograma. Además debes tener la estructura de desglose de la Organización y la matriz de asignación de responsabilidades

La estructura de desglose de la Organización, que es la descomposición de la organización, de la unidad de trabajo mayor (empresa, departamento) a la menor (persona).

La matriz de asignación de responsabilidades utiliza la WBS sobre un eje y el OBS en el otro para identificar los puntos de unión entre las dos estructuras. Estas intersecciones indican quien (dentro de la organización) es responsable de elaborar cada entregable.

Las dependencias lógicas entre tareas son definidas usando un diagrama de actividad en red (activity network diagram) que permite la identificación del camino crítico.

En el libro "Su entrenador de la EDT" de Josh Nankivel leemos que la EDT descompone el trabajo del proyecto hasta el nivel de paquetes de trabajo. A partir de ahí, se deben descomponer los paquetes de trabajo en tareas. A continuación, se pueden tomar esas tareas, y empezar a definir dependencias entre ellas.

Cada línea del cronograma debe relacionarse con un número en la EDT en una relación muchos a uno. Es decir, un componente de la EDT se corresponde con muchas líneas (tareas) en tu cronograma.

Algunas ideas (de refuerzo):
La suma de los paquetes de trabajo debería ser el 100% del alcance del trabajo del proyecto.
Cada actividad de la WBS (del nivel más bajo, es decir, cada paquete de trabajo) tiene un único responsable. Esta es la persona más adecuada para estimar la duración de esa actividad. Si no es así, al menos debe aprobar la estimación realizada.
Cada paquete de trabajo se descompone en las actividades que se deben realizar para completarlo. En este momento se determina la secuencia de las actividades, la dependencia de las mismas y se asegura que cada actividad realizada está orientada a generar un entregable.
Cuando tienes claras todas las tareas del proyecto, puedes agruparlas (las tareas) en las fases que requieras.
Es muy importante destacar que no hay un "Ciclo de Vida" único, así que las fases en las que agrupes tus tareas dependen del tipo de proyecto que estas enfrentando.

Referencias:

http://www.amazon.com/entrenador-EDT-Spanish-Edition-ebook/dp/B005ZJ2EIM

http://es.wikipedia.org/wiki/Planeamiento_de_proyectos

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciclo_de_vida_del_software

Víctor Sánchez dijo...

Aunque ya tiene solera, un apunte a este post.
La pregunta que propone Bruce no es ¿En qué consiste esto?, sino ¿De qué está compuesto esto?
Creo que ayuda más en la construcciones de la EDT.
Saludos

Iván Rivera, PMP dijo...

Gracias por leer y comentar el blog.

Cualquier comentario es siempre bienvenido.

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