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febrero 15, 2011

¿Realmente necesitas comprar software de Administración de Proyectos?


Yay legal documents!
photo © 2006 Adam Rifkin | more info (via: Wylio)
José Moro de GedPro, a través de twitter, sugirió un artículo interesante: ¿Realmente necesitas comprar software de Gestión de Proyectos?

En él, el autor trata de responder esa pregunta, reflexionando sobre el costo del software para gestión de proyectos y  proponiendo un conjunto de 5 documentos que considera clave para manejar un proyecto, junto con el software necesario para crearlos y manipularlos.

A continuación algunas notas al respecto.
  • El plan de gestión de proyectos. Este documento describe en detalle, lo que hay que hacer, cuándo, por quién, cuánto costará, y cualquier otra información pertinente (dependiendo del tamaño y la complejidad de su proyecto) para obtener el producto final que da origen al proyecto. No requiere software especializado para controlarlo.
  • El cronograma del proyecto. Un cronograma muestra a mucho mayor de detalle, exactamente lo que hay que hacer, cuándo y por quién, para alcanzar los objetivos del proyecto. Este documento es el que puede provocar gastos importantes en software, según señala el autor del artículo.
Una de las opciones que se propone para manipular este documento es usar una hoja de cálculo (con columnas para el nombre de la tarea, a quién se encuentra asignada, las fechas previstas de inicio y fin, de inicio efectivo, etc.), pero si el proyecto tiene una gran cantidad de interdependencias o es largo o complejo, este tipo de software deja de ser útil.

Para el autor, el poder del software de planificación (o programación) radica en su capacidad para manipular las relaciones entre tareas (que una no pueda iniciar antes que otra termine. que algunas deban inicial al mismo tiempo, que varias compartan lo mismos recursos, etc). La otra característica que destaca es la posibilidad de ver la programación del proyecto en un diagrama.

El autor recomienda que si se piensa gastar dinero en una herramienta, se haga una que permita controlar el cronograma del proyecto.
  • El presupuesto del proyecto. Para este rubro el autor sugiere usar una hoja de cálculo para realizar un seguimiento de los gastos del proyecto, a menos que se labore en una empresa que rastree los costos internos, y cuente con software especializado para el tema.
El autor nos dice que la configuración de una hoja de cálculo de presupuesto es bastante fácil: se debe tener una hoja para registrar y mantener un respaldo del presupuesto original, tener una hoja de trabajo de seguimiento de los gastos durante la vida del proyecto y un resumen de los gastos reales en comparación con el presupuesto.
  • El registro de riesgos y problemas. Para este rubro al autor de nuevo propone una hoja de cálculo o un documento de texto, ya que a menos que el proyecto es enormemente complejo, el número de problemas y riesgos a los que se les de seguimiento debe ser manejable con una hoja de cálculo o documento de texto.
  • El reporte de estatus. Este puede ser un documento de texto en el que se describa el avance en cada una de las áreas clave: calendario, presupuesto, riesgos y problemas.
El autor concluye que para trabajar en proyectos pequeños por lo general será suficiente contar con un buen procesador de textos y una hoja de cálculo, y para proyectos más complejos, definitivamente recomendaría invertir en software de gestión de proyectos de calidad.

Estas son algunas de las entradas en donde hemos compartido ideas sobre herramientas y plantillas, para que al menos al inicio, la Administración de proyectos no impacte económicamente:
Finalmente, para manipular documentos en línea se puede usar google docs, que además se puede integrar con Gantter, una herramienta en línea y gratuita que permite manipular el cronograma del proyecto incluyendo dependencias, costos y puntos críticos.

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