Regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19. ¿Cómo regresar a las actividades?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

¿Qué nos espera después del coronavirus?

Voy a escribir este post pensando que el Coronavirus va a quedarse en nuestras vidas, por lo que debemos establecer como seguir siendo funcionales (y ejecutar proyectos) en su presencia.

Como en otros casos, uso como guía para desarrollar las ideas, las áreas de conocimiento de Administración de Proyectos propuestas en el PMBOK (R).

Partamos del hecho de que no va a haber cambios en las definiciones de alcance, porque el cliente espera que gente de ver un proyecto que resuelva sus necesidades.

Tampoco debería de haber cambios en las definiciones de calidad, porque siempre espera que se le entregue el proyecto sus productos con la calidad acordada.

Seguramente los demás aspectos se van a ver impactados por la "Nueva Normalidad".

¿Cómo será el regreso a la "Nueva Normailidad" en México después del COVID-19?

Soy Iván Rivera, PMP

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La primera parte de estas notas se tomó de la conferencia de prensa del 13 de mayo de 2020 y de publicaciones en internet. Se citan las fuentes. En la segunda parte hago un resumen de los temas que a mí me parecen importantes desde la perspectiva de la administración de proyectos y como deberemos empezar a trabajar en esta nueva situación.

El resumen de la Conferencia de Prensa (fuente adicional):

El regreso será por etapas:
1a Etapa. A partir del 18 de mayo de 2020.

Reapertura de 269 'municipios de la esperanza' en 15 estados. Estos municipios no tienen contagios y, al mismo tiempo, no son vecinos de otros municipios que tengan contagios.

Se reabre la actividad escolar, el espacio público, el espacio laboral de personas vulnerables.

¿Cómo puedo mejorar la calidad en mi proyecto? Algunas ideas

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Del boletín electrónico de TenStep, traigo ahora tres técnicas para mejorar la calidad del producto final en el proyecto.

Recordemos que se debe garantizar la calidad del producto. Existen formas de garantizar que los proyectos entreguen productos de alta calidad de manera consistente. Aquí hay algunas ideas a tener en cuenta.

7 razones para crear la WBS/EDT

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Los lectores asiduos del blog saben que la WBS/EDT es un tema del que me gusta comentar (aquí están las entradas).

Hoy vuelvo al tema con este artículo en el que Praveen Malik, PMP nos da 7 razones para crear la WBS/EDT:

Como bien dice Praveen, la WBS/EDT hace la vida del Administrador de Proyectos: es la división del alcance total del trabajo en componentes más pequeños y más manejables, lo que la convierte en una herramienta fabulosa para delimitar y representar el alcance total, el alcance del proyecto y el alcance del producto.

¿Cómo implementar un Plan de Administración de Riesgos Simple?

Soy Iván Rivera, PMP

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Gracias a Stefania, autora del blog de Tipsographic, porque tiene artículos y plantillas muy últiles. De ahí propongo ahota una lista de verificación para implementar un plan de Adminsitración de Riesgos.

Un plan de Administración de riesgos puede ser bastante simple en proyectos pequeños. 
De hecho, la complejidad de este plan es directamente proporcional a la del proyecto. Pero definitivamente es una parte del Plan de Administración de proyectos que no debe omitir. Dado que el riesgo puede aparecer en cualquier momento de la vida del proyecto, es necesario establecer cómo se llevarán a cabo todas las actividades de Administración de riesgos.

Para planificar fácilmente el riesgo desde el inicio de su proyecto, Stefania propone esta lista de verificación.

Una propuesta de modelo para el Gobierno del Proyecto

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Ya he expresado en alguna ocasión que nunca no me gusta el término "Gobernanza" en español, y que prefiero Gobierno, Gestión.

En esa entrada y en este otro post traté ya el tema del Gobierno del Proyecto.

Ahora, desde el blog PM Majik, traigo este artículo con una Guía para el Gobierno del Proyecto.

Como se aclara desde el inicio del artículo, el Gobierno del Proyecto no es la Adminsitración del Proyecto, sino un marco de trabajo de nivel superior, que permite medir y gestionar proyectos.

En caso de que la organización cuente con una Oficina de Adminsitración de Proyectos (PMO) establecida, es probable que esta sea quién defina el marco de gobernanza de los proyectos.

El artículo propone un modelo de Gobierno de Proyectos simple, que consisdere:

¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

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Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

¿Como alinear al equipo de trabajo?

Desde la página de Project Times propongo ahora el siguiente post en el que Dana Brownlee nos señala cómo alinear al equipo de trabajo usando un Acta de Equipo (Team Charter).

Dana describe una situación conocida por cualquier Administrador de Proyectos: miembros del equipo que parecen seguir sus propias reglas, no entregan lo prometido, entienden mal o malinterpretan las tareas y/o solicitudes, se quejan de prioridades poco claras, etc.

Señala también que sobre todo en las primeras etapas de desarrollo del equipo (aunque también durante etapas posteriores), hay equipos disfuncionales que simplemente no están "en la misma página". Este problema tiene diferentes causas: no desarrollar las habilidades adecuadas en el equipo, falta de liderazgo o de apoyo ejecutivo, procesos interrumpidos, confundir las decisiones políticas, cambio constante, o la falta de comunicación organizacional, etc. Debido a que las causas de la disfunción suelen variar, rara vez hay solución única. Sin embargo, el Acta de Equipo puede ayudar a aliviar muchas de estas cuestiones. Dana dice que la ha trabajado con éxito una y otra vez... Y que si el equipo no tiene una, es como un barco sin timón.

En mi proyecto, ¿Como puedo hacer más con menos?

En el portal de Cobalt me encontré este post que me recordó una charla virtual que tuvimos Carlos J. Pampliega y otros twitteros a finales del 2014, sobre lo que esperabamos para el año nuevo.

En ese momento yo respondí que dada la situación económica de mi pais, lo mas probable es que tuvieramos que "hacer más, con menos". Así que este artículo es interesante por que esta es, en realidad, una situación permanente a la que se debe enfrentar el Administrador del Proyecto.

El autor reconoce que uno de los retos más interesantes que se pueden encontrado es tener restringido un cierto tipo de recursos. Podría ser la gente que se necesita en el equipo, el presupuesto o algún otro recurso. Y las recomendaciones son:

¿Como hacer mejores estimaciones?

Del boletín mensual de ProjectManager.com presento ahora algunos consejos para hacer mejores estimaciones.

Identificar las tareas para Estimar

Hay que revisar la lista de tareas del proyecto e identificar qué tareas necesitan estimaciones. Aquellas tareas rutinarias como reuniones o talleres del proyecto se puede poner en el cronograma en un día concreto. Para todo lo demás, alguien deberá determinar el tiempo que se tardará en completar cada tarea.

Identificar a los expertos del equipo

Los recursos asignados para completar cada tarea pueden no ser las personas adecuadas para hacer la estimación. Se sugiere involucrar a sus gerentes u otros expertos en la materia. También puede involucrarse a personas con experiencia en proyectos similares - que no están asignados al proyecto pero con una idea clara sobre el tiempo que se necesita para hacer el trabajo.

Es recomendable agrupar tareas, determinar quienes pueden apoyar en su estimación y convocar a reuniones con las personas adecuadas, centrandose en ciertas secciones del proyecto cada vez.

Revisar las técnicas de estimación

Hay varias maneras de estimar cuánto tiempo tomará una tarea:

¿Como contribuye el modelo de gobierno al éxito del proyecto?

Antes de iniciar con el tema de este post, quiero revisar la definición de Gobernanza que aparece en Wikipedia, especificamente:

Gobernanza corporativa. El conjunto de procesos, costumbres, políticas, leyes e instituciones que afectan a cómo se dirige, administra o controla una empresa (corporación). También incluye las relaciones entre los muchos agentes implicados en ellas (desde la propiedad a la dirección, los controladores externos, acreedores, inversores, clientes, suministradores, empleados y el entorno y la sociedad entera).

Gobernanza proyectiva: Los procesos que necesitan darse para un proyecto exitoso. En concreto, recibe mucha atención el asunto de la gobernanza de la tecnología de la información.

(Para una definición más académica de Gobernanza sugiero revizar este artículo del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM).

La revista Architecture & governance presenta un artículo en el que Jack Bergstrand trata de explicar ¿por que fallan los proyectos de TI?, y ¿cómo podemos evitarlo?.

50 formas de utilizar mapas mentales para conseguir un proyecto exitoso

Desde el blog de Mindjet propongo ahora 50 formas de utilizar mapas mentales para conseguir un proyecto exitoso.

El artículo plantea que para conseguir que los proyectos tengan éxito se pueden usar mapas mentales dinámicos a fin de captar pensamientos e ideas de su equipo, y demás información relevante que puede luego transferirse a un tablero. ¿El resultado? Contar con un panorama general y descubrir nuevas oportunidades, comunicarse con mayor eficacia, y tomar mejores decisiones.

La siguiente lista propone diferentes usos de mapas mentales para ayudar a entregar proyectos más rápido y con más éxito:

Como administrar el cronograma de proyectos pequeños

Del boletín de Method123, ahora propongo un método para administrar el cronograma de proyectos pequeños.

Todos los proyectos requieren un cronograma. En un proyecto pequeño tal vez el cronograma sea solo una simple lista de verificación o una hoja de cálculo. Y cuando los proyectos se hacen más grandes necesitan plantillas y herramientas más formales para controlar cronograma.

Los procesos que se utilizan para gestionar el cronograma también varían en función del tamaño del proyecto. Los grandes proyectos necesitan mucho rigor en la gestión del cronograma. Los proyectos pequeños pueden usar un proceso más sencillo. Los siguientes pasos se pueden utilizar para controlar el más cronograma de un proyecto pequeño.

5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando

De blog de Cobalt, propongo ahora 5 cosas sobre Administración de proyectos que se pueden aprender cocinando, por Ben Ferris.

Ben comenta que acaba de comenzar a tomar interés en la cocina. Considera que cocinar es un pasatiempo divertido en sí mismo, y se pregunta ¿qué nos puede enseñar acerca de la gestión de proyectos?

1. Hay momentos para hacer múltiples tareas al mismo tiempo y momentos para concentrarse solo en una cosa

Ben recuerda que su primer intento de preparar albóndigas fue un desastre. El problema fue que trato de hacer puré de papas y verduras, mientras estaba dando forma y cocinando las albóndigas. Así que las verduras mal cocidas y las albóndigas deformes y quemadas. Sin embargo, las papas estaban bastante bien. El mismo tipo de cosas pueden suceder en los proyectos, si trata de hacer malabares con varias tareas al mismo tiempo, sobre todo si no se es experto en los temas. La multitarea puede ayudar pero sólo en el momento adecuado.

6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto

Desde el sitio ProjectManager este artículo nos propone 6 Consejos para iniciar su nuevo proyecto.

Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio. 

Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional. 

Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo.