¿Como se puede facilitar la adopción de la Administración de proyectos por parte de los usuarios? Un marco de referencia.

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el blog de BrightWork prongo ahora este artículo en el que Grace Windsor propone un marco de referencia para facilitar la adopción de la Administración de Proyectos por parte de los usuarios.

Grace inicia recordando que el Project Management Institute estima que la profesión de Administración de Proyectos crecerá en $6.61 miles de millones de dólares entre 2010 y 2020, lo que agregará 87.7 millones de empleos a la economía global.

Como señala Grace, partiendo de que el cambio constante es la nueva norma; la Administración de Proyectos pone orden en el caos. La Administración de Proyectos efectiva ayuda a mejorar el rendimiento de la organización en áreas clave como la Administración de Riesgos, la planificación, la alineación estratégica y el trabajo en equipo.

Desafortunadamente, muchas organizaciones no se dan cuenta de estos beneficios ya que no consideran que la Administración de Proyectos sea una disciplina valiosa. En muchos casos, la Administración de Proyectos se ve como un mal innecesario, una capa extra de burocracia que se interpone en el camino de hacer "cosas".

Cuando se trata de introducir un enfoque estandarizado para la Administración de Proyectos, es probable que se deban enfrentar estos desafíos en todos los niveles de la organización. En estos casos se requiere un plan de Administración de Cambios para implementar con éxito la Administración de Proyectos en la Organización.

Grace propone un marco, las 3Ps, para ayudar a administrar este cambio e impulsar la adopción de la Administración de Proyectos por parte de los usuarios.

¿Como alinear al equipo de trabajo?

Desde la página de Project Times propongo ahora el siguiente post en el que Dana Brownlee nos señala cómo alinear al equipo de trabajo usando un Acta de Equipo (Team Charter).

Dana describe una situación conocida por cualquier Administrador de Proyectos: miembros del equipo que parecen seguir sus propias reglas, no entregan lo prometido, entienden mal o malinterpretan las tareas y/o solicitudes, se quejan de prioridades poco claras, etc.

Señala también que sobre todo en las primeras etapas de desarrollo del equipo (aunque también durante etapas posteriores), hay equipos disfuncionales que simplemente no están "en la misma página". Este problema tiene diferentes causas: no desarrollar las habilidades adecuadas en el equipo, falta de liderazgo o de apoyo ejecutivo, procesos interrumpidos, confundir las decisiones políticas, cambio constante, o la falta de comunicación organizacional, etc. Debido a que las causas de la disfunción suelen variar, rara vez hay solución única. Sin embargo, el Acta de Equipo puede ayudar a aliviar muchas de estas cuestiones. Dana dice que la ha trabajado con éxito una y otra vez... Y que si el equipo no tiene una, es como un barco sin timón.