Como se menciona en el artículo, el inicio de un proyecto nuevo es un momento que genera altas expectativas: trabajar en algo nuevo, quizá con personas nuevas, la oportunidad de integrarse a equipos e iniciativas diferentes implica que se podrán conocer todas las áreas de un negocio.
Sin embargo, el principio de un proyecto nuevo es también el momento para establecer el tono del proyecto y asegurar que todo el mundo está aliado a los nuevos objetivos. Es la oportunidad de empezar bien las cosas y hacer a un arranque de proyecto en forma profesional.
Aquí hay 6 consejos para considerar cuándo inicia cualquier proyecto nuevo.
Como Administrador del Proyecto puede tener una buena idea de quien necesita estar en el equipo de proyecto, pero si no, la sugerencia es conversar con su patrocinador acerca de quien sería más conveniente convocar.
Usted puede necesitar involucrar a otros administradores y pedirles a ellos que sugieran a miembros de sus propios equipos disponibles (en forma parcial o permanente) a fin de aprovechar las habilidades del especialista en el nuevo proyecto.
Piense acerca de todas las áreas del negocio que necesitarán estar representadas en el proyecto y busque incluir a alguien de cada una de ellas. También puede requerir recursos técnicos, así es que hable con los jefes de equipo técnicos para ver a quién se puede convocar al proyecto.
2. Realice una reunión de arranque
Cuando tenga al equipo de proyecto, haga una reunión de arranque. Ésta es una gran oportunidad para que todos se conozcan. Use a la reunión para presentar a todo los miembros del equipo.
Existen muchos juegos que permiten romper el hielo y que suelen animar a las personas a hablar. Por ejemplo, pedirle a cada persona encontrar 5 cosas que tenga en común con todos los demás en el cuarto. Puede ser algo tan simple como gustarle el mismo tipo de comida o tener hijos en la misma escuela, pero este ejercicio ha permitido encontrar personas que han vivido en el extranjero en el mismo país (si bien en momentos diferentes) o que juegan los mismos deportes.
Esta es una forma fácil de enfocar la atención en puntos de acuerdo. ¡Si logra poner a las personas a trabajar hombro a hombro durante esta reunión, quizá logre acuerdos sobre el acta del de proyecto o algunas ‘ reglas de compromiso ’ para el equipo! También puede usar el tiempo para dejar claros aclarar los roles y responsabilidades para cada individuo así como las metas y los objetivos del proyecto.
3. Establezca el cronograma del proyecto
El cronograma del proyecto necesitará ser creado con el aporte del equipo, pero algunos de los termas básicos pueden ser propuestos por el Administrador.
Por ejemplo, establecer los recursos adecuados en la herramienta administrativa de la empresa y asegurar que todo el equipo tiene acceso al sistema en línea.
El Administrador puede registrar las tareas de proyecto relacionadas con la administración del proyecto, como la preparación de documentos cruciales, los informes de avance, la estructura global (como fases o etapas) e hitos de presupuesto.
Si su la oficina de proyectos ha provisto plantillas como parte de la herramienta en línea, se pueden usar para ahorrar algo de trabajo.
Una vez que la estructura básica del cronograma del proyecto está lista, puede trabajar con otras personas del equipo para preparar una lista de tareas que podrá registrarse en la herramienta corporativa para que todo el mundo la pueda ver y actualizar.
4. Establezca el sistema de registro de documentos
Muchos sistemas de administración del proyectos en línea tienen repositorios de documentos o la habilidad para almacenar documentación en en línea. Si se cuenta con esta capacidad, debe establecerse desde el principio para contar con un mecanismo adecuado de registro documental reconocido por todos.
También se sugiere establecer desde el principio cómo se nombraran los documentos y el mecanismo de control de versiones (es recomendable usar herramientas que ofrezcan control de versiones automático).
Luego se deben crear las carpetas y subcarpetas necesarias y asegurar que todo el equipo tenga el nivel correcto de acceso. Por ejemplo, los miembros clave del equipo pueden tener autorización para leer, escribir, suprimir y editar documentos, mientras que otros interesados solo requerirán permisos de lectura.
¡Si no se cuenta con una herramienta de administración del proyecto en línea, puede hacer el mismo ejercicio con carpetas compartidas de la red (o incluso folders de papel y una caja de cartón)!
5. Escriba el documento de arranque del Proyecto - Acta constitutiva
Un documento de arranque del proyecto explica lo que el proyecto busca lograr y provee algún detalle de como se espera conseguirlo.
Si se cuenta con una plantilla es una buena idea usarla a fin de que economizar algo de tiempo.
Este documento debería incluir, objetivos, criterios de éxito, una visión general de los hitos principales del cronograma del proyecto, la lista de personas involucradas y así como sus roles, una estimación de alto nivel del presupuesto y una referencia de los estándares que se pretendan usar durante el proyecto.
En la practica se puede incluir cualquier cosa que ayuden a clarificar el entorno del proyecto y sus objetivos. Todo el equipo debe estar de acuerdo con el contenido y es recomendable que el patrocinador del proyecto lo firme, ya que es una forma de validar que realmente se ha comprendido el objetivo y el documento ayuda todo el mundo a entender lo que se espera.
En un artículo previo hemos revisado consejos para la elaboración del acta del proyecto.
6. Cree un registro de eventos y riesgos
Finalmente, el proyecto necesita un registro de riesgos y eventos. Otra vez, si se cuenta con una plantilla hay que usarla. Si no, usted puede crear un registro simple en una hoja de cálculo o alguna otra herramienta que resulte cómoda al su equipo.
El registro debería incluir información crucial acerca del riesgo y la forma de tratarlo, el nombre de la persona responsable para llevar a cabo esas acciones, así como la fecha que fue identificado. Una vez que ha establecido el formato, hay que registrar los riesgos y los asuntos que que se hayan identificado durante las reuniones iniciales del proyecto.
Hay que trabajar con el equipo para registrar las posibles situaciones que podrían causar problemas al proyecto a su debido momento.
En este otro artículo mencionamos también cinco documentos importantes.
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