La paradoja de la gestión de riesgos

Desde la página de P3M Consulting, Fernando Santiago escribe sobre la paradoja de la gestión de riesgos.

"El patrocinador ha perdido poder político y ya no puede apoyar el proyecto", "El  Ejecutivo X favorecerá al Vendedor Y debido a las sus relaciones familiares", "El recurso técnico clave del proyecto puede salir porque está mal pagado y sus habilidades están en alta demanda". 

Todos estos son ejemplos de riesgos que preocupan al Administrador del Proyecto, pero que nunca llegan al registro de riesgos, ya que nadie se atrevería a documentarlos. Esta es la paradoja de la gestión de riesgos: se documenta todos los riesgos que que todo el mundo conoce, y se omiten los que potencialmente pueden descarrilar el proyecto.

Debido a esto, la gestión del riesgo a veces es percibida como burocrática, ya que sólo cubre lo que es obvio, los lugares comunes, que son conocidos por todo el mundo y que probablemente ya estén siendo controlados de manera informal. 

Es frecuente que el Administrador del Proyecto cuestione si su trabajo es documentar riesgos, causas, impactos, respuestas, etc., o en realidad hacer algo. 

La adecuada Administración de Riesgos debe convertirse en un "pensamiento estructurado", en donde documentar el riesgo de forma estructurada ayude al Administrador del Proyecto a entender mucho mejor cómo manejar la amenaza u oportunidad. 

Un buen ejemplo es la definición de causas desencadenantes: ¿cómo sabemos que este evento podría pasar? Cuando se identifican correctamente las causas desencadenantes, son elementos que ayudan a calificar el riesgo y definir su probabilidad. 

Por ejemplo: si el riesgo es que se puede sufrir un ataque al corazón, las causas desencadenantes serían: sufrir obesidad, fumar, no hacer ejercicio y, además ser Administrador de Proyectos. Determinar esto ayuda a establecer el plan de prevención: bajar de peso, dejar de fumar y hacer ejercicio.

Luego viene el impacto: puede morir si sufre un ataque al corazón, y las causas desencadenantes pueden ser: vivir lejos del trabajo, que su cónyuge no sepa conducir, no tener cobertura de telefonía celular y que el hospital mas cercano se encuentre a muchos kilómetros de distancia. Una vez más, las posibles medidas para reducir el impacto de los riesgos están ahí.

Sin embargo, ¿cómo hacer frente a los riesgos no se puede documentar, porque documentarlos pone en riesgo al Administrador del Proyecto? El autor no tiene una respuesta a esto, y solo sugiere tener registros dobles, tal vez uno en la cabeza, para hacer frente a esos otros riesgos por debajo de la mesa. Y se sugiere compartir esos otros riesgos con el patrocinador, a menos que él sea el origen del riesgo. 

La Administración de Proyectos es un negocio riesgoso, concluye.

Hasta aquí el artículo original.

Si bien comparto la idea general propuesta por el autor, creo que el Administrador tiene algunas una opciones: su línea de reporte y su bitácora personal.

Es muy probable que el Administrador del Proyecto deba reportar su trabajo a alguien: la oficina de proyectos, el jefe inmediato, algún comité de pares. Este ente de reporte debe estar enterado cuando se presenta una situación como la descrita. De este modo, el Administrador cumple con su función de comunicar los riesgos en forma activa.

En el caso mas extremo, (cuando el Administrador de Proyecto solo le reporta al patrocinador que es el origen del riesgo), mi sugerencia es llevar una bitácora personal detallada en la que se detalle en que fecha se reportó el riesgo y toda la información relevante al respecto. El objetivo es mantener la rastreabilidad y trazabilidad de las acciones emprendidas y conservar un registro de todos los detalles.