¿Como hacer mejores estimaciones?

Del boletín mensual de ProjectManager.com presento ahora algunos consejos para hacer mejores estimaciones.

Identificar las tareas para Estimar

Hay que revisar la lista de tareas del proyecto e identificar qué tareas necesitan estimaciones. Aquellas tareas rutinarias como reuniones o talleres del proyecto se puede poner en el cronograma en un día concreto. Para todo lo demás, alguien deberá determinar el tiempo que se tardará en completar cada tarea.

Identificar a los expertos del equipo

Los recursos asignados para completar cada tarea pueden no ser las personas adecuadas para hacer la estimación. Se sugiere involucrar a sus gerentes u otros expertos en la materia. También puede involucrarse a personas con experiencia en proyectos similares - que no están asignados al proyecto pero con una idea clara sobre el tiempo que se necesita para hacer el trabajo.

Es recomendable agrupar tareas, determinar quienes pueden apoyar en su estimación y convocar a reuniones con las personas adecuadas, centrandose en ciertas secciones del proyecto cada vez.

Revisar las técnicas de estimación

Hay varias maneras de estimar cuánto tiempo tomará una tarea:

• Experiencia en el tema: alguien que sabe mucho acerca de la tarea dice cuánto tiempo se tardará en base a su opinión profesional.
• Datos históricos: utilizar los registros de proyectos anteriores para estimar cuánto tiempo se llevará esta vez una tarea.
• Matemáticas: multiplicar el tiempo que se tarda hacer una unidad de trabajo por la cantidad de unidades de trabajo requeridas. (También conocido como "estimación paramétrica".)
• Rangos: Determinar las estimaciones más probable, mejor y peor para cada tarea.
• Grupos de trabajo: utilizar el concimiento del equipo completo para debatir la mejor estimación para la tarea.
• Decidir si las estimaciones incluirán tiempo de contingencia o no.

Elegir el enfoque adecuado

Se deben explicar las diferentes técnicas a los miembros del equipo involucrados y acordar la técnica que va a utilizar para cada tarea, recordando que diferentes enfoques funcionan bien para diferentes tareas - por ejemplo, no se pueden utilizar datos históricos para calcular si no se cuenta con ellos, y si no hay nadie en la compañía ha trabajado en algo similar, la experiencia en el tema estará limitada (aunque se podría utilizar a un tercero).

Como el objetivo es impulsar las habilidades de estimación del equipo, puede ser útil el uso de dos (o más) formas diferentes para estimar una tarea para comparar los resultados y establecer un juicio sobre cuál de ellos utilizar en el proyecto. Además hay que dejar registro de otras estimaciones que se hayan obtenido, ya que podrían ser útiles más adelante.

Crear el plan de proyecto

Luego hay que añadir los datos las estimaciones al plan de trabajo del proyecto, asignando la duración a cada actividad. Esto permitirá calcular la duración total del proyecto.

Dar seguimiento a la exactitud de las estimaciones

Cuando se han terminado las estimaciones, se sugiere dar seguimiento al tiempo real invertido en cada tarea y luego compara esto con las estimaciones (tanto las utilizadas como aquellas que se obtuvieron pero no se usaron). Estos datos ayudarán a calcular de manera más efectiva la próxima vez.