Notas sobre valor ganado (3 de 6)

Elementos mínimos para hacer Análisis de Valor Ganado

El mencionado Glen B. Alleman recuerda en este artículo que hay 32 criterios que debe cumplir un sistema de control de Valor Ganado que deba ser certificado por la DCMA (Agencia de Gestión de Contratos de Defensa) de Estados Unidos, y que son obligatorios para los contratos federales (en EUA) superiores a 50 millones de dólares y debe ser considerado para contratos mayores que $ 20M.

Pero de los 32 criterios, hay un subconjunto que criterios que Glen recomienda para proyectos que no tengan que ver con el Gobierno de Norteamérica. 

La  numeración corresponde a la que asigna el DoD, y son:

1. Definir la EDT

Si no se sabe cuáles son los componentes de los entregables, no se puede esperar saber cuánto cuesta hacerlos y qué trabajo hay que hacer. La EDT debe reflejar la estructura de desglose de Producto (PBS) y los servicios necesarios para producir estos productos.

2. Identificar la Organización

¿Quién está haciendo el trabajo? Con la EDT y la estructura detallada de la organización (OBS) usted puede construir la Matriz de Asignación de Responsabilidades (RAM). En los negocios de defensa (de EUA) la intersección de la OBS y la EDT son las cuentas de control y los administradores de cuentas de control (CAM). Este nivel es, probablemente, demasiado formal para muchos dominios. Pero la RAM es siempre necesaria. Si no se cuenta con una RAM no hay manera de responsabilizar a nadie de los entregables, el presupuesto y el calendario de entregas. La noción de un equipo de trabajo "auto administrado" solo es posible en presencia de una RAM.

3. Subsistemas integrados

Los proyectos no triviales tienen siempre subsistemas. La asignación de presupuesto y el calendario de cada subsistema es fundamental para la el manejo adecuado de costos, riesgos y en general para la toma de decisiones en el proyecto.

6. Planificar el Trabajo

¿Cuándo se va a hacer lo que el WBS dice que se necesita? ¿Cuál es el fin de este trabajo? ¿Cuál es la ruta crítica de las actividades? ¿Cuáles son las dependencias entre los elementos de trabajo?

7. Identificar los productos e hitos

Para saber que está progresando Glenn recomienda la presencia de un resultado físico tangible del esfuerzo de trabajo. Los "productos" pueden ser versiones intermedias del producto final. Prototipos funcionando parcialmente.

Pero al final solo se debe usar evidencia física para medir el progreso del plan. Y - más importante – se debe contar con una definición de “Terminado” antes de que empiece el trabajo, para que cuando se alance un Hito (que es sólo una marca en el camino), se pueda analizar el resultado y determinar si era lo que estaba previsto obtener.

8. Establecer un presupuesto programado.

Hay necesario poder responder ¿Cuál es el la estimación de la tasa de gasto del presupuesto del proyecto? ¿Cuánto dinero se necesita? ¿Cuánto dinero se tiene? ¿Cómo estamos planeando gastar el dinero? Esto se conoce como la administración del presupuesto.

16. Registrar costos directos

¿Cuánto se ha gastado? Este es el costo directo de hacer el trabajo que se planea hacer.

22. Recabar periódicamente totales por Cuenta de Control

Una vez al mes, sugiere Glen, hay que recabar esta información y analizarla. Y hay que contestar preguntas difíciles: ¿Se hizo lo que se planeó? ¿Se gastó lo que se planeó?

27. Revisar la Estimación al Terminar (Estimate at Completion)

Si las respuestas a las preguntas del criterio 22 son desfavorables, es necesario hacer cambios al plan.

28. Incorporar Cambios

Cuando se han determinado los cambios requeridos, se debe hacer un nuevo plan y ejecutarlo para el próximo período de rendimiento.

Eso es todo lo que según el artículo mencionado se requiere para empezar a hacer Análisis de Valor ganado.