¿Cómo resolver problemas? Una aproximación para el Administrador de Proyectos

Desde el blog de Cobalt, traigo esta propuesta para ayudar a resolver los problemas que se presentan en los proyectos.

Un Administrador de Proyecto debe concentrarse en el problema que está tratando de resolver. Sin importar el tipo de proyecto, es seguro que se van a enfrentar problemas en algún momento. Es un hecho de la vida y hay que estar preprados para ello.

Tiene sentido establecer entonces un método para hacer frente a los problemas que inevitablemente se encontrarán.

Mantener la calma

La primera regla para resolver cualquier tipo de problema en cualquier ámbito de la vida es la de estar calmado. Esto es definitivamente cierto en el rol de Adrministrador de Proyecto. Quizá lo primero sea entender que los problemas o quejas no son necesariamente ataques a la capacidad del Administrador o una señal de que no puede hacer el trabajo correctamente. No hay Administrador de Proyecto en el mundo que pueda evitar permanentemente los problemas, es algo a lo que se necesita hacer frente. Es bueno entonces hacer una respiración profunda cuando se enfrenta una mala noticia. Incluso hacer a un lado el tema y trabajar en otra cosa mientras se recuperan los ánimos. Enfocar los problemas con la cabeza fría es la única manera de llegar a la solución correcta.

Conocer todos los detalles

Es fácil empezar a pensar en la solución a un problema cuando apenas se han escuchado los primeros detalles. Esto es especialmente cierto cuando se están esperando malas noticias acerca de algo en el proyecto. Sin embargo, la única forma sensata de tratar de solucionar un problema es conocer todos los detalles. Esta parte del proceso podría parecer una pérdida de tiempo, pero realmente puede ahorrar mucho tiempo a largo plazo. Cuando se trata de solucionar un problema sin entender en primer lugar de qué se trata se corre el riesgo de hacer un esfuerzo inútil tratando de resolver un problema que en realidad no existe. Al tomar las cosas con calma investigando el asunto se puede lograr una solución mucho mejor porque se va a trabajar desde una posición de fuerza y ​​con el conocimiento adecuados. A veces un problema puede parecer mucho más grande una vez que se empieza a investigar, pero esto es bueno, ya que de lo contrario se corre el riesgo de dejar detalles sin exponer, con el riesgo de que puedan salir a la luz más adelante.

Considerar todas las soluciones posibles

Una vez que se sabe cuál es el problema se pueden empezar a pensar en posibles soluciones. Sin embargo, hay que evitar apresurarse y elegir una solución sin explorar todas las otras posibles soluciones. Cada problema puede tener una serie de posibles soluciones y las primeras en llegar a la mente no siempre son las mejores. Si el tiempo lo rmite, se recomienda "reposar" el tema un día y ver si las ideas iniciales se asocian a otras. Con el tiempo se puede aprender a obtener diferentes opciones.

Involucrar al equipo de trabajo

Como se puede ver, se requiere una gran cantidad de trabajo para dar con la solución correcta a un problema. Y si bien el Administrador del Proyecto es la persona adecuada para encontrarla, eso no significa que deba hacerlo solo todo el tiempo. De hecho, probablemente el resto del equipo del proyecto este dispuesto a participar y ayudar. La resolución de problemas es a menudo una de las partes más emocionantes de cualquier trabajo y se puede ayudar al equipo a progresar y mejorar sus habilidades involucrándolos en el proceso. Si problema es grande, o el tema es complejo, puede ser mejor trabajar en equipo, haciendo una lluvia de ideas sobre el asunto. Para problemas complejos más pequeños simplemente pueden darse los detalles a uno o dos miembros del equipo y luego dejarlos buscar la solución por sí mismos.