Soy Iván Rivera, PMP
Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
Ya he expresado en alguna ocasión que nunca no me gusta el término "Gobernanza" en español, y que prefiero Gobierno, Gestión.
En esa entrada y en este otro post traté ya el tema del Gobierno del Proyecto.
Ahora, desde el blog PM Majik, traigo este artículo con una Guía para el Gobierno del Proyecto.
Como se aclara desde el inicio del artículo, el Gobierno del Proyecto no es la Adminsitración del Proyecto, sino un marco de trabajo de nivel superior, que permite medir y gestionar proyectos.
En caso de que la organización cuente con una Oficina de Adminsitración de Proyectos (PMO) establecida, es probable que esta sea quién defina el marco de gobernanza de los proyectos.
El artículo propone un modelo de Gobierno de Proyectos simple, que consisdere:
- Un patrocinador del proyecto
- Un plan Administración del Proyecto completo (no solo el diagrama de Gantt)
- Mecanismos de validación y de reporte claros
- Comunicación y participación activa de los interesados
- Roles y responsabilidades definidos y comunicados
- Una metodología formal de lecciones aprendidas
No existe un proyecto sin un patrocinador: la persona que determina los requerimientos comerciales y proporciona el contexto empresarial para la entrega del proyecto. Es, en última instancia, el vínculo entre el proyecto y la organización. Ayuda en la toma de decisiones durante la ejecución del Proyecto, proporcionando orientación dessde la visión empresarial. Además es el primer nivel de escalación cuando los problemas rebasan la autoridad del Adminsitrador del Proyecto.
El patrocinador del proyecto debe ser el campeón del proyecto. Debe asegurar que la organización y el cliente estén alienados con el proyecto. Proporciona el vínculo entre el proyecto, la organización y los grupos de toma de decisiones a nivel estratégico.
Algunas veces este patrocinador del proyecto es fácil de identificar, pero otras veces hay varios patrocinadores posibles. El rol del patrocinador puede descansar en una persona (a menudo un gerente o ejecutivo) o dos. Si son más de dos hay que prevenir que se va a requerir trabajo bsucando consensos. Como el patroconador tiene responsabilidad general en el proyecto, es importante identifciarlo al inicio de la planificación del proyecto.
Un plan Administración del Proyecto completo (no solo el diagrama de Gantt)
El plan Administración del Proyecto es más que solo el diagrama de Gantt. Además de la línea de tiempo de alto nivel, se deben desglosar las tareas en paquetes de trabajo manejables. Y hay que desarrollar un plan de comunicación formal y una estrategia de Administración de riesgos. Todo esto debe estár incluido en el Plan de Proyecto.
Es una buena práctica repasar los componentes de un plan de proyecto, incluso en el más pequeño, para asegurarse de que ha cubierto todos los aspectos. Este plan debe desarrollarse en las etapas iniciales del proyecto, publicarse y actualizarse periódicamente a lo largo del proyecto.
Mecanismos de validación y de reporte claros
Un marco de gobierno del proyecto implica definir los requisitos que el proyecto debe satsfacer en sus diversas etapas y hacer revisiones periódicas a estos requisitos a medida que avanza el proyecto.
Podría parecerse a esto.
Revisiones mensuales de gobernanza de la PMO, incluidos los documentos requeridos en las etapas definidas del proyecto.
Definición del Proyecto / Aprobación
• Propuesta de Acta del Proyecto (Este post trata sobre el Acta del Proyecto)
• Propuesta de presupuesto
Planificación del proyecto (Todos estos elementos pueden ser parte del Plan de Adminsitración del Proyecto)
• Línea de tiempo y Cronograma
• Plan de comunicación.
• Matríz de roles y responsabilidades
• Matriz de riesgos
Requisitos y Diseño
• Requisitos documentados
• Diseño Propuesto Documentado
• Plan de proyecto actualizado
• Actualización del cronograma del proyecto
Desarrollo / Implementación
• Plan de pruebas y validación.
• Plan de Implementación
• Plan de Administración
• Línea de tiempo
• Matríz de Riesgos
Cierre del proyecto
• Documentación final de transición
• Documento de lecciones aprendidas
El modelo de Gobernanza definirá qué documentos se completarán en cada etapa del proyecto e incluirá una revisión del estado del proyecto a la alta gerencia. Estos puntos de validación pueden programarse en varias fases del proyecto o de forma periódica, ya sea mensual o trimestral.
También será importante utilizar plantillas de documentos para la documentación requerida. Tener estándares de documentación en cada proyecto facilitará el trabajo de los Adminsitradores de Proyecto, de la PMO y del equipo de Gobierno, ya que estarán acostumbrados a trabajar con documentos similares.
Comunicación y participación activa de los interesados
Parte de un modelo de gobierno efectivo incluirá la comunicación frecuente del proyecto y la interacción con los interesados, recordando que un interesado es cualquier persona afectada o impactada por el proyecto, ya sea que participe activamente o nó.
Los intresados (stakeholders) son la voz de su proyecto. Las personas afectadas son las que se quejarán cuando las cosas no vayan bien. Tendrá que mantenerlos comprometidos a lo largo del proyecto.
El modelo de gobierno del proyecto definirá los requisitos para identificar y comunicarse con las partes interesadas.
(Se puede tener una idea de lo importante que es la Administración de Interesados por la freceuencia con que el tema aparece en el blog: Se mencionado en todas estas entradas previas: 1, 2, 3, 4 y 5).
Roles y responsabilidades definidos y comunicados
Cuando está integrado yá el equipo del proyecto, se identificaton patrocinadores y partes interesadas, y se ha asignado al Adminsitrador del Proyecto, es necesario definir roles y responsabilidades. Esto evitará fallos de comunicación y la duplicación de esfuerzos. Ayudará a los miembros del equipo a saber a quién preguntar cuando necesitan algo. Al Adminsitrador del Proyecto le ayuda a determinar si ha cubierto todos los ángulos.
Una metodología formal de lecciones aprendidas
La mayoría de los proyectos recopilan comentarios al final del proyecto, pero no se hace más esfuerzo. No se revisa la metodología de Adminsitración de Proyectos para incorporar los comentarios y lecciones.
Y a veces la retroalimentación es para otros grupos u organizaciones. Por todo esto es necesario un proceso formal para compartir los comentarios y garantizar que se tomen medidas para realizar mejoras.
Conclusión.
El gobierno del proyecto es el marco de gestión dentro del cual se toman las decisiones del proyecto. La gobernabilidad asegura que todos los proyectos cumplan con los mismos estándares. Se requiere que cada proyecto cumpla con los mecanismos de validación y de reporte.
Se requiere que cada proyecto tenga la misma documentación, la misma cadencia de reuniónes y la misma aprobación de la Alta Gerencia. Crear este marco hará que incorporar retroalimentaciónes y mejora de procesos sea más fácil y consistente en todos los proyectos.
No hay que tener miedo de crear estándares para la organización. Puede parecer una burocracia adicional, pero es necesario para obtener ventajas o procesos repetibles y una administración y entrega coherentes.
Si requieres ayuda con tus proyectos, puedes contactarme a través de mis redes sociales:
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