¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Desde el correo de Method123 traigo ahora este artículo, sobre ¿Qué tanto se debe planificar en el proyecto?

Dice el artículo que la fase de planificación de cualquier proyecto es una de las más críticas, ya que es donde se hacen las suposiciones y estimaciones sobre lo que se debe hacer, quién lo hará y cuánto tiempo tomará. Además, durante el desarrollo del plan se toman en cuenta las dependencias y los riesgos para desarrollar un plan realista y con mayor certeza. Hay que tener claro que mientras más incertidumbre, menos realista será el plan.

Solo que no es fácil determinar cuanto tiempo, energía y dinero debemos poner en la fase de planificación. ¿En donde está el punto de inflexión y el rendimiento decrece? ¿En qué punto debemos admitir que estamos en un nivel de incertidumbre tal que no podemos hacer estimaciones realistas?

En el cuadro de Ciclo de vida de la Administración de proyectos (abajo), vemos que la fase de planificación ciertamente contiene muchas actividades y entregables. La actividad de definición de la WBS/EDT es la clave que brindará la mejor orientación sobre cuanto se debe planificar.

Ciclo de vida de Adminsitración de proyectos

Hay mucha polémica sobre hasta que nivel de profundidad se debe llevar la WBS/EDT. El artículo recomendienda detenerse cuando hay una disminución en el rendimiento de la planificación, teniendo un punto de certeza razonable en el proceso de planificación. Y sugiere seguir estos 3 pasos:

Desarrollar el nivel más alto de la WBS/EDT para incluir todo el alcance conocido.

Descomponer el cada elemento de la WBS/EDT unos niveles hasta donde exista un nivel sólido de comprensión y certeza razonable.

Comienzar a planificar esos elementos 'conocidos' y reservar tiempo futuro para volver a visitarlos, desarrollando y planificando el resto a medida que se aclare el alcance.

Este enfoque es un poco ágil con la idea de entregar algo útil más rápidamente y reconociendo que el proceso será algo iterativo.

Como aclara el artículo, no existe una métrica a prueba de balas que nos guíe sobre cuánto de un proyecto debe planearse completamente antes de comenzar a ejecutar, pero al menos sugiere contar con un plan sólido para el 25% de la duración del proyecto. Por lo tanto, si se espera que un proyecto va a tarde 2 años en completarse, tener los primeros 6 meses planeados en detalle puede ser un buen punto para comenzar el trabajo.

Y lo que mas me gusta del artículo:

¡Es importante comprender, reconocer y comunicar a los interesados que las cosas probablemente cambiarán! Siempre lo hacen El Adminsitrador de Proyectos no debe prevenir el cambio, sino adaptarse y entregar proyectos exitosos en un entorno de cambio constante.

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