¿Es posible implementar la gestión de proyectos en forma gradual?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Del correo de TenStep propongo ahora este texto que explica como implementar la gestión de proyectos en forma gradual.

Hay varias formas de implementar las mejores prácticas de Administración de Proyectos dentro de una organización. Un enfoque es pensar en todo lo que se necesita mejorar e intentar desplegar todo de una vez. Otro enfoque es implementar los elementos de manera más gradual para proporcionar tiempo para absorber los cambios iniciales.

En este esquema gradual, o en olas, se implementan ciertos aspectos de las nuevas prácticas y luego se hace una pausa antes de lanzar la próxima ola. En muchos casos, una ola se basa en la anterior. Después de un período de tiempo, se habrán introducido muchas nuevas habilidades y nuevos procesos, pero el personal no lo habrá visto tan agresivo como si todo se hubiera atacado al mismo tiempo. Un ejemplo de escenario de ondas es el siguiente:

Ola 1:

• Crear una PMO para manejar las prácticas de Administración de Proyectos a largo plazo.
• Realizar sesiones de concientización general para explicar y justificar lo que se avecina.
• Introducir procesos y plantillas de gestión de proyectos estándar básicos.
• Realizar una "clasificación de roles" para crear roles y responsabilidades comunes para los proyectos.
• Proporcionar formación básica en Administración de Proyectos.

Ola 2:

• Proporcionar servicios de mentoría para ayudar a los Administradores de Proyecto a aprovechar la capacitación y las plantillas de manera efectiva.
• Implementar un repositorio de documentos para contener los procesos comunes, plantillas, mejores prácticas, estándares, etc.
• Reforzar los procesos de gobierno para garantizar que la gerencia media está adoptando la nueva iniciativa dentro de sus ambitos de control.
• Presentar evaluaciones de los proyectos y de como la organización está ejecutando la iniciativa.

Ola 3:

• Implemente nuevas prácticas de Ardministración de Proyectos más sofisticadas, como gestión de calidad, gestión avanzada de métricas, etc.
• Apoya los nuevos conceptos de entrenamiento con procesos y plantillas más sofisticados.
• Dar capacitaciones de Ardministración de Proyectos para apoyar estos procesos más sofisticados.
• Implementar un programa de métricas para medir el impacto y el valor de la iniciativa de Ardministración de Proyectos.

Estas tres olas son solo para fines ilustrativos. Cada organización necesita determinar los elementos a implementar, las fases y el tiempo.

Resumen

Implementar los procesos y desarrollar la capacidad de Administración de Proyectos en la organización requiere mucho más que simplemente capacitar al personal y luego alejarse. Se debe seguir un proceso para comprender el trabajo requerido para que la organización avance hacia su visión futura. Una vez que se comprende el trabajo, se debe dividir en fases manejables para tener una mejor probabilidad de éxito.

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