John H. Astrello, PMP ha venido publicado una serie de artículos llamada "Building an Effective PMO", compuesta hasta el momento por siete artículos:Building a Value Added Effective PMO – Part I
PMO Setup – Part II -Establishing the foundation for your Value Added PMO
PMO Setup – Part III -Specific Goals & Objectives are the Foundation of a Value Added PMO
PMO Setup Part IV – Weekly Status and Reporting
PMO Setup – Part V – How to provide Value Added Service on Scheduling
PMO Setup Part VI – Selecting the Proper Staff for Value Added Performance
PMO Setup Part VII – Managing Your Extended Team
A lo largo de la serie John repasa conceptos, desde revisar cual es el valor que la PMO le da a la organización hasta hacer sugerencias sobre como construir el equipo del proyecto.
Señala que el primer paso debe establecer los objetivos de la PMO, destacando que los objetivos deben ser tangibles, medibles, pero sobre todo, alcanzables.
Describe un interesante método para reportar los factores críticos de éxito del proyecto. Propone un reporte conformado por cuatro cuadrantes con información diferente:
El primer cuadrante incluye una breve descripción del proyecto, información de los patrocinadores y el personal clave del proyecto (Administrador, Analista del Negocio, expertos, etc.), así como cualquier otro información básica que pueda resultar útil. John recomienda que esta información permanezca estática a menos que ocurran cambios en el equipo de trabajo o en el objetivo del proyecto.
El segundo cuadrante sirve para reporta los resultados obtenidos y los avances esperados para el siguiente periodo. Aquí sugiere no reportar solo en lo que se está trabajando, sino enfocarse en los objetivos y entregables que ya se han alcanzado. Sobre los avances esperados, la recomendación es aclarar la fecha probable en que se completarán.
John recomienda usar el tercer cuadrante para la información tabular del proyecto. El enfoque para este cuadrante debe ser destacar los elementos clave en los que se esta trabando, reportando: una breve descripción de cada entregable o milestone, fecha de inicio, fecha planeada de fin, porcentaje completado y un semáforo de estado. Aconseja mantener los entregables completados al menos uno o dos periodos entes de quitarlos del reporte.
El último cuadrante se debería usar para reportar los eventos y riesgos más importantes y/o los que afectan en forma crítica al proyecto. Se espera que esta descripción sea descriptiva pero breve. Tal vez se puede asignar una escala o semáforo a cada elemento, pero sobre todo se debe destacar quién es la persona responsable de darle curso a la solución del evento.
Otro elemento a destacar en los artículos de John es el manejo de las líneas base de los proyectos, específicamente con Microsoft Project.
Primero, recomienda que la línea base inicial se mantenga para fines históricos como la Baseline 1, recordando que no se deben permitir cambios sobre esta Baseline 1.
Los cambios y actualizaciones aprobadas, así como las nuevas tareas y milestones aprobados deberán contar con un control de cambios aprobado y la descomposición de tareas no deberá cambiar la fecha programada de fin del entregable asociado (o en su caso pasar también por un control de cambios).
Para actualizar el porcentaje de avance de los principales entregables, la sugerencia de John es que se defina una escala. En este caso propone:
- Trabajo Iniciado – 5% Completado
- Primera versión para revisión – 25% Completado
- Terminado el retrabajo de la primera revisión – 50% Completado
- Entregable presentado para revisión final – 75% Completado
- Entregable presentado para aprobación formal – 95% Completado
- Entregable aprobado – 100% Completado.
Obviamente esta escala debe adecuarse a cada proyecto y a las características propias de la organización.
Como puede verse, John aporta ideas interesantes, por lo que me parece que toda la serie de artículos resulta una buena lectura para quién esta en proceso de organizar una PMO.
Nota final: La presente entrada se publica en forma simultánea en este blog y en greatcomments.com
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