¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

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Desde el boletín de TenStep ahora propongo este artículo: ¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

Las PMO que proporcionan el mayor valor son aquellas que alinean su trabajo para acercar a la organización a su estado futuro deseado. El valor agregado de la PMO se centra en dos áreas principales

Aunque la PMO puede realizar muchas de las actividades y procesos diferentes, su propósito principal esta generalmente centrado alrededor de proyectos y su gestión. Esto es, no solo incluye los procesos de Administración de Proyectos, sino mucho más. 

La PMO no solo debe ofrecer sus servicios en forma adecuada, también debe ayudar a maximizar los beneficios y resultados esperados de los proyectos. Es decir, debe dar valor.

Y además, debe comunicar eficazmente el valor que proporciona.

En algunas organizaciones parece que el trabajo de la PMO es escribir y ejecutar tantos procesos (y estandares, puntos de control, plantillas) de Administración de Proyectos como sea posible. En estos casos se pierde de vista el si los procesos están ayudando o perjudicando los proyectos y la organización en general. Si los procesos proporcionan mas valor a la Administración de Proyectos, podría ser bueno. Si los procesos dan lugar a proyectos que toman más tiempo, es malo.

Se pueden considerar dos áreas principales de apoyo por parte de la PMO. En primer lugar, una PMO nunca debe considerarse aislada preguntando ¿qué debe hacer la PMO? La PMO puede hacer muchas cosas o no hacer nada. El trabajo y el enfoque de la PMO sólo pueden considerarse en el contexto de la organización que está apoyando. La PMO siempre debe evaluar el entorno del proyecto y preguntarse cual es el mejor modo de apoyar la organización. Si la PMO puede mantener esa alineación siempre será capaz de demostrar el valor que aporta. En este enfoque de la PMO que agrega valor todo el trabajo de la PMO está alineado a ayudar a la organización a alcanzar su estado futuro deseado. El trabajo real para la PMO es un trabajo asociado con el cierre de brechas entre el estado actual y el estado futuro deseado.

La segunda manera de asegurarse de que el PMO proporciona valor es la adopción de una filosofía de "simplicidad". En otras palabras, si se tiene la opción de eleir entre un proceso simple y uno complejo, es mejor elijir el proceso simple. De hecho, es más difícil crear un buen proceso simple que un gran proceso burocrático. Es por eso que la mayoría de las PMOs terminan haciendo grandes procesos. Son más fáciles . La clave para la PMO es asegurar que los directores de proyectos adopten las mejores prácticas con rigor y estructura, utilizando procesos tan simples como sea posible.