Ocho datos que se sugiere proporcionar al asignar trabajo al equipo

Una de las responsabilidades básicas del Administrador de Proyectos es asignar el trabajo a los miembros del equipo. 

Sin embargo, algunos Administradores de Proyectos no siempre son claros en la descripción el trabajo a realizar y la persona que es responsable. Esto causa incertidumbre en el equipo y puede dar lugar a que algunas de las actividades se retrasen.

De hecho, cuando se han manejado proyectos por un tiempo, es probable que se haya enfrentado esa situación. Por ejemplo, consultar a un miembro del equipo el estado de una tarea crítica y obtener como respuesta que no se dio cuenta de que estaba asignado a la actividad.

Una buena manera de comprobar si las indicaciones y tareas son claras es preguntar a los miembros del equipo cuales son sus responsables a completar en las próximas dos semanas. Esto no es algo que tiene se tenga que hacer con cada miembro del equipo cada semana. Sin embargo, puede ser útil hacerlo de vez en cuando, sobre todo cuando una actividad crítica esta en camino, sólo para validar si se estan asignando actividades claramente. Si los miembros del equipo saben lo qué se espera de ellos, lo más probable es que se esté asignando claramente el trabajo. Sin embargo, si los miembros del equipo dan respuestas diferentes a las esperadas, puede significar que se tiene que trabajar en ser más claro y preciso .

Al asignar el trabajo a los miembros del equipo, se sugiere tener claros los siguientes ocho elementos:

1. Nombre de la actividad. Este dato se obtiene del cronograma.
2. Explicación del trabajo. Se debe describir el trabajo, si es necesario.
3. Fecha de inicio y fecha de finalización. El Administrador del Proyecto debe tener claro cuando puede comenzar la actividad (probablemente de inmediato ) y cuando debe terminar. Si el miembro del equipo no puede cumplir con la fecha límite, debe informarlo al Administrador del Proyecto tan pronto como sea posible.
4. Horas de esfuerzo estimadas (opcional). El Administrador del Proyecto debe comunicar las horas estimadas necesarias para completar la actividad. Esto suele ser de importancia secundaria en comparación con la fecha límite - a menos que al cliente se le está cobrando por cada hora trabajada. Si el miembro del equipo no puede realizar las actividades dentro de las horas de esfuerzo estimado, tiene que dejar que el Administrador del Proyecto lo sepa tan pronto como sea posible.
5. Costos estimados (opcional). Si el miembro del equipo no puede completar el trabajo dentro de la estimación de costos, debe informarlo al Administrador del Proyecto tan pronto como sea posible. Si la actividad sólo incluye mano de obra, el exceso de los costos estará directamente relacionado con un exceso de horas de mano de obra. Sin embargo, si hay cargos no laborales que participan en la actividad, es posible que estos costos no laborales estén por encima del presupuesto.
6. Entregable. El miembro del equipo necesita comprender el componente de entrega o de trabajo (una porción de una entrega más grande) que se espera que termine. Si existen criterios de calidad para satisfacer, el miembro del equipo debe conocer estos requisitos de calidad.
7. Dependencias. Hay que asegurarse de que el miembro del equipo conozca la relación de su trabano con otras actividades - las que están a la espera de él o las que se deben completar antes de que pueda comenzar.
8. Otros recursos. Se recomienda comunicar si hay otras personas o recursos que trabajan en las mismas actividades. El miembro del equipo debe comprender si hay otros miembros del personal trabajando en las mismas tareas y que tiene la responsabilidad general de la actividad.

Si los miembros del equipo entiendan el trabajo perfectamente, pero no entregan a tiempo, es posible que se tenga un problema de rendimiento. Sin embargo, si el miembro del equipo no tiene claro el trabajo que se le ha asignado o la fecha de vencimiento, el Administrador de Proyecto puede tener un problema de comunicación.