¿Que metodología me puede hacer un gran administrador de proyectos?

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Michael L Young nos comparte desde The.Project.Management.Hut su artículo: "Which Methodology Will Make Me a Great Project Manager?"

Para Michael, la respuesta es clara: ¡Ninguna! Una metodología por sí sola no hace grande a un administrador de proyectos.

Ser un buen administrador de proyectos empieza por tener una metodología sólida, pero hay otros elementos esenciales que se requieren para apoyar la metodología, como procesos adecuados y personal con experiencia. Sin ellos, el proyecto puede fracasar estrepitosamente. Hay que decir sin embargo que una buena metodología es un buen comienzo.

Con los años, a medida que la administración de proyectos ha madurado, se ha han desarrollado una serie de metodologías para tratar de asegurar el éxito de los proyectos.

Pero, ¿Qué es una "Metodología del (administración) de proyectos?

La metodología de administración del proyecto es esencialmente una "hoja de ruta" (ya hablamos del la hoja de ruta aquí) o "receta" a seguir para asegurar que se siguen los procesos correctos a fin de conseguir los resultados esperados del proyecto. Una metodología de proyectos permite a los administradores de proyectos organizar, gestionar y controlar los proyectos para que tengan mayores posibilidades de obtener los resultados esperados, a tiempo y dentro del presupuesto.

Seguir una metodología asegura que el enfoque de la gestión de proyectos dentro una organización es consistente y el objetivo de seguirla es tratar de garantizar que los resultados puedan repetirse en todos los proyectos. Es como seguir una receta, que mejora la posibilidad de que el sabor de los alimentos sea igual cada vez. Sin embargo, no solo se requiere tener un recetario de cocina. ¿Esperaría la misma comida a partir de una receta preparada por un chef internacional y por un estudiante de cocina?

¿Cómo puedo saber si una metodología es buena?

Hay una serie de metodologías de administración de proyectos comunes en uso, así como muchos miles de derivaciones basadas en aquellas. Michael considera que la mejor manera de elegir una metodología de administración de proyectos es ver si ha sido probada en proyectos exitosos en la vida real.

Pone como ejemplo a los gobiernos federal estatales de Australia que usan PRINCE2 (TM), desarrollada por primera vez en 1989 por el gobierno del Reino Unido para normalizar su enfoque en cuanto a la gestión de proyectos en el Gobierno.

Otro marco de referencia comúnmente utilizado para la administración de proyectos es el PMBOK (Project Management Body of Knowledge), nos recuerda Michael. El hace énfasis en el hecho del que el PMBOK es más una colección de conocimientos y mejores prácticas sobre la administración de proyectos mientras que PRINCE2 (TM) proporciona un procedimiento para la aplicación de los conocimientos en la práctica.

Una Metodología que se ajuste a la Organización

En esencia, una organización tiene que hacer un ejercicio de introspección para determinar si una metodología de administración de proyectos le resulta adecuada. Si bien la metodología es crucial para la implementación de un nuevo programa o un proyecto, es sólo un elemento y debe ser abordado junto con el análisis de la estructura de la organización, el flujo de información, y sistemas de control de gestión. Esto permitirá evaluar si la metodología es adecuada para el medio ambiente existente.

Usar un método para administrar los proyectos no garantiza el éxito. Cualquier nuevo proceso para requerirá un cambio cultural y de la organización. Esto no se logrará a menos el proceso se ajuste de la organización.

Lo que no proporciona la metodología.

La metodología tampoco proporciona las habilidades particulares necesarias para aplicarla. Una certificación en una metodología generalmente indica que se ha aprobado un examen que demuestra el conocimiento de los procesos de un proyecto. Pero hay muchas personas certificadas en metodologías de administración de proyectos que tienen una experiencia limitada y no pueden aplicarla para controlar proyectos hasta su cierre exitoso.

Suele ocurrir (en las organizaciones ligadas al Gobierno, nos dice el autor) que se "ponga en práctica una metodología", produciendo una variedad documentos y obligando a su uso riguroso, independientemente de su pertinencia o aplicabilidad en el ámbito o el alcance de un proyecto en particular.

Se requiere experiencia y conocimiento para identificar cuando el tipo, el alcance y la escala de un proyecto requiere de la adaptación de los métodos de gestión para que este pueda ser completado con éxito. Es por esta razón que muchas personas tienen una opinión negativa de las metodologías.

Así que ¿Cuál es el secreto para ser un gran administrador de proyectos?

Aún cuando usar metodologías de administración de proyectos es crucial, tener una metodología no es la solución total, ni garantiza un resultado. Al igual que en cualquier solución a un problema de negocios, se deben considerar procesos, personas y sistemas de control.

Una metodología de administración de proyectos proporciona algunos de estos procesos, pero es necesario tener los sistemas adecuados y las personas con la mezcla correcta de habilidades, conocimientos, experiencia e influencia para conformar el ambiente requerido para el éxito del proyecto.


Nota: Este artículo se pública en forma simultánea aquí y en IAAP.