¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 5 - ¿Como se hacen las reuniones en Google?

Veamos ahora como se hacen las reuniones de trabajo en Google. 

Interesante, el artículo "Como ejecutar una reunión como en Google"  de Carmine Gallo, que surge de una entrevista a Marissa Mayer, Visepresidente de productos de búsqueda en Google.

El artículo menciona algunas técnicas que ya hemos comentado en los post anteriores.

1. Establecer una agenda firme.

Mayer sugire preparar con anticipación la agenda de la reunió. Esta debe considerar los participantes quieren discutir y la mejor forma de utilizar el tiempo asignado. Y si bien las agendas deben ser flexibles, son herramientas que obligan a las personas a pensar en lo que quieren lograr en las reuniones. Ayuda a todos los participantes a centrarse en lo que realmente están tratando de lograr, y la mejor manera de alcanzar ese objetivo.

2. Asignar un responsable de la minuta.

Las reunión de Google se hacen con una gran cantidad de pantallas. En la pared, un proyector muestra la presentación, mientras que al lado de ella, otro proyector muestra la transcripción de la reunión. (Y otra muestra una imagen de 4 pies de un cronómetro) Los ejecutivos de Google son grandes creyentes en el registro de notas, lo que ayuda a eliminar imprecisiones e inconsistencias.

Y quién no puede asistir recibe una copia de las notas. Cuando la gente está tratando de recordar qué decisiones se tomaron, en qué dirección va el equipo, y qué acciones se deben tomar, simplemente pueden revisar las notas.

3. Considerar tiempo para micro-reuniones.

Mayer sugiere dividir los grandes bloques de tiempo en reuniones independientes más pequeñas sobre un tema o proyecto en particular. Este método ofrece suficiente flexibilidad para modificar el orden del día justo antes de la reunión, si ocurre algo urgente. También inculca disciplina que mantiene la orientación de la reunión. Mayer considera que al permitir micro reuniones dentro de un bloque grande de tiempo, se logra más.

4. Establecer horarios claros para atender personas.

Mayer recomienda establecer horarios para atender a sus empleados. A partir de las 16:00, durante 90 minutos al día, Mayer tiene horario de oficina.

Sus empleados ponen su nombre a una lista y ella los atiende conforme van llegado. Durante estos periódos Mayer puede conseguir un máximo de 15 reuniones, con un promedio de siete minutos por persona.

5. Desalentar la política y en su lugar, usar datos.

Mayer es conocida por promover el uso de datos sobre política.

Hay situaciones en las que el equipo puede pensar que el Administrador de Proyectos favorece a algún individuo. Mayer cree que esta forma de pensar puede desmoralizar a los empleados, por lo que sugiere tomar desiciones en base a algún conjunto claramente definido de métricas. Google elige sus diseños en base a un conjunto claramente definido de métricas y lo bien que se comportan validándolos contra las métricas. Los diseños son elegidos en base a sus méritos y pruebas, no en las relaciones personales.

6. Controlar rigurosamente el tiempo.

Para añadir un poco de presión y mantener las reuniones enfocadas, en Google las reuniones a menudo cuentan con un temporizador gigante en la pared, contando los minutos que quedan para una reunión o tema particular. Es, literalmente, un temporizador que se proyecta a 4 pies de altura.

A pesar de lo caótica que pueda parecer una reunión en donde en la pared hay varias pantallas mostrando información a la vez: presentación, transcripción, y un mega-temporizador. Y, sin embargo, en Google, tiene sentido, e impone estructura en medio del caos creativo. El temporizador ejerce una presión sutil para mantener las reuniones dentro del tiempo previsto.

Hasta aquí el artículo de Gallo. ¿Es posible llevar a cabo reuniones como las de Google? Probablemente. Pero se requiere madurez del equipo y de la organizacion.