¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 6 - ¿Cual es el costo de las reuniones?

Casi para cerrar esta serie, traigo esta propuesta.

Más que tips o recomendaciones, se trata de una reflexión de Derek Huether sobre cual es el costo real de las reuniones de trabajo. 

Derek recuerda una reunión mensual, con una duración de 2.5 horas. 40 personas en la sala, desde auxiliares administrativos hasta altos ejecutivos. Derek preparó una estimación burda del costo de la reunión. Mediante una aplicación pudo calcular que la reunión tuvo un costo estimado de $17,904 dólares. La información proporcionada por el vendedor, desde su perspectiva, no valía la pena casi $18,000 dólares. Y se tratar de una reunión mensual obligatoria.

El conjunto de diapositivas se distribuyó a cada uno de los participantes en el proyecto a través de correo electrónico, lo que les permitió revisar los materiales en su tiempo libre. Contractualmente todos los participantes necesitan estar informados. Así que en lugar de sus actividades diarias muchos de las personas que recibieron la prsentación también asistieron a la reunión. Todos se sentaron en una habitación en donde el proveedor leyó las diapositivas. Dice Derek que no fue un discurso de Steve Jobs. El vendedor más o menos leyó palabra por palabra cada una de las diapositivas.

Derek cierra diciendo que, si bién el proveedor puede estar obligado por contrato a tener esta reunión, debería proponer una alternativa a lo que se están haciendo. Se necesita dar mas valor o menos costo asociado a esta tipo de reuniones.

Es muy cierto lo que apunta Derek. Yo he estado en reuniónes con Secretarios de estado y su equipo de trabajo, en donde se requieren horas para escuchar a varias personas leer la información que llevan en sus presentaciones o en documentos que previamente ya se habían distribuído. Peor aún, he estado en reuniones a las que asisten personas que se desplazan muchos kilometros para conocer de un asunto que se resuelve en quince minutos.

La organización, el Administrador del Proyecto, todos, deberíamos estar concientes de estos costos y tratar de sacar mayor provecho a la gran cantidad de herramientas que la tecnología pone ahora en nuestras manos para hacer más fácil esta actividad.