¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 7 - Otras sugerencias

Cierro este tema con una revisión de cosas que se sugiere promover y otras que hay que evitar en las reuniones de trabajo.

Desde la página de USA Today Anita Bruzzese, Gannett hace algunas recomendaciones tomadas de un libro de Jon Petz.

Reuniones sin sillas. Muchas empresas han encontrado que es bueno eliminar las sillas de las salas de juntas y tener sólo una pizarra blanca.

Esto elimina la tendencia a divagar sobre cuestiones innecesarias.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 6 - ¿Cual es el costo de las reuniones?

Casi para cerrar esta serie, traigo esta propuesta.

Más que tips o recomendaciones, se trata de una reflexión de Derek Huether sobre cual es el costo real de las reuniones de trabajo. 

Derek recuerda una reunión mensual, con una duración de 2.5 horas. 40 personas en la sala, desde auxiliares administrativos hasta altos ejecutivos. Derek preparó una estimación burda del costo de la reunión. Mediante una aplicación pudo calcular que la reunión tuvo un costo estimado de $17,904 dólares. La información proporcionada por el vendedor, desde su perspectiva, no valía la pena casi $18,000 dólares. Y se tratar de una reunión mensual obligatoria.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 5 - ¿Como se hacen las reuniones en Google?

Veamos ahora como se hacen las reuniones de trabajo en Google. 

Interesante, el artículo "Como ejecutar una reunión como en Google"  de Carmine Gallo, que surge de una entrevista a Marissa Mayer, Visepresidente de productos de búsqueda en Google.

El artículo menciona algunas técnicas que ya hemos comentado en los post anteriores.

1. Establecer una agenda firme.

Mayer sugire preparar con anticipación la agenda de la reunió. Esta debe considerar los participantes quieren discutir y la mejor forma de utilizar el tiempo asignado. Y si bien las agendas deben ser flexibles, son herramientas que obligan a las personas a pensar en lo que quieren lograr en las reuniones. Ayuda a todos los participantes a centrarse en lo que realmente están tratando de lograr, y la mejor manera de alcanzar ese objetivo.

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 4 - Recuperar una mala reunión

Desde la página del Hardvard Business Review Melissa Raffoni nos hace algunas recomendaciones sobre cómo recuperar una reunión que se está saliendo de control. Y no se aplica sólo a Adminsitradores de Proyecto, cualquier persona en el equipo puede ayudar con esto.

El problema es relativamente simple. Como estamos estableciendo en estas entradas, las reuniones de trabajo son necesarias. Pero que pasa cuando la reunión se desvía. Cuando, por mas intentos que haga el Administrador de Proyecto, los participantes no "se enganchan" con el tema de la reunión. Estas son las recomendaciones de Melissa:

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 3 - Tipos de reuniones específicos

Siguiedo con el tema de reuniones de trabajo, analicemos ahora algunas reuniones muy específicas.

En sus libros "The Business Meetings Sourcebook: A Practical Guide to Better Meetings and Shared Decision Making" y "The Complete Handbook of Business Meetings" Eli Mina establece algunos principios generales de planificación de reuniones, distinguiendo dos tipos de reuniones de trabajo:

1. Preventivas, encaminadas a impedir que ocurran algún evento.
2. Proactiva, destinada a hacer que cierto evento suceda

Además, en la página de PEI encontramos otras recomendaciones.

Primero veamos la reunión de arranque del proyecto.

Esta reunión tiene lugar durante la fase inicial del proyecto y es fundamental para establecer las expectativas correctas del equipo del proyecto, y todos los interesados. 

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 2-Reuniones efectivas

A partir del correo de Smartdraw y otros artículos recupero algunas ideas que pueden ayudar a que la siguiente reunión del proyecto sea exitosa.

Como complemento se han considerado también algunas ideas mencionadas por Barbara Sribel en su libro "The Manager's Guide to Effective Meetings", Pedro Robledo en su artículo "5 Pasos para preparar una reunión con éxito" y por Miguel Angel Aguirre que proporciona algunas ideas en su "Guía: reuniones de trabajo eficaces".

Lo primero que destaco es una interesante afirmación: "Los estudios reportan que el empleado promedio pierde casi un día por semana en reuniones improductivas... Debido a que en la mayoría de las reuniones nadie toma notas e incluso si lo hacen nadie asigna tareas de una manera que fomente la rendición de cuentas".

Entonces, ¿cuál es el secreto de las reuniones efectivas?

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 1-Los Involucrados

En entradas anteriores (esta y esta) he comentado sobre la importancia de la comunicación para el Administrador de Proyectos

Y respecto al tema de Comunicación, una de las actividades menos gratas en la Administración de proyectos sea tal vez atender y coordinar las constantes reuniones (de avance, de trabajo, de lo que sea). Pero son un mal necesario, ya que es el momento en que se levantan y se da seguimiento a acuerdos.

Sin duda se trata de un tema muy amplio que se va a desarrollar en varias entradas sobre los diferentes aspectos de las reuniones de trabajo, siguiendo la agenda que propongo a continuación:

1) Los involucrados.

2) Reuniones efectivas

3) Tipos de reuniones específicos
4) Recuperar una mala reunión
5) Ejecutar reuniones como en Google
6) Costo de las reuniones
7) Otras sugerencias