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Para evitar errores en la implementación del Análisis de Valor Ganado, propongo ahora un artículo de Alan Joch en el portal FCW denominado “5 trampaspara el éxito del valor ganado”.
Los temas que hay que cuidar según Alan son:
Error 1: Ambivalencia de la alta gerencia.
Hay varios factores que pueden ocasionar que la alta gerencia no se involucre plenamente con la práctica del Análisis de Valor Ganado, por ejemplo rotación de personal y presiones de fechas límite.
Solución: Para lograr el involucramiento generalizada de la alta gerencia primero hay que explicar lo que no es al Análisis de Valor Ganado: No es una herramienta de contabilidad. No es una herramienta de gestión financiera. Debe ser parte del enfoque organizacional para la Administración de proyectos y los altos directivos deben comprender tanto las importantes inversiones que la práctica requiere para su implementación, como los beneficios que se obtienen de ella.
Error 2: Información de entrada deficiente.
El Análisis de Valor Ganado sólo es tan bueno como los números que lo alimentan. En los grandes Proyectos de TI varios entes están produciendo grandes volúmenes de datos que además evolucionan rápidamente. Estos datos incluyen información de empleados, contratistas y subcontratistas. Como resultado, hay muchas oportunidades de que la información se incorrecta o está fuera de tiempo.
Solución: Asignar un equipo dedicado a revisar y validar la información presentada por los contratistas sobre los trabajos previstos y la comparan contra el rendimiento real.
Error 3: Sobrecarga de datos
La información usada para hacer Análisis de Valor Ganado no solo debe ser verdadera, también debe ser precisa.
Un exceso de detalles puede hacer que sea más difícil de detectar las variaciones de costos y programas importantes. Cuando se tienen muchos datos hay trabajo adicional que supone gestión e interpretación de los mismos.
Solución: Hay que enfocarse en los indicadores que revelan las tendencias de los principales componentes del proyecto. Por ejemplo, un Administrador de Proyectos que supervisan el desarrollo de una nueva aplicación de software se podría esperar monitorear el progreso en la interfaz de usuario. Pero si examinan los detalles a nivel de elementos de menú individuales dentro de esa interfaz, se arriesga a tener sobrecarga de información.
En lugar de controlar 50 muy pequeños indicadores, hay que detectar aquellos que son significativos, para centrar la atención en la gestión de las cosas que son más críticas.
Error 4: Herramientas incorrectas.
Existen paquetes de software comerciales disponibles para automatizar la recolección y análisis de datos. Sin embargo, el mal uso de una aplicación puede socavar los procesos de gestión de una organización y sesgar los resultados del Análisis de Valor Ganado.
Solución: Es necesario evaluar las herramientas posibles según su capacidad de integración con el entorno de TI existente de la organización; incluso las mejores herramientas no garantizan el éxito si no reciben la configuración y parametrización apropiada.
La organización debe retrasar las decisiones de tecnología hasta que se han creado procesos bien definidos que se adaptan a las normas aplicables, directrices y requisitos internos de Adminsitración de Proyectos. Luego deben evaluar las herramientas basadas en la facilidad con que se acoplan a estos procesos.
Error 5: Contratistas sin experiencia.
No todas las organizaciones tienen la madurez y no todo el mundo está capacitado para implementar Valor Ganado.
Solución: La organización debe tener muy claro que espera con la implementación del Análisis de Valor Ganado en sus proyectos y ser cuidadosa en la selección de sus proveedores.
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