Proyectos de Recuperación de Desastres

En la página de The Plan Is hay una muy interesante lectura sobre los denominados proyectos de recuperación de desastres.

Me permito destacar algunas notas que ya que me parece una estructura muy razonable para atacar este tipo de proyectos.

La lectura indica que un proyecto de recuperación de desastres tiene un plazo breve y los resultados claros preestablecidos. Aclara que más allá de esta descripción básica los proyectos de recuperación de desastres pueden variar mucho y plantea un enfoque que se puede aplicar para tratar de aprovechar al máximo la situación.

Paso uno: ¡ Sonreír!

Hay que buscar el lado positivo del reto. Los administradores que resuelven problemas ganan respeto, por lo que la situación brinda la oportunidad de demostrar que se es esa clase de líder.

El articulo nos recuerda que a menos que posea una máquina del tiempo lo único que puede cambiar en el futuro, y eso en es en lo que hay que pensar en los proyectos de recuperación de desastres.

Paso dos: Piense acerca de los pasos de acción inmediata

Es necesario aliviar la presión. Para eso es probable que existan tareas que necesitan ser completadas primero. Al pedirle al equipo que las ejecute se evita que sigan apareciendo en la ruta crítico del proyecto, se les resuelve y se les quita de en medio.

Sugiere no preocuparse demasiado por elegir mal las tareas con las que se va a empezar ya que objetivo es contrarrestar el riesgo de perder el tiempo a través de la inacción, con el riesgo de hacer las cosas que no necesitan hacer.

Vale la pena explicar al equipo de por qué estamos pidiendo que empezar a trabajar en las tareas de acción inmediata. Probablemente habrá un cambio de planes después por lo que advertirlo ayudará a que mas adelante no duden de la capacidad del administrador.

Paso tres: Establecer cuales requerimientos son mas importantes.

Tal vez algunos de los entregables " obligatorios" puedan ser sacrificados si se entiende la diferencia entre el éxito parcial y el fracaso total del proyecto. Se debe definir cuales requerimientos son fundamentales, como la seguridad en una planta nuclear, y cuales no fundamentales, como terminar el proyecto dentro del presupuesto original.

El articulo señala que este aún no es momento para hablar con los interesados, por que se necesita poder ofrecerles opciones. Sólo hay que tener en mente las posibles compensaciones para usarlas mas adelante y recordar que se está haciendo mitigación de daños y no una planificación "normal".

Cuarto paso: Crear un nuevo plan

Cuando se ha determinado cuales requerimientos no son negociables es momento de empezar a esbozar un plan del tipo "qué pasaría si" para ver cómo se pueden obtener resultados.

Sugiere comenzar por anotar las requerimientos y luego las tareas que necesita para resolver esos requerimientos. Considere el tiempo, dinero y otros recursos totales necesarios para ejecutar las tareas que se han enumerado hasta ahora.

Si se acaban los recursos antes de terminar de agregar todo a la lista, esta se debe volver a examinar y eliminar otro requerimiento, bajo la perspectiva de que es mejor entregar algo que nada. Si todos los requerimientos son igualmente importantes, entonces se debería eliminar uno al azar.

Si se consideran todos los requerimientos duros sobra tiempo en el plan de proyecto, entonces se pueden agregar algunos de los temas de menor prioridad que identificaron en el paso tres.

En este momento se debería tener una lista de las cosas que se puede hacer, y las tareas necesarias para completarlas, además de una estimación aproximada para cada tarea. Eso es suficiente información para elaborar un diagrama PERT y la ruta crítica.

Existen herramientas que le ayudarán a automatizar este proceso, o puede hacerlo a mano, y como ya se ha identificado la ruta crítica ya sabe en que se necesita trabajar, lo que permite cambiar a la gente hacia las tareas más críticas.

Paso Cinco: Establecer las nuevas expectativas

Como ya se tiene una idea de los requerimientos que deben cambiar para hacer un plan viable, es hora de empezar a comunicar los descubrimientos a los interesados.

No importa qué tan grave sea la situación, mientras mas pronto se informe es mejor. La recuperación toma tiempo y si el administrador no explica la situación actual, su sucesor la explicará más adelante.

Cuando se presente el plan se debe incluir (y resaltar) un margen de tiempo o de dinero para cubrir la contingencia, ya que no hacerlo puede dará a otro fracaso.

Hay que recordar incorporar los comentarios de los interesados que puedan implicar una diferente prioridad de los requerimiento, sin perder de vista que gracias al análisis realizado se puede establecer que requerimientos son realistas, factibles y también explicar de manera coherente por qué hay cosas que no se pueden hacer.

Nota final: La presente entrada se publica en forma simultánea en este blog y en GreatComments!!!