¿Cómo usar el registro de riesgos para controlar proactivamente los riesgos del proyecto?

Desde el correo de TenStep, propongo ahora este post sobre la forma de usar el registro de riesgos para controlar proactivamente los riesgos del proyecto.

Un riesgo se refiere a una condición o circunstancia futuras que tendrán un impacto positivo o negativo en el proyecto si se produce. (Nota del Traductor: Esta es la definición de la Guia. En el artículo consideran solo riesgos con impacto negativo).

Mientras que un problema es un asunto que ya ocrrió y se se debe resolver de inmediato, un riesgo es un problema potencial (futuro, que aún no ha ocurrido). El Asrministrador del Proyecto debe, en forma reactiva, resolver los problemas cuando ocurren y resolver los problemas potenciales antes de que ocurran. Este es el arte de la gestión de riesgos. (Los riesgos también pueden tener un impacto positivo en su proyecto. Estos se denominan riesgos de oportunidad. Este artpiculo se centra en los riesgos negativos).

Hay muchas herramientas que se pueden usar para controlar los riesgos. De ellos, hay tres documentos principales: un plan de gestión de riesgos, un formulario de riesgos y un registro de riesgos. El Registro de riesgos se utiliza para rastrear el estado de todos los riesgos a lo largo del proyecto. El Registro de Riesgos tiene la siguiente información.

Fecha identificada. Fecha en que se identificó el riesgo y se agregó al Registro.

Categoría de riesgo. Se utiliza para clasificar los riesgos en grupos predefinidos. Esto puede ser útil cuando se analiza la naturaleza de los riesgos para idrentificar los aspectos del proyecto que son más riesgosos.

Riesgo. Describe la naturaleza del riesgo.

Probabilidad. Muestra la probabilidad de que el riesgo realmente ocurra. Todos los riesgos tienen probabilidad mayor que cero pero menor al 100%. Esto se puede representar mediante un porcentaje o quizás una escala que proporciona una estimación subjetiva, por ejemplo, una escala 1-3 que significa riesgo bajo, medio y alto.

Impacto. Muestra el efecto en el proyecto si se produce el riesgo. Se puede expresar en términos de costo y tiempo (impacto al cronograma), o una calificación subjetiva. Por ejemplo, se puede usar una escala subjetiva de 1 - 3, sonde "1" significaría un impacto bajo. Un "2" significaría un impacto medio. Un "3" significaría un impacto alto.

Plan de Riesgos. Aquí es donde debe indicar lo que está haciendo para administrar el riesgo.

Asignado a. Esta columna mostraría a la persona con la resposabildiad de vigilar y resolver el riesgo.

Estado. Indica si el riesgo es abierto o cerrado. Los riesgos se cierran si el evento de riesgo realmente ocurre o si el período de tiempo ha pasado y el riesgo no ocurrió.

El Registro de Riesgos debe revisarse semanalmente o quincenalmente. Los riesgos vigentes deben ser monitoreados y mantener el plan de riesgos actualizado para riesgo identificado. Si el plan no funciona, debe ser revisado. En cada revisión, también deben identificarse, analizarse y gestionarse los nuevos riesgos, si son significativos.