5 tendencias en administración de proyectos para 2018

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Como ocurre cada fin de año, estas fechas sirven para pronosticar como se vislumbra el nuevo ciclo. En este orden de ideas, propongo ahora, desde la página de WTOP: Washington top News este post sobre 5 tendencias en administración de proyectos para 2018:

Todas las organizaciones pueden beneficiarse de tomar un enfoque de proyectos para alcanzar sus objetivos específicos dentro de los plazos determinados. Ya sea que los proyectos sean el alma de la empresa o no, se deben administrar de manera efectiva para obtener el máximo beneficio. Los beneficios son, por supuesto, financieros, pero también pueden incluir más ganancias, mejores relaciones con los clientes y una ventaja competitiva. Y las 5 tendencias de administración de proyectos para 2018 pueden ayudar a diferenciarse de la competencia.

Colaboración para el éxito - Los proyectos son de por sí sociales. Por esto debe haber una interacción y comunicación constante y continua entre los grupos funcionales, el equipo del proyecto, la gerencia ejecutiva, los subcontratistas y, lo más importante, el cliente, para tener un proyecto exitoso. Una manera efectiva de promover la colaboración es a través de una "cadencia comercial". Una "cadencia comercial" es un calendario fijo de eventos (como la reunión de seguimiento a riesgos o la revisión mensual de costos) donde los empleados tienen la oportunidad de interactuar. Es recomendable establecer la cadencia o el ritmo de lo más pronto posible y hacerlo parte de la cultura, considerando que tener grandes proyectos desarrollará una cultura de colaboración general.

Creciente Inversión en Administradores de Proyecto - Es necesario capacitar a las personas para que puedan comprender la disciplina de administración de proyectos, porque las compañías que lo reconocen suelen obtener grandes recompensas. La administración de proyectos es una combinación de habilidades aprendidas, experiencia y capacidades básicas de liderazgo. Los administradores de proyectos que están expuestos a habilidades y capacitación basada en roles tienen más probabilidades de tener resultados exitosos en el proyecto. Las organizaciones atraerán grandes administradores de proyectos sí reconocen la importancia de la disciplina de administración de proyectos y tienen un programa de capacitación, proporcionan una trayectoria profesional y establecen una metodología (procesos y procedimientos) de administración de proyectos.

Indicadores de rendimiento clave (KPI) claramente establecidos - Un KPI es un indicador que proporciona información procesable asociada con el rendimiento de proyectos, programas o portafolios. Los KPI suelen generar indicadores de nivel superior, como efectivo, ganancias, ingresos, crecimiento y nuevos pedidos. A continuación hay varios consejos para crear KPI efectivos para la organización:

• Hay que evitar la multiplicación de KPI y ser específico en su elección
• La calidad de los datos subyacentes debe ser buena para tener índices precisos
• La persona responsable del KPI debe tener control directo sobre los resultados
• Los KPI deben reflejar los objetivos corporativos generales p
• Los KPI se deben expresar en términos simples
• Deben ser referencia tanto externa como internamente
• Hay que recabar lecciones aprendidas
• Usar un sistema que tenga fácil acceso, preciso y en tiempo real para consultar los KPI

Ejemplos: Utilización, % Completado, Valor ganado, % de margen bruto, % de margen neto, burn rate, etc.

Dar mayor importancia a la Oficina de administración de Proyectos (PMO) - El número global de PMO's está aumentando de nuevo. El Pulso de la profesión 2017 de PMI dice: "Entre las organizaciones que tienen una PMO, la mitad tiene una Oficina de administración de proyectos empresarial (EPMO). Aquellos que alinean su EPMO con la estrategia de la compañía informan que más del 38% de los proyectos cumplen sus objetivos e intención comercial originales, y 33% menos proyectos se consideran fracasos.

Crear una práctica de administración de recursos - Si las personas realmente son el activo más importante que tiene una empresa, es de esperar que la empresa trabaje arduamente para administrar e invertir en sus empleados. Sin embargo, muchas empresas batallan para administrar realmente este recurso. Los siguientes consejos pueden ayudar a obtener una planificación de recursos integrada en la cultura organizacional y a maximizar los ingresos:

1. Tener un repositorio centralizado para todos los planes de recursos, accesible a todos los interesados
2. Crear un catálogo de habilidades para que los recursos correctos estén disponibles cuando se requieran
3. Pronosticar la necesidad de recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, no solo a partir de la adjudicación del contrato
4. Utilizar un solo grupo de recursos en toda la empresa
5. Proporcionar en tiempo real, a todos los interesados, los recursos necesarios, informes de KPI, y tableros de información.
6. No planificar el uso de recursos en simples hojas de cálculo, sino usar un sistema ERP basado en proyectos

Para las empresas basadas en proyectos tener en cuenta estas tendencias ayudará a mejorar los resultados de los proyectos. Y esto debe ser un objetivo importante.

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