¿Porque falla la Administración del Cambio en el Proyecto?

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Ahora propongo el siguiente artículo, en el que Jeff Collins, desde el blog de Innovative Management Solutions, nos explica ¿Porque falla la Administración del Cambio en el Proyecto?

Cuando se administran proyectos a menudo es necesario tomar decisiones para atender nuevos retos o situaciones inesperadas. El papel del Administrador de Proyecto se vuelve aún más complicado cuando se considera el hecho de que estas decisiones se deben tomar en forma oportuna. Jeff sugiere que mientras que hay quién duda en desviarse de los procedimientos operativos estándares, quienes aceptan el cambio suelen tener más éxito.

Echemos un vistazo a algunas razones de por qué la administración del cambio en el proyecto puede fallar y cómo se pueden enfrentar estos problemas.

Causas del fracaso en la administración del cambio de proyectos

La falta de patrocinio

Cada proyecto debe tener un patrocinador asignado. Un patrocinador es un ejecutivo dentro de la empresa que obtiene los recursos necesarios para ayudar al Administrador del proyecto y al equipo a completar el proyecto de manera oportuna y exitosa. Un patrocinador también ayudará a su equipo a resolver problemas críticos que surjan durante el curso del proyecto. Aparte de ser una figura de liderazgo, un patrocinador también supervisará al equipo validando la generación entregables. Sin un patrocinador, habrá poca orientación e interés en el proyecto a nivel ejecutivo.

Escasez de habilidades

Cuando se trata de implementar un proyecto dinámico, aquellas personas sin las habilidades y el conocimiento apropiados van a resistirse. Es esencial que el Administrador de proyecto realice un análisis de las habilidades del equipo al inicio del proyecto y también verifique que los resultados del proyecto son viables. A menudo, todo lo que se necesita es una sesión de capacitación para proveer a los empleados con las habilidades y el conocimiento de las herramientas que necesitan para ejecutar un proyecto dinámico.

Velocidad excesiva

Cuando un proyecto se completa rápidamente, normalmente es mejor para todos los involucrados. Permite a todas las partes pasar a la siguiente asignación. Sin embargo, ir lento es mejor en ciertas situaciones. Jeff sugiere dar al equipo algún tiempo para aprender sobre los matices del nuevo proyecto. A medida que los cambios ocurren, la gente necesita tiempo para entenderlos y desarrollar estrategias, así que hay que incorporar sesiones de capacitación, reuniones, informes y webinars para mantener a todos alineados. No hay que temer extender el crongorama del proyecto si esto significa que todos estarán listos para trabajar de manera eficiente. Jeff sugiere avanzar solo cuando se tenga seguridad de que el equipo ha comprendido totalmente los requerimientos y objetivos.

Incapacidad de cambiar

Desafortunadamente, algunos proyectos se detienen debido a que los miembros del equipo se niegan a aceptar el cambio. Muchos empleados trabajan en su zona de confort y no se sienten cómodos desviándose de los procedimientos operativos estándar. Es imperativo comunicar que el cambio será una constante y que realmente hay valor en el aprendizaje de nuevos conceptos y procedimientos. El cambio permite transformar un negocio. Y aquellas personas que acepten el cambio cosecharán los beneficios, ya que serán recompensados ​​con nuevos proyectos y relaciones valiosas.

Conclusión

Para concluir Jeff señala que los Administradores de Proyecto trabajan en un campo cada vez más dinámico. Los que se adapten a los nuevos desafíos se beneficiarán más. Aunque es difícil, el Administrador de proyecto debe convencer a todo el equipo de aceptar el cambio y sólo iniciar el trabajo cuando todos estén preparados.

Puntos para recordar

Cada proyecto necesita un patrocinador de nivel ejecutivo e interesado en su éxito.

Es prudente proceder con un nuevo proyecto sólo cuando los empleados están totalmente preparados, en lugar de apresurarse a cumplir con los plazos.

Los administradores de proyecto necesitan un equipo calificado que sea suficientemente flexible para adaptarse a los nuevos desafíos.

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