Fin de año 2014 y arranque de 2015

Al menos en un par de ocasiones he cerrado el año haciendo un recuento de cómo trabajé en el blog a lo largo del año.

Esta vez no lo voy a hacer así, por varias razones. Una de ellas es que no pude escribir tanto como quería en la segunda mitad del año.

Y es que no ha sido un año fácil. Las circunstancias me obligaron a buscar un nuevo rumbo profesional, y eso puede llegar a absorber todo el día y todos los ánimos.

Así que hoy quiero darle otro sentido a mi último post del año y retomar un mensaje que puse días atrás en facebook.

¿Que hacen los Administradores de Proyecto mas productivos?

Este es el penúltimo post del año, viene de una recomendación de Carlos J. Pampliega en twitter: ¿Que hacen los Administradores de Proyecto mas productivos? (Post original aquí)-

• Se levántan temprano
• Tienen una rutina que siguen (correo electrónico por la mañana, revisión diaria del registro de riesgos, platicar con los miembros del equipo del proyecto cada día - cosas como estas)
• Planean su día siguiente, antes de salir del trabajo
• Toman descansos breves de trabajo durante el día
• Saben cuando son más productivos y proteger ese periódo de tiempo
• No gastan más del 15% de su tiempo sumergidos en sus planes de proyecto
• Tienen una cadencia definida para reunirse con sus equipos, patrocinadores y las partes interesadas
• Cuidan su salud y comen sano

Ahí se quedan, como un anticipo a los propósitos de año nuevo.

El Top 20 de Software de Administración de Proyectos.

Desde capterra.com, el Top 20 de Software de Administración de Proyectos.

Como hacer la configuración inicial del diagrama de Gantt.

Introducción

En días pasados mis alumnos me preguntaron cual era la forma adecuada de empezar a trabajar con el diagrama de Gantt. Si bién ese tema no es parte de plan de estudios de la clase, dedicamos algo de tiempo a comentar el asunto.

De ahí surge la idea de escribir un post, para comentar las sugerencias de configuración inicial de la herramienta, sin centrarse en una herramienta específica, y luego revisar a datalle como se hace la configuración en Project, Open Proj y Gantter.

Advertencia. Todas las marcas mencionadas en este post son propiedad de sus respectivos dueños y se mencionan aquí solo como referencia.

Además, reconozco que nos soy un experto en alguna herramienta específica, por lo que lo que aquí se escribe solo tiene como respaldo el que son practices que han resultado efectivas en los proyectos que he implementado. Tampoco es el fin del artículo el tartar de explicar la teoría que soporta los conceptos que aquí se mencionen.

Finalmente, en este link se puede consultar el documento en un formato que facilita su lectura.

Observaciones iniciales

Considerando que la elaboración y control del cronograma es escencial para conocer la forma en la que los objetivos del proyecto se van concretando, se sugiere optimizar el diagrama de Gantt para asegurar que proporciona la información mas precisa posible.

¿Qué se necesita para crear el presupuesto del proyecto?

Desde ProjectSmart, Duncan Haughey, PMP nos hace acertadas recomendaciones sobre la creación de un presupuesto del proyecto.

Al iniciar un proyecto, es difícil saber con exactitud cuánto va a costar. Los Administradores de proyecto deben hacerce responsables de preparar estimaciones presupuestarias aún con una alta incertidumbre en los proyectos, lo que puede constituir uno de los mayores desafíos a los que se enfrente.

La capacidad de crear un presupuesto preciso es una habilidad esencial para un Administrador de proyecto. Y es que esta puede ser una tarea desalentadora, especialmente para los nuevos Administradores de proyectos; sin embargo, una vez que se ha creado el primer presupuesto, se puede tener un enfoque que hará más fácil el presupuestar futuros proyectos.

Fundamentos de manejo del presupuesto

Hay dos enfoques principales que pueden tomar al crear un presupuesto:

El enfoque descendente: decidir cuánto va a costar el proyecto y dividir esta cantidad entre los paquetes de trabajo.

El enfoque ascendente: estimar el costo total del proyecto a través de la estimación del costo de los paquetes de trabajo de nivel más bajo y luego totalizar agrupando.

Ambos métodos tienen sus ventajas y desventajas, y es probable que el Adminsitrador de proyectos se deba enfrentar con los dos en algún momento de su carrera.

15 Técnicas para usar cuando el tiempo del proyecto se está agotando

Este artículo surge de una publicación del 16 de marzo de 2011 de Mike Brown en Brainzooming quien a su vez retoma una pregunta de Kelli Schmith en Twitter.

Mike propone esta lista (sin ningún orden en particular) de técnicas de Administración de Proyectos que usa cuando se está agotando el tiempo para completar un proyecto:

1. Determinar qué cosas se estan entregando que no se han comprometido y dejar de gastar tiempo en ellas.

ITIL y PMBok

Y ahora aprobé el examen de ITIL Foundations.

En el mismo espíritu que con el exámen de Cobit, aquí algunos artículos sobre como trabajar con estos marcos de referencia.

PMP and ITIL: Framework Methodologies with Valuable Synergy

ITIL, COBIT, PMBOK, BABOK & TOGAF – 5 tools to improve your IT department

Una presentación en español: ITIL (R) y el PMBok (R)

Y especialmente recomiedo este extenso artículo del que espero comentar algo mas en fecha próxima: Integrating Project Management and Service Management 

Tres técnicas para controlar el alcance del proyecto

Uno de los factores más importantes para el éxito de un proyecto es establecer y controlar el alcance del mismo. Este artículo del boletín de TenStep sugiere tres técnicas que ayudarán a conseguir proyectos exitosos.

Congelar solicitudes tardías de cambio Alcance

Mientras mas tarde ocurre un cambio de alcace, más impacta al cronograma y al presupuesto. 

Se podría pensar que si el patrocinador está dispuesto a aprobar los aumentos de presupuesto y tiempo para hacer el cambio, simplemente debería hacerlo.

Cobit 5 y PMBok

El día de hoy aprobe el examen "Cobit 5 Fundation". Pensé en escribir una entraga sobre la combinación Cobit 5 - PMBok, pero me econtré con algunos documentos del tema, incluso en español.

Aquí algunos de ellos:

ITIL, COBIT, PMBOK, BABOK & TOGAF – 5 tools to improve your IT department

PMBOK 4 + COBIT 5: Aliados para el éxito
ITIL, COBIT, CMMI, PMBOK: Como integrar y adoptar los estándares para un buen Gobierno de TI
Combinando aportes de COBIT 5 y PMBOK 4

Aparentemente no hay aún artículos en español sobre las últimas versiones de Cobit y PMbok. Trataré de trabajar en ello. Mientras tanto, dejo esta entrada.

Guía de Ética para Administradores de Proyecto

Desde el blog de Cobalt Project Manager, propongo ahora la Guía de Ética para Administradores de Proyecto, de Ben Ferris.

Ben empieza señalando que cuando se dirige un proyecto se deben tener muchas destrezas y habilidades. Pero es mu importante también ser ético. Y enlista tres aspectos que se deben considerar.

Cuidar al Equipo

Uno de sus grandes responsabilidades del Administrador de Proyecto es cuidar del equipo. En ocasiones es fácil y en otras no, pero es una tarea que simplemente no puede ignorarse. Implica poner el bienestar de los miembros del equipo en lo alto de la lista de prioridades. Siempre se deben buscar maneras de hacer la vida del Equipo de trabajo más fácil y llevarlos a disfrutar más del trabajo y aportar más al proyecto. Ben sugiere encontrar inspiración en los grandes administradores con los que se haya trabajado en el pasado. El Administrador de Proyecto ético dejará una impresión duradera en los miembros del equipo y este es probablemente el mejor objetivo al que podría aspirar en su carrera.

¿Como se mezclan la Administración de Proyectos Agile y el enfoque formal?

Desde ProjectTimes ahora propongo un articulo en el que George Pitagorsky nos dice como se mezclan la Administración de Proyectos Agile y el enfoque formal.

Conforme Agile ha pasado de ser un manifiesto revolucionario a ser un enfoque transversal para el desarrollo de productos y administracipin de proyectos, los equipos de proyecto han creado enfoques híbridos que se adaptan a las necesidades de los proyectos y entornos de trabajo. La pregunta de si Agile es compatible con la administración formal del proyecto se ha preguntado y se ha respondido. Y la respuesta es sí, por supuesto que es compatible.

Codigo Jedi para Administradores de Proyectos

Un poco tarde para el día de Starwars (4 de Mayo), propongo ahora un artículo de PMOPlanet sobre el código Jedi para Administradores de Proyectos.

En este blog ya habíamos comentado las fortalezas de Darth Vader como Administrador de Proyectos.

Por que como dice el artículo, nos guste o nó, Star Wars ha llegado al mundo de la Administración de Proyectos para quedarse.

¿Como será la Administración de Proyectos en la era de Big Data?

La revista Software Gurú acaba de publicar un artículo mío sobre "La Administración de Proyectos en la Era del BigData".

Este es el mismo artículo, solo con las referencias bibliograficas.

Meses atrás empecé a escribir un artículo sobre cómo creo que será la Administración de proyectos en la era del BigData. Antes de compartir mis comentarios, quiero revisar el concepto general.

Jhon Weathington (2012) propone la siguiente definición: grandes cantidades de datos que fluyen con rapidez.

Para ser competitivo con los clientes, los grandes volúmenes de datos deben crear productos que son valiosos y únicos.

Para ser competitivo con los proveedores, los grandes volúmenes de datos deben estár disponibles gratuitamente, sin obligaciones o limitaciones .

Para ser competitivos con los nuevos operadores , grandes volúmenes de datos es difícil para los recién llegados a probar .

Para ser competitivo con sustitutos , los grandes volúmenes de datos deben crear productos que excluyan a otros productos que pueden satisfacer la misma necesidad.

En resumen: Big data es gran cantidad de datos en movimiento rápido y con libre disposición que potencialmente sirve a una necesidad valiosa y única en el mercado, pero es extremadamente caro y difícil de extraer por medios tradicionales.

¿Como hacer que la planificación contribuya al éxito del proyecto?

A partir de un par de arículos, propongo ahora algunas ideas sobre planificación del proyecto.

Primero, ciertas preguntas que se deben responder antes de planificar y luego los pasos que nos pueden llevar al éxito en el proceso de planificación, mismas que surgen de un artículo de ProjectManagers.com.

Las preguntas inciales son importantes por que ayudan a entender los objetivos del proyecto. Parece obvio que solo si se entiende lo que se espera del proyecto, este se puede planificar adecuadamente.

Las preguntas que se sugiere responder son:

1. ¿Qué se necesita conseguir? 

Esta primera pregunta es muy importante, ya que define el tamaño del "universo del proyecto". Es necesario comprender el tamaño relativo del proyecto y para hacer eso primero hay que entender lo que se necesita lograr. Esta primera pregunta ayuda a proporcionar una base para las siguientes. 

¿Como se define "Terminado"?, y ¿por que es importante para el proyecto?

Ahora que estoy dando de nuevo la clase de preparacitión para el examen de CAPM, me encuentro en la necesidad de explicar a mis alumnos lo crírico que es para el éxito de proyecto que nuestro equipo entienda claramente cuando estará terminado el proyecto y como "se ve" el producto final de nuestro esfuerzo.

Ademas, el tema permite dar seguimiento a lo expresado en el post anterior (PENDIENTE): Podemos expresar el avance de nuestro proyecto, ahora hay que saber cuando hemos terminado.

Traigo entonces un artículo publicado por Wayne Grant, en Projects at Work el pasado 23 de enero de 2014: ¿Como definir a nuestro equipo lo que significa "hecho" (o "terminado")?

Como dice Wayne, la adecuada definición de "Hecho" aporta transparencia a la forma en que un equipo trabajo, por lo que proone una lista de comprobación (o un taller) para ayudar a los equipos a acordar y publicar una definición de "Hecho".

Wayne dice que en su trabajo constantemente le sorprende que los equipos de trabajo no tengan una definición de "Hecho".

Kit de supervivencia para Administradores de Proyectos

En este blog ya se ha tratado el tema del uso de plantillas en la administración de proyectos. Específicamente en este post y en este.

Ahora se me ocurrió la idea de conjuntar mi propia versión de un Kit de supervivencia para Administradores de Proyectos, a partir de un artículo de la revista CIO en donde Gary Hamilton, Gareth Byatt y Jeff Hodgkinson presentan una lista de los elementos mínimos que debe contener un kit de este tipo.

Yo he adaptado esta lista agregando algunos elementos que a mi parecer faltan en la lista original.

Gestión de Proyectos, ¿moda o necesidad?

Este post es mi contribución al esfuerzo denominado "#PMideas: Gestión de Proyectos, ¿moda o necesidad?" promovido por Carlos J. Pampliega en PMIdeas.

El primer paso cuando me invitaron a participar fue elegir el tema a desarrollar. Y no fué una desición sencilla. 

Ciertamente soy un convencido de los beneficios de aplicar la Administración de Proyectos, pero también sé que explicarlos puede no ser una tarea fácil.

Mi primer impulso fué centrar mi escrito en los números duros. Esto ayuda a eliminar todo riesgo de subjetividad. Pero los números duros también son frios. Así que voy a ensallar algo: voy a hacer una interpretación personal de estos números. Vamos a ver que resulta.

¿Como expresar el grado de avance del proyecto? (Y como calcularlo como un porcentaje)

Desde el blog de Project Conections Geof Lory nos propone como expresar el avance del proyecto, tema que también se alínea con otros artículos del blog, como este y este.

Como indica Geof, una de las responsabilidades regulares del Administrador del Proyecto, es la creación de informes de estado que proporcionan los grupos de interesados una idea precisa de cómo van las cosas en el proyecto ya sea en forma semanal o mensual.

Estos informes de estado no están diseñados para ayudar directamente al equipo o al Administrador del Proyecto. Su propósito es proporcionar a los que están financiando o a los responsables de la supervisión del proyecto, una idea de cómo se está ocupando su dinero. Y si bien cada grupo de interesados parece requerir su propio formato para los mismos datos, la medida común que todos quieren para medir el progreso general es el porcentaje completado.

Si bién el porcentaje completado puede ser interesante, pero Geof no lo recomienda por muchas razones:

Administración de proyectos alrededor del Mundo - Project Management Around the World - México

This post can be read in english Here

Cuando Shim Marom me invitó a participar en esta nueva edición del #PMFlashBlog, pensé en primer lugar hablar sobre las dificultades que se presentan dirigiendo proyectos en México.

El mayor cliente en mi país es el gobierno, en sus tres niveles: Federal, Estatal y Municipal. Pero este cliente conlleva retos adicionales al momento de ejecutar los proyectos, ya que es necesario considerar complejas (y cambiantes) reglamentaciones que pueden hacer complicado el estabilizar requerimientos.

7 hábitos del Administrador de Proyectos efectivo

Desde PMHut, Ian Webster enlista los 7 hábitos del Administrador de Proyectos efectivo.

Como menciona Ian, en la web hay muchas propuestas que ofrecen conjuntos de hábitos para Administradores de Proyectos de gran eficacia. La mayoría se centran en los aspectos de procedimiento del trabajo. El propone los propios, centrandose más en las actitudes y comportamientos.

1er hábito. No aceptar un "No" por respuesta.

Las personas que no se fijan objetivos desafiantes tienden a no lograr grandes cosas. Cuando se busca el 75% dificilmente se alcanzará el 100%. Así que Ian sugiere no aceptar que las cosas no se pueden hacer. No aceptar la primera fecha propuesta. No aceptar las justificaciones. No aceptar una serie de exclusiones al alcance o un gran número de supuestos. Hay que desafiar al equipo para hacer más con menos.

¿Como dá valor la Administración de Proyectos Empresariales?

A través de las redes, llega ahora un artículo de Mike Gorsage, "El valor de Enterprise Project Management" en la página de inc.com.

Mike inicia recordando que la regla de oro de un carpintero es "medir dos veces y cortar una vez". Esa misma regla se aplica a la implementación y gestión de proyectos o programas empresariales: hay que revizar el trabajo para comprender todos los aspectos del proyecto antes de que inicie.

Hoy en día, casi cualquier ejecutivo tiene historias de frustración con respecto a los proyectos que salieron mal. Debido a la naturaleza desafiante de la Administración de múltiples proyectos, determinar el éxito y alinear los costos con los objetivos, no es ninguna sorpresa que las historias de éxito sólidas sean pocas. Muchas empresas mejoran sus probabilidades mediante la implementación de una Oficina de Administración de Proyectos Empresariales (EPMO).

Guia del PMBOK (C) 5a Edicion, ya disponible en español

La Guia de los Fundamentos para Dirección de Proyectos (Guia del PMBOK) (C) 5a Edicion, se puede obtener aquí.

Tres técnicas para la administración de pequeños cambios en el alcance.

Iniciamos el año con una propuesta de la empresa Method 123 (http://method123.com/): Tres técnicas para la administración de pequeños cambios en el alcance

Es claro que cuando se registran grandes cambios en el proyectouna se debe aplicar una solicitud de cambio de alcance. Sin embargo puede exitir resistencia al manejo formal de cambios de alcance para las solicitudes de cambio pequeñas. Tanto el patrocinador como otros miembros del equipo del proyecto pueden considerar que se trata de una sobrecarga innecesaria para pequeñas decisiones.

Hay tres técnicas alternativas que pueden ayudar a controlar pequeños cambios, sin dejar de controlar y dar seguimiento a los cambios de alcance.