Cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Veamos ahora una propuesta que surge del correo de Method 123. Esta vez, nos recuerda cinco elementos a tomar en cuenta en el cierre del proyecto.

Igual de importante que el arranque formal del proyecto, es poder cerrarlo con éxito. El valor de una terminación adecuada del proyecto es el aprovechamiento de la toda la información y la experiencia acumulada a lo largo del proyecto. Y esto es cierto tanto si el proyecto fue un éxito o no.

Es recomendable pensar en las actividades que se deben realizar para cerrar adecuadamente el proyecto, desde el momento que está creando el cronograma. Estas actividades incluyen:

Administrar proyectos haciendo preguntas. ¿Es posible?

Desde PMHut  voy a proponer un artículo de Ammar W. Mando en donde explica como es posible adminsitrar proyectos haciendo las preguntas correctas en el momento y a la persona adecuadas.

Dice Ammar que uno de los secretos de un buen Administrador de Proyectos no es su capacidad de dar respuestas, sino la capacidad de hacer las preguntas correctas. Y es que todo en el proyecto es una pregunta. ¿Va a tener éxito? ¿Cuándo va a terminar? ¿Se va a lograr la satisfacción del cliente? Durante la ejecución del proyecto todo lo que importa se debe responder. Hacer las preguntas, entenderlas, discutirlas, tener diferencias en las posibles respuestas y acordar la respuesta final es la esencia de la Administración del proyecto.

Solo que obsesionarse con las respuestas, puede hacer perder la oportunidad de hacer mejor el proyecto. Y es que las respuestas significan estabilidad y es por eso que a veces hay urgencia por obtenerlas y dar la sensación de que no hay incertidumbre. Desafortunadamente, la mayoría de las veces esa sensación de seguridad es falsa, debido a que las respuestas están influidas de ego, miedo, política o simple ignorancia.

¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

"FBI Medal of Valor" by Ctac - Own work.
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via Wikimedia Commons.

Desde el boletín de TenStep ahora propongo este artículo: ¿Qué valor ofrece la Oficina de Proyectos (PMO)?

Las PMO que proporcionan el mayor valor son aquellas que alinean su trabajo para acercar a la organización a su estado futuro deseado. El valor agregado de la PMO se centra en dos áreas principales

Aunque la PMO puede realizar muchas de las actividades y procesos diferentes, su propósito principal esta generalmente centrado alrededor de proyectos y su gestión. Esto es, no solo incluye los procesos de Administración de Proyectos, sino mucho más. 

La PMO no solo debe ofrecer sus servicios en forma adecuada, también debe ayudar a maximizar los beneficios y resultados esperados de los proyectos. Es decir, debe dar valor.

Y además, debe comunicar eficazmente el valor que proporciona.

Cinco elementos esenciales en los reportes de avance

Desde el correo de ProjectManager.com propongo ahora 5 elementos esenciales para los reportes de avance del proyecto.

1: Identificar los Riesgos Mayores

Cada proyecto tiene riesgos, por lo que se sugiere identificar los tres más importantes e incluirlos en el informe. Para que los interesados conozcan los riesgos, o tomen acciones, o simplemente para que estén conscientes de ellos. ¿Es necesaria una decisión acerca de las opciones o los próximos pasos? Hay que usar el informe para señalar esto.

Y puesto que el estatus de los riesgos cambia con frecuencia, hay que mantener informados a los propietarios de los riesgos para asegurarse de que tiene la última actualización... ¡No hay que reportar la información a destiempo!

¿Como contribuye el modelo de gobierno al éxito del proyecto?

Antes de iniciar con el tema de este post, quiero revisar la definición de Gobernanza que aparece en Wikipedia, especificamente:

Gobernanza corporativa. El conjunto de procesos, costumbres, políticas, leyes e instituciones que afectan a cómo se dirige, administra o controla una empresa (corporación). También incluye las relaciones entre los muchos agentes implicados en ellas (desde la propiedad a la dirección, los controladores externos, acreedores, inversores, clientes, suministradores, empleados y el entorno y la sociedad entera).

Gobernanza proyectiva: Los procesos que necesitan darse para un proyecto exitoso. En concreto, recibe mucha atención el asunto de la gobernanza de la tecnología de la información.

(Para una definición más académica de Gobernanza sugiero revizar este artículo del Instituto de Investigaciones Jurídicas de la UNAM).

La revista Architecture & governance presenta un artículo en el que Jack Bergstrand trata de explicar ¿por que fallan los proyectos de TI?, y ¿cómo podemos evitarlo?.