Preparé una breve presentación sobre mi.

Estimación de la secuencia de actividades

Recientemente, el equipo de LiderDeProyecto.com me invitó a participar en su video boletín desarrollando el tema de Estimación de la secuencia de actividades.

El video puede consultarse directamente aquí, y en la página de LiderDeProyecto en youtube.

Redes sociales y conocimiento compartido.

La TechEncyclopedia define las redes sociales como una asociación de personas reunido por un interés común, como la familia, el trabajo o alguna afición.

La Dra. Martha Rizo especifica que son “formas de interacción social, espacios sociales de convivencia y conectividad. Se definen fundamentalmente por los intercambios dinámicos entre los sujetos que las forman y que permite a un grupo de personas potenciar sus recursos y contribuir a la resolución de problemas.”

La característica fundamental de una red es que facilita construir interacciones para resolver de problemas y satisfacer necesidades.

Bajo este concepto existen un número cada vez mayor de opciones como Hi5, Facebook, Myspace, Friendster, Tribe, Orkut, etc. Y si bien es cierto que la mayoría de ellas se dedican a temas como la diversión, los pasatiempos o las amistades, también existen algunas enfocadas a las relaciones profesionales.

REDES SOCIALES PROFESIONALES
Antonio Delgado menciona que las redes sociales permiten a los usuarios entrar en contacto con otros profesionales a través de conocidos de confianza y destaca que la red de contactos de los trabajadores genera un valor muy importante para las empresas.

Uno de los puntos claves de las redes sociales profesionales consiste en que posibilitan el generar nuevas oportunidades laborales, pero también pueden ayudar si se desea contactar con gente que no se conoce personalmente, formalizando las relaciones en un sólo lugar y facilitando el acceso a los datos de contacto actualizados o explorar las redes sociales de los amigos.

Entre los beneficios de las redes sociales podemos mencionar:
* Encontrar posibles clientes, proveedores, expertos en una materia, y socios.
* Ofrecer y buscar oportunidades laborales
* Descubrir contactos dentro de las empresas
Y el que a mi parecer es el más importante:
* Compartir experiencias e información sobre temas especializados.

Mi primer contacto con este tipo de redes fue experts exchange que se define como una red que “permite que personas con problemas tecnológicos los resuelvan en forma fácil y rápida con la colaboración de expertos de todo el mundo”.

En esa época mi actividad profesional estaba relacionada con los proyectos de desarrollo de aplicaciones para dispositivos móviles. Mi empleo me facilitó estar en contacto con herramientas y ambientes de programación. Participar en experts exchange me permitió compartir tips con otros desarrolladores, y obtener información y recomendaciones sobre mejores prácticas.

Recientemente empecé a participar en LinkedIn que es una red de más de 25 millones de profesionales en todo el mundo. Xing y Viadeo son otros portales de acceso a redes sociales profesionales en español.

El funcionamiento de estas redes se basa en el intercambio de perfiles que resumen los logros profesionales del usuario y que le permite encontrar y ser encontrado por colegas de trabajo, clientes y socios.

Sin embargo, para enriquecer a las redes sociales se requiere la participación activa de los usuarios. Si no se les da contenido útil, las redes están vacías y son solo listados de ofertantes y buscadores de empleo.

En este sentido, la idea original de experts-exchange resulta mejor para generar y obtener nuevo conocimiento, ya que un usuario plantea una pregunta y participantes de todo el mundo proponen y complementan la respuesta.

LinkedIn acaba de agregar funcionalidad similar que denomina “Respuestas LinkedIn” y que permite intercambiar conocimiento entre los participantes.

La utilidad real que se le puede dar a estos portales (además de ofrecer/buscar trabajo) depende del contenido que los participantes puedan generar.

Bajo esta perspectiva los blogs temáticos especializados (como GreatComments!!!, Mejores Proyectos, el café de joe o mi blog personal) pueden ofrecer información más interesante, aunque reciban menos visitas.

La combinación de ambos esquemas resulta entonces muy interesante, ya que a través de la red social el profesionista puede establecer contactos y conocer sus inquietudes, para después resolver estas inquietudes, generando y publicando nuevo conocimiento en el blog.

Nota final: Este post se ha publicado en forma simultánea en este blog y en GreatComments!!!

La integracion del Administrador del Proyecto

¿En que momento se debe integrar al administrador a un proyecto?

Esta es una pregunta que las organizaciones deben hacerse con cierta frecuencia y cuya respuesta depende de la organizacion: de su madurez, de su capacidad para implementar proyectos, de sus procesos.

También depende de si el proyecto se va a implementar con recursos propios, a través de la contratación de terceros, etc.

Podemos asumir que todas las organizaciones tienen (lo sepan o no) procesos establecidos de pre-contratación y contratación de nuevos proyectos. Tal vez se llamen de otro modo, pero se tratan de procesos muy bien definidos:

1. Primero hay un acercamiento con el futuro cliente para conocer sus necesidades, sus requerimientos y poder preparar una oferta que le resulte atractiva.

2. Después hay proceso de negociación de costo y alcance (en algunos casos de tiempo) que culmina con el cierre de la operación y el inicio del proyecto.

El problema es que si al final de esta negociacion se involucra al administrador de proyecto, entonces este se va a encontrar con una gran cantidad de negociaciones y acuerdos pre-estalecidos que se convierten en restricciones en el desarrollo del proyecto.

La situacion debería ser fácil de identificar, imaginemos: el cliente hace solicitudes extremas (”debemos estar en produccion en dos meses”) y con tal de cerrar la venta, el vendedor accede.

Mas tarde, en el proceso de negociación de precios se acuerda una reducción de precio del 20%, la dirección de la empresa evalúa el impacto y decide que distribuír este impacto entre el margen de ganancia y los recursos para el equipo del proyecto.

Entonces se crea al equipo del proyecto y la primera persona involucrada es el administrador, que antes de iniciar se entera que arranca con una restricción de tiempo y otra de recursos humanos.

Podríamos pensar que estoy describiendo una situación típica en un proyecto, pero este es el punto que quiero recalcar: Mientras mas pronto se involucre al administrador, mayor va a ser la cantidad de decisiones en las que él pueda hacer sugerencias.

Estas sugerencias, basadas en su experiencia, pueden permitir que las decisiones satisfagan las solicitudes del cliente sin afectar mucho al proyecto. Incorporar en forma temprana al administrador de proyectos también permite empezar a aplicar técnicas de administración en esas etapas. Detección temprana de riesgos, administración del alcance y de los recursos humanos son algunas de las tareas que se verán beneficiadas con el uso de métodos y herramientas de administración de proyectos.

Nota final: Este post se ha publicado en forma simultánea en este blog y en GreatComments!!!

Meeting log. Herramienta para llevar el registro de reuniones en Palm.

Una de las actividades que un administrador de proyectos debe hacer es llevar el registro de las reuniones de trabajo, para conservar evidencia sobre los acuerdos que se toman.

Esta actividad presenta cierto grado de dificultad y cada Administrador la enfrenta de manera diferente.

He conocido administradores que poseen una memoria excepcional, otros pueden tomar notas en la laptop con una velocidad que no le pide nada a una mecanógrafa. Algunos mas usan grabadoras. Personalmente (como ya lo he comentado antes) prefiero usar mi Palm

El problema es que no conozco una aplicación específica para esta actividad; al menos no una que cuente con las características que yo busco.

Así que desarrollé una propia y ahora la pongo a disposición de la comunidad.

Como se puede ver es una aplicación sencilla:

Primero, uno debe dar de alta a los miembros de su equipo (+ PM Team) y a los clientes (+ Customer). Esto se puede hacer antes de iniciar la junta.

Una vez en la reunión uno puede elegir a los participantes y agregar todo el texto que quiera.

Además, permite seleccionar de las listas a las personas que intervienen para que uno registre contribuciones específicas

Al final de la reunión, se puede exportar todo a un memo que incluye las horas de inicio y fin de la reunión. Desde la PC, este memo se puede imprimir.

El archivo que se puede descargar de aquí incluye el ejecutable y dos tablas que deben instalarse en la Palm.

Como nota final, esta desarrollado con una versión de prueba de HB++ , así que al inicio presenta un anuncio durante un segundo. Espero que esto no sea un problema.

Que les sea útil.

Justificación del proyecto y el análisis foda

Cuando un administrador llega al proyecto quiere decir que alguien en la línea de decisión esta convencido de esta necesidad. No importa la etapa en la que se encuentre el proyecto.

Pero esto no implica que todos los involucrados entiendan la justificación de iniciar el proyecto, por lo que es extraño escuchar cuestionamientos y dudas de parte de los stakeholders sobre la existencia misma del proyecto.

Una herramienta que ayuda a resolver estas dudas es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA en español, SWOT en ingles).

De nuevo, no voy a escribir un tutorial sobre como realizar un foda, pero si puedo señalar sus características.

Se espera que el foda se realice al principio, cuando aún no hay siquiera un proyecto, por que ayuda a detectar áreas de oportunidad en la empresa, proporcionando información para la toma de decisiones.

Es una guía para definir acciones futuras y da una idea de la situación actual de la empresa. Ayuda a planear la solución de los problemas maximizando los aspectos positivos y previniendo los elementos negativos, también ayuda a resaltar las ventajas y desventajas de las diferentes alternativas de solución y permite definir las prioridades.

Cuando se presenta en el formato de 4 cuadrantes da una visión rápida sobre estos tópicos.

Así que la próxima vez que alguien cuestione la necesidad o la justificación del proyectó, se puede usar el FODA para ayudar contestar sus preguntas.

Administración del tiempo

Algunas veces el tiempo y el espacio se conjugan para poner a prueba nuestras capacidades. Así me acaba de ocurrir.

Durante las últimas semanas una serie de eventos se conjugaron obligandome a reorganizar mis prioridades, la asignación de tiempo que le dí a cada proyecto y a cada tarea, etc.

Por un lado, debía completar el proceso de licitación de un nuevo proyecto, darle seguimiento a los proyectos existentes y aprovechar una oportunidad para iniciar una Maestría.

Este evento, único, ajeno a lo que suelen ser mis actividades diarias debió ser enfocado como un proyecto en si mismo: iniciar una Maestría es algo que ocurre una sola vez y tiene una restricción de tiempo muy específica.

La dificultad resulto ser la Administración del Tiempo; todas las actividades de los otros proyectos estaban calendarizadas, había que insertar las actividades recientes y reorganizar todo para seguir cumpliendo. No debemos perder de vista que hacer una Maestría es un objetivo personal, por lo que a mis clientes no les debe afectar en ningún modo.

Así que aproveche lo aprendido en una lectura que considero muy recomendable: "Hacer que las Cosas Ocurran (Geting things done)" de David Allen

El autor propone algunos métodos para que uno pueda mantenerse enfocado, y a la vez atendiendo todos los pendientes. No voy a usar este espacio para extenderme en lo que dice el libro. Una vez más, una búsqueda en google arrojará muchas referencias, tutoriales y enlaces de interés que lo describen mejor de lo que yo podría hacerlo.

En lugar de eso, quiero enfocarme en el aspecto de la organización del calendario y la administración del tiempo.

Se espera que durante el desarrollo de un proyecto (y mas si uno administra varios proyectos de manera simultánea) se van a encontrar desde actividades nuevas hasta subproyectos completos que no era posible detectar al cuando se hizo la planeación inicial.

Un Administrador debe conocer técnicas que le permitan incluir estas nuevas tareas dentro de su calendario: priorizar las tareas, asignar mas personal, reducir el tiempo asignado a otras actividades, posponer o eliminar actividades no prioritarias, etc.

En mi caso, como habrán notado, una de las decisiones fue suspender temporalmente la publicación de artículos.

Es la razón por las que no ha habido actualizaciones en últimas semanas en el blog. Lamento que haya sido así, y voy a tratar de organizarme mejor para que ya no ocurra.

Por cierto, aprobé mi examen y soy alumno de la Maestría en Administración de las Tecnologías de Información del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey.