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marzo 15, 2011

Diez consejos para (facilitar) la administración de proyectos

Gold top 10 winnerphoto © 2007 Sam Churchill | more info (via: Wylio)

Pat inicia comentando que si bien es cierto que la administración de proyectos es gratificante, también está llena de tensión, peligros y desastres potenciales.

El éxito en un proyecto difícil se consigue haciendo feliz al cliente, a la gerencia (sus jefes) y al equipo de trabajo y se puede lograr siguiendo los sencillos consejos que nos propone Pat:

1) Mantenga el sentido del humor


Si usted hace una cosa que no es parte de la metodología habitual, hágalo en forma relajada. Pat considera que los Administradores de Proyecto tienden a tomarse ellos mismos y su papel muy en serio, y pierden muchas oportunidades para encontrar soluciones creativas, ponerse en contacto con su equipo e impresionar a sus clientes.

2) Confíe en su equipo

A menos que usted mismo pueda hacer todo lo necesario para completar el proyecto, trabajando de 36 a 48 horas al día, su equipo es su activo más importante y la única forma en que se puede ser exitoso. Construya un buen equipo y confíe en él para hacer lo que mejor saben hacer. Apóyelos, no los cargue con tareas que no sean de misión crítica, y deles el reconocimiento que merecen.

Y en caso de necesidad recuerde llevar café, pedir pizza y comprar cerveza.

3) Aprenda a decir "No" y "no sé"

Es común que el Administrador del Proyecto trate a toda costa complacer a todos los involucrados, y termine no complaciendo a nadie. "No" es una respuesta aceptable, y si usted no se siente cómodo diciendo "no", diga "No sé, me pondré en contacto con usted". No se puede complacer a todos todo el tiempo, pero seguramente va a molestar a mucha gente diciendo siempre "sí", aún cuando no deba hacerlo.

4) Olvídese de controlar - facilite y dirija

Es imposible "controlar" un proyecto o un equipo de trabajo. Sin embargo, incluso el Administrador de Proyecto más inexperto puede ser exitoso si es un líder facilitador. Con procesos más sencillos el equipo tendrá más éxito y el trabajo será más fácil. Sea un buen líder y su equipo, su cliente, e incluso sus jefes lo agradecerán.

5) Sea un pesimista preocupado

La preocupación y el pesimismo son dos habilidades de el Administrador de Proyecto debe cultivar (aunque no hasta el punto de requerir medicamentos sugiere Pat). Si algo puede ir mal en un proyecto, va a salir mal. Sin embargo, si usted tiene un plan "B", "C" y hasta "D", se verá como un héroe para su equipo y el cliente - ¡especialmente si alguno de los planes realmente funciona!

6) Enamore a su cliente

Después de equipo, su aliado más importante es su cliente. No lo vea como un enemigo - trabaje en forma conjunta, apóyelo y él retribuirá la colaboración y el apoyo. Haga a su cliente parte del, involúcrelo en las decisiones y busque su ayuda tanto como sea posible.

7) Emplee el principio K.I.S.S (Mantenga las cosas simples)

Mientras que los grandes proyectos y los entregables complejos pueden impresionar al observador casual, generalmente son casi imposibles de diseñar, planificar, distribuir y mantener. Las cosas simples son mejores cuando se está preparando un plan. Procure el principio de mantener las cosas simples sea su guía en todos los aspectos de su proyecto.

8) Planifique la entrega de sus productos, y no trabaje como si el plan fuera un producto más.

Planificar es divertido, pero la planificación no es el objetivo del proyecto - a menos que el entregable sea un plan de proyecto-, por lo que Pat sugiere poner más esfuerzo en la construcción de su equipo, en refinar las especificaciones, conseguir el involucramiento del cliente y en un construir un producto de calidad, que en desarrollar un plan de proyecto impresionante, complicado e ineficaz.

En esta entrega comentamos ya un método sencillo para hacer un plan de trabajo y en esta otra hablamos de un método de planeación gradual.

9) Documente, documente, documente.

A pesar de su cliente sea parte del equipo, y sus jefes estén totalmente involucrados con las metas, asegúrese de que todos han firmado la aprobación de los planes, las especificaciones, las necesidades presupuestales, etc. "Si no está firmado, no está aprobado", dice Pat.

10) Las metodologías carecen de sentido.

Por último, y quizás el punto más polémico de todos los consejos que sugiere Pat: NO ponga su fe en un único método o proceso. Las metodologías no son más que herramientas, nada más. Una herramienta no garantiza el éxito. Ponga su fe y confianza en un buen equipo, clientes leales, un diseño elegante, pero simple y su propia capacidad de liderazgo, y uso de la metodología de administración de proyectos como una herramienta, solo como una parte del proceso de construcción del producto final, no como si fuera la piedra angular.

No voy a polemizar sobre este punto, pero si me declaro creyente de que aplicar una metodología ayuda a llevar el proyecto en forma más ordenada. Si embargo, coincido con Pat en el sentido de que la metodología no debe ser complicada en exceso. En esta entrega  revisamos una metodología relativamente sencilla.

Pat cierra su entrega aclarando que si bien estos consejos no garantizan el éxito, pueden ayudarle a cruzar algunas de las más peligrosas aguas de la administración de proyectos.

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