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enero 19, 2017

Como implementar las resoluciones de año nuevo

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.


Arranco el año después de varios meses de no atender el Blog.

Justo porque una de las resoluciones era retomar las publicaciones del blog, y porque conforme pasan las semanas se van diluyendo, creo que es el momento de escribirlo.

Ya pasó el Lunes Azul (Blue Monday), señalado como la fecha mas depresiva del año. No voy a polemizar sobre este concepto y la validez del cálculo que considera clima, excesos navideños, resoluciones de año nuevo, niveles de motivación y la necesidad de tomar medidas. 

Si creo que es un hecho que cuesta trabajo apegarse a las resoluciones de año nuevo, por lo que hoy propongo algunas ideas que nos ayuden a implementar nuestras resoluciones.

En primer lugar una recomendación del blog de Laserfiche: No hay que llamarlas resoluciones. Las resoluciones carecen de sentido práctico porque rara vez se planean considerando que el éxito llegará a largo plazo. Carecen de placer porque se sienten más como obligaciones o restricciones que como algo que realmente deseamos. Así que la propuesta es llamarlos deseos. Este intercambio de palabras definitivamente hará que el objetivo suene más agradable.

Luego, Chris Bailey, en su blog A Life of Productivity sugiere algunas ideas:

La Regla de 3

Una de las técnicas de administración de tiempo más simples y poderosas que Chris ha encontrado es la "Regla de 3".

La regla es muy simple:

En primer lugar, anote tres cosas que desea lograr hoy.
En segundo lugar, escriba tres cosas que desea lograr esta semana.
En tercer lugar, escriba tres cosas que desea lograr este año.

Eso es.

El libro tiene cuatro recomendaciones para cuando implemente la regla:

Comience cada día determinado en que debe centrarse en el día. Aquí ya hemos hablado sobre identificar la tarea más importante del día. En este caso, Chris sugiere identificar tres tareas que, de ser realizadas, harán que el esfuerzo del día haya valido la pena.

Luego durante el día, valide que se están atendiendo las tres prioridades establecidas. Con el paso del tiempo uno deberá ser capaz de identificar y realizar las tres tareas diarias sin problemas. El mismo sistema aplica para las tareas semanales y anuales.

Además hay que celebrar los éxitos obtenidos. El día, la semana y el año.

La Regla de los Tres es un gran sistema para implementar: Cada mañana se debe pensar en las tres cosas principales por hacer, y luego hacerlas. La mejor parte de la regla es que permite conectar los objetivos diarios a los objetivos semanales, y estos con las metas anuales. El Año Nuevo es un excelente momento para retroceder de tu vida y establecer metas, y la Regla de 3 es un método para filtrar esos objetivos.

La técnica de Pomodoro

La Técnica Pomodoro es una sencilla técnica de gestión del tiempo que divide el tiempo. Durante 25 minutos se deben apagar todas las distracciones posibles, y después trabajar en solamente una cosa. Después del primer pomodoro, se toma un descanso de cinco minutos, luego repetir dos veces más. Después de eso, se trabaja por otros 25 minutos y se toma un descanso de 15 minutos (o más).

El principal beneficio de la técnica de Pomodoro es que reduce las tareas complicadas, ambiguas en algo que se hace en una serie de espacios de tiempo fáciles de manejar, de 25 minutos cada uno.

La Técnica Pomodoro cambia completamente la forma de pensar sobre el trabajo y el tiempo, obligando a sentarse y concentrarse por un 25 minutos a la vez, algo que es bastante difícil con tantas distracciones alrededor. Además, crea una estructura para tareas de otro modo ambiguas.

Pomodoro no sólo es una gran técnica de gestión del tiempo, también es muy fácil de integrar en el flujo de trabajo diario. En primer lugar, se debe hacer la lista simple tareas mencionadas antes. Luego se concentra uno en el trabajo, usando un temporizador. En la página de Links del Blog hay un enlace a un tempotizador pomodoro en línea y gratuito.

Por último, después de terminar cada pomodoro, se marca la tarea concluida. Así de simple.

La regla de dos minutos

La Regla de Dos Minutos es otra regla simple: En el momento en que uno se da cuenta de que tiene que hacer algo (como cuando se recibe un correo electrónico que se debe responder), si tardará menos de dos minutos, hay que hacerlo de inmediato. Si tardará más de dos minutos, hay que programarlo para completarlo más tarde.

En la práctica, la regla funciona increíblemente bien, porque se toma el pensamiento de priorizar las tareas y elegir cuál hacer.

El Modelo de Cuatro Criterios

El modelo de "cuatro criterios" es una forma muy eficaz de determinar lo siguiente que se debe hacer. Tomado directamente de Getting Things Done de David Allen, el método es muy simple, y se trata de cuatro pasos:

  1. Determinar el contexto. Durante las horas de trabajo, va a ser bastante difícil limpiar la cocina. El contexto en el que se encuentra reduce considerablemente la lista de posibles acciones.
  2. Establecer de cuanto tiempo se dispone. ¿Cuánto tiempo hasta la próxima reunión o compromiso? Tener una reunión en una hora o en diez minutos cambiará drásticamente lo que se puede hacer.
  3. ¿Cuánta energía se tiene? Después de determinar su contexto y el tiempo disponible, establecer cuánta energía física y mental se tiene para ejecutar las acciones.
  4. Finalmente, ¿cuáles son las tareas de mayor prioridad que se pueden lograr el tiempo y energía que se tienen?

Este modelo reduce la toma de decisiones de una tarea tediosa a un proceso sistemático.

John Rampton y Sarah Mahoney tienen otras sugerencias:

Elegir la motivación adecuada.

La motivación es clave para hacer cualquier cosa, y la calidad de la motivación afecta el éxito de las resoluciones. No se trata solo de estar más delgado para volver a usar un pantalón, sino de estar mas sano.


Regresando al blog de Laserfiche, podemos tomar ideas de los métodos ágiles para gestionar los deseos de año nuevo:


1. Descomponer las resoluciones.

Puesto que el suministro de autocontrol es finito, son mejores las resoluciones que requieran pequeños actos de voluntad, no semanas de vigilancia. "Bajar 10 kilos" es muy específico, pero es mas difícil de conseguir que "tratar de ir al gimnasio tres veces esta semana", "usar las escaleras en el trabajo por lo menos dos veces", y "llevar un almuerzo saludable todos los días". El sentimiento de éxito al lograr cada objetivo ayudará a reforzar la resolución.


2. Mantener un registro.

El seguimiento del progreso puede una de las maneras más fáciles y eficaces para conseguir cumplir las resoluciones. Cuanto más se monitorea el desempeño, más probable es lograr las metas, porque la retroalimentación constante anima a mejorar.


3. Priorizar y hacer un cambio a la vez.

Priorizar los mini-deseos según lo que más desea, o lo que se debe lograr para progresar más.

Sólo tenemos una cantidad limitada de fuerza de voluntad, por lo qué no es probable que tener varias resoluciones funcione. La mayoría de las resoluciones realmente requieren muchos cambios de comportamiento. Ya mientras que algunas resoluciones son simples - como tomar una píldora de vitamina C diariamente -, las resoluciones ambiciosas requieren cambios de comportamiento.



Por ejemplo, la pérdida de peso requiere más que una vaga resolución de "comer menos". Perder peso significa que comprar otros alimentos y cocinar de forma completamente diferente, además de seguir una rutina de ejercicios. Por lo que se sugiere establecer subestrategias para aumentar la probabilidad de éxito. Se deben hacer compras y cocinar de manera diferente, iniciar una rutina de ejercicios, tal vez incluso dejar de asistir a ciertos eventos sociales o familiares.

4. Exhibir los avances 

Se puede mantener una presentación visual de los deseos de Año Nuevo (como un cartel gigante o un pizarrón. Será muy satisfactorio marcar el progreso.



5. Compartir las experiencias con los demás.

Hay que hablar acerca de los deseos con la familia y amigos. Mostrar el avance. Tener a alguien para "compartir las luchas y éxitos", hace que el viaje sea más fácil y menos intimidante. Lo más importante es que ayuda a mantener la inspiración y motivación. Los compañeros de trabajo harán comentarios sobre su progreso y, intencionalmente o no, le ayudarán a conducir hacia su meta.

Mas recomendaciones:

Establecer objetivos de "prevención".

El "objetivo de promoción" suele ser una esperanza o aspiración, o lo que nos gustaría lograr. Una resolución de Año Nuevo podría ser, "Me gustaría perder 10 kilos, para verme mejor en mi ropa". El problema con la configuración de este tipo de objetivos es que son vulnerables si una mejor opción aparece.

La meta de prevención, por otra parte, es algo que creemos que somos responsables de hacer. Esto hace que sea un deber y una obligación. Por lo tanto, la resolución de Año Nuevo sobre la pérdida de peso sería: "Me gustaría perder 10 kilos, porque es mi responsabilidad mantenerme saludable". Además, una meta de prevención es también un mejor motivador cuando un individuo se tiene un revés porque genera ansiedad por no mantener el hábito.


Evitar los absolutos.

Para ayudar a la fuerza de voluntad hay que evitar hacer resoluciones del 100 por ciento. Absolutos como 'renunciar a todos los dulces' o 'nunca volver a usar la tarjeta de crédito de nuevo' son reglas demasiado estrictas. En su lugar, es mejor establecer metas más limitadas como "comer dulces sólo en ocasiones especiales"


Iniciar ya.

Las personas que ponen sus metas en el papel son significativamente más propensas a lograrlas que las que simplemente hacen votos mentales. Y es mejor aún publicarlas en lugares donde se verán a menudo.

Para correr un maratón, se puede primer comprar zapatos deportivos caros, suscribirse a revistas especializadas, comprar una nueva botella de agua de lujo, y un montón de libros sobre como correr maratones. Con todo ello sin duda se estará más preparado. Pero la única manera de completar un maratón es poner físicamente un pie delante del otro, y luego invertir continuamente una cantidad sustancial de tiempo y energía en correr, día tras día, hasta que se tenga la capacidad de correr un maratón.

Al final del día, la única manera de mantener las resoluciones de Año Nuevo es trabajar en ellas.





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