La integracion del Administrador del Proyecto

¿En que momento se debe integrar al administrador a un proyecto?

Esta es una pregunta que las organizaciones deben hacerse con cierta frecuencia y cuya respuesta depende de la organizacion: de su madurez, de su capacidad para implementar proyectos, de sus procesos.

También depende de si el proyecto se va a implementar con recursos propios, a través de la contratación de terceros, etc.

Podemos asumir que todas las organizaciones tienen (lo sepan o no) procesos establecidos de pre-contratación y contratación de nuevos proyectos. Tal vez se llamen de otro modo, pero se tratan de procesos muy bien definidos:

Meeting log. Herramienta para llevar el registro de reuniones en Palm.

Una de las actividades que un administrador de proyectos debe hacer es llevar el registro de las reuniones de trabajo, para conservar evidencia sobre los acuerdos que se toman.

Esta actividad presenta cierto grado de dificultad y cada Administrador la enfrenta de manera diferente.

He conocido administradores que poseen una memoria excepcional, otros pueden tomar notas en la laptop con una velocidad que no le pide nada a una mecanógrafa. Algunos mas usan grabadoras. Personalmente (como ya lo he comentado antes) prefiero usar mi Palm

El problema es que no conozco una aplicación específica para esta actividad; al menos no una que cuente con las características que yo busco.

Así que desarrollé una propia y ahora la pongo a disposición de la comunidad.

Como se puede ver es una aplicación sencilla:

Primero, uno debe dar de alta a los miembros de su equipo (+ PM Team) y a los clientes (+ Customer). Esto se puede hacer antes de iniciar la junta.

Una vez en la reunión uno puede elegir a los participantes y agregar todo el texto que quiera.

Además, permite seleccionar de las listas a las personas que intervienen para que uno registre contribuciones específicas

Al final de la reunión, se puede exportar todo a un memo que incluye las horas de inicio y fin de la reunión. Desde la PC, este memo se puede imprimir.

El archivo que se puede descargar de aquí incluye el ejecutable y dos tablas que deben instalarse en la Palm.

Como nota final, esta desarrollado con una versión de prueba de HB++ , así que al inicio presenta un anuncio durante un segundo. Espero que esto no sea un problema.

Que les sea útil.

Justificación del proyecto y el análisis foda

Cuando un administrador llega al proyecto quiere decir que alguien en la línea de decisión esta convencido de esta necesidad. No importa la etapa en la que se encuentre el proyecto.

Pero esto no implica que todos los involucrados entiendan la justificación de iniciar el proyecto, por lo que es extraño escuchar cuestionamientos y dudas de parte de los stakeholders sobre la existencia misma del proyecto.

Una herramienta que ayuda a resolver estas dudas es el análisis de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA en español, SWOT en ingles).

De nuevo, no voy a escribir un tutorial sobre como realizar un foda, pero si puedo señalar sus características.

Se espera que el foda se realice al principio, cuando aún no hay siquiera un proyecto, por que ayuda a detectar áreas de oportunidad en la empresa, proporcionando información para la toma de decisiones.

Es una guía para definir acciones futuras y da una idea de la situación actual de la empresa. Ayuda a planear la solución de los problemas maximizando los aspectos positivos y previniendo los elementos negativos, también ayuda a resaltar las ventajas y desventajas de las diferentes alternativas de solución y permite definir las prioridades.

Cuando se presenta en el formato de 4 cuadrantes da una visión rápida sobre estos tópicos.

Así que la próxima vez que alguien cuestione la necesidad o la justificación del proyectó, se puede usar el FODA para ayudar contestar sus preguntas.