Propuesta de esquema híbrido de seguimiento y control de proyectos

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Cada semana participó en una reunión virtual de administradores de proyectos en Twitter que se denomina @PMChat y que se puede buscar también con el hashtag #pmchat.

En una de esas reuniones surgió la conversación respecto a algunas herramientas qué se puede usar en el mundo ágil y en la administración de proyectos tradicional. La charla derivó finalmente a proponer el uso de tableros kanban, reuniones diarias de avance (standups) y la WBS. Esta es mi propuesta sobre cómo podrían usarse juntas estas herramientas.

Ya he hablado en el blog sobre estos temas por separado:

Estos artículos hablan sobre la WBS (1, 2, 3 y 4). Aquí hablo sobre el uso de los tableros Kanban, y escribí una larga serie sobre reuniones de trabajo, que empieza aquí. Así que las herramientas están descritas.

Mi idea es la siguiente.

La WBS es la herramienta fundamental para conocer y controlar el alcance del proyecto, así que se debe crear junto con el equipo de trabajo al inicio del proyecto, y usarse como referencia en las reuniones diarias para validar el trabajo. Nos indica cuales todo el trabajo que se debe hacer en el proyecto.

El tablero Kanban permite visualizar rápidamente, de todo este trabajo, cual ya se está ejecutando, cual está terminado y cual esta pendiente.

Y esta información es el insumo para las reuniones de revisión diarias. Teniendo a la vista el WBS y el tablero Kanban, cada integrante del equipo de trabajo debe contestar las preguntas:

¿Qué hiciste ayer

¿Qué harás hoy?

¿Hay algún impedimento?

De esta forma todo el mundo mantiene claro el objetivo del proyecto, sabe cual es el estado del proyecto, y se mantiene un nivel adecuado de comunicación.

El siguiente ejemplo muestra una WBS para una boda. 

A partir de este se puede elaborar un tablero Kanban simple.

Cada día, los miembros del equipo de trabajo deberán responder sobre el paquete de trabajo que tienen asignado.


Este esquema de seguimiento y control del proyecto da a todos, en forma natural, visibilidad del objetivo y el estado del proyecto.  

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