¿Como pasar del plan a la acción?

El objetivo de esta entrada es comentar sobre un problema al que el Administrador de Proyectos se enfrenta a diario: de todo lo que debe que hacer hoy, ¿por donde debe empezar? 

El primer problema que enfrenté fue decidir el nombre de la entrada: ¿Como pasar del plan a la acción?, ¿Cual va a ser mi primera tarea de la mañana?, ¿Y ahora, que tarea ejecuto? 

El asunto no es trivial y refleja una situación que se complica cuando se debe controlar mas de un proyecto, y cada uno de ellos es igual de importante. 

En mi caso el requerimiento es algún mecanismo que me permita ver todas las actividades pendientes, de todos los proyectos, y poder decidir de entre todo lo que hay pendiente, qué es lo que se debe ejecutar a continuación. Además debe ser una solución en mi escritorio pero que se pueda alimentar desde el teléfono. Una solución que me permita "vaciar la mante", registrar todo lo que tengo que hacer para no depender solo de mi memoria. Por último, un mecanismo sencillo, que me permita en forma rápida determinar en donde estoy. 

Esta es una propuesta con la que he empezado a trabajar y que me ha funcionado a la perfección: una combinación de Kanban, GTD y la tarea mas importante del día. 

De nuevo, ni remotamente me considero un experto en ninguno de los temas y herramientas que voy a exponer, solo los he usado y emito una opinión en base a mi experiencia y las lecturas que se mencionan. 

GTD

Sobre el método GTD, en wikipedia leemos: Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

De las paginas de ALC Liderazgo y gestión, y de Luissan.net tomo algunas notas: Para ser productivo sin estar estresado, GTD propone un gran cambio: vaciar la mente. 

El motivo es que el tiempo que se mantiene algo en la mente y la cantidad de cosas que se hacen al respecto son, por lo general, inversamente proporcionales. 

Para vaciar la mente hay que seguir cinco pasos. Muy resumidamente, el método GTD consiste en: 

1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar. 

Recopilar: Proceso de captura de ideas, todo llega al “Inbox”. 

Procesar: Sacamos las cosas del Inbox, asignamos prioridad y vamos repartiendo en carpetas dependiendo del tipo de acción que requieran las tareas, en este momento, si podemos hacer algo en menos de 2 minutos que tenga por resultado terminar algo, mejor hacerlo y dar por cerrada esa tarea de la cual nos olvidamos ya permanentemente. 

Organizar: Las carpetas en las que organizamos (digitales, carpetas de papel, cajas, postit, etc.) tienen por nombres y funciones como “Próximo”, en la que introducimos las cosas que se tienen que hacer de manera más inmediata, “Proyecto” son las cosas que tenemos que hacer en algún momento, “En espera” son cosas que dependen de otra persona o circunstancia para realizarse y “Algún día” que es la carpeta donde metemos las cosas que menos prioridad tienen y de las que no tenemos que preocuparnos, ya se harán en algún momento aunque no sea cercano. 

Revisar: Hay que entrar en la aplicación informática o en las cajas con notas de papel o en las carpetas o revisar los postit. Hay que verificarlos de manera periódica para comprobar el estado de nuestras tareas y ver si pueden ser susceptibles de cambiar de carpeta porque hayan podido pasar a otro estado. 

Reprocesamos y vamos cambiando las tareas de carpeta a medida que vamos haciendo cosas, es la clave del método.

Kanban 

El segundo elemento a considerar es el tabero Kanban. 

De Wikipedia tenemos: El Kanban (del japonés: kanban, usualmente escrito en kanji 看板 y también en katakana カンバン, donde kan, 看 カン, significa "visual," y ban, 板 バン, significa "tarjeta" o "tablero") es un sistema de información que controla de modo armónico la fabricación de los productos necesarios en la cantidad y tiempo necesarios en cada uno de los procesos que tienen lugar tanto en el interior de la fábrica como entre distintas empresas. 

También se denomina “sistema de tarjetas”, pues en su implementación más sencilla utiliza son tarjetas que se pegan en los contenedores de materiales y que se despegan cuando estos contenedores son utilizados, para asegurar la reposición de dichos materiales. Las tarjetas actúan de testigo del proceso de producción. 

Otras implementaciones más sofisticadas utilizan la misma filosofía, sustituyendo las tarjetas por otros métodos de visualización del flujo. 

Javier Garzas hace una excelente descripción de como usar kanban en Administración de Proyectos: 

Kanban no es una técnica específica del desarrollo software, su objetivo es gestionar de manera general como se van completando tareas, pero en los últimos años se ha utilizado en la gestión de proyectos de desarrollo software. Las principales reglas de Kanban son las tres siguientes: 

   1- Visualizar el trabajo en Kanban y las fases del ciclo de producción, o flujo de trabajo. Kanban se basan en el desarrollo incremental, dividiendo el trabajo en partes. Una de las principales aportaciones es que utiliza técnicas visuales para ver la situación de cada tarea, y que quizás habrás visto representado pizarras llenas de post-it. El trabajo se divide en partes, normalmente cada una de esas partes se escribe en un post-it y se pega en una pizarra. Los post-it suelen tener información variada, si bien, aparte de la descripción, debieran tener la estimación de la duración de la tarea. La pizarra tiene tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea (ejemplo, en espera de ser desarrollada, en análisis, en diseño, etc.). El objetivo de esta visualización es que quede claro el trabajo a realizar, en qué está trabajando cada persona, que todo el mundo tenga algo que hacer y el tener clara la prioridad de las tareas. Las fases del ciclo de producción o flujo de trabajo se deben decidir según el caso, no hay nada acotado. 

   2 – Determinar el límite de “trabajo en curso”. Quizás una de las principales ideas del Kanban es que el trabajo en curso (Work In Progress) debería estar limitado, es decir, que el número de tareas que se pueden realizar en cada fase debe ser algo conocido. En Kanban se debe definir cuantas tareas como máximo puede realizarse en cada fase del ciclo de trabajo (ejemplo, como máximo 4 tareas en desarrollo, como máximo 1 en pruebas, etc.), a ese número de tareas se le llama límite del “work in progress”. A esto se añade otra idea tan razonable como que para empezar con una nueva tarea alguna otra tarea previa debe haber finalizado. 

   3 – Medir el tiempo en completar una tarea. El tiempo que se tarda en terminar cada tarea se debe medir, a ese tiempo se le llama “lead time”. El “lead time” cuenta desde que se hace una petición hasta que se hace la entrega. 

La tarea mas importante del día. 

Como vemos en el blog Homo Minimus, la Tarea Más Importante del día es una herramienta minimalista en un sistema de organización personal. Supone una simplificación de GTD y otros sistemas más complejos. Por la mañana o por la noche el día anterior, se debe pensar en la acción que realizada le acerque más a sus objetivos o haría avanzar más sus proyectos. Al comienzo del día y antes de hacer nada se debe realizar esa acción o tarea más importante del día. De entre toda la cantidad de posibles cosas que hacer se elige una, centrándose en ella hasta que quede concluida.  

Desde el blog de zenhabits, Leo Babauta hace la propuesta de encontrar la tarea mas importante, que se convierta en el propósito del día.

La idea es bastante simple: la Tarea Mas Importante (TMI) es aquella que más quiere o necesita hacer hoy. 


Puede ser más de una, siempre que se mantenga en un número pequeño, manejable. Es probable que el día se consiga realizar mas tareas, pero, sin importar el resto de cosas que se hagan, es seguro que se van a completar las TMI. 


Leo sugiere que la TMI sea la primera cosa que se haga cada día, justo después de tomar un vaso de agua para despertar. 


Y para Leo, la clave del éxito de las TMI es que al menos una de ellas debe estar relacionada con los objetivos personales importantes en la vida, mientras que las otras dos pueden estar relacionadas con trabajo. 


Esto asegura que todos los días se avance en la consecución de sus objetivos personales. Y eso hace toda la diferencia en el mundo. Cada día, habrá hecho algo para que sus sueños se hagan realidad. Es parte de la rutina diaria: establecer una acción nueva para llevar a cabo a fin de conseguir una meta personal. 


Otra de las claves propuestas por Leo es realizar la TMI como primera acción de la mañana, ya sea en casa o llegando al trabajo. Si se deja para mas tarde, es probable que la actividad del día lo abrume y ya no pueda realizarla, y al completarla desde el principio, el resto del día habrá valido la pena. 


Leo reconoce que no es una idea original. Varias otras referencias nos sugieren aproximaciones similares: Andy, autor del blog egodevelopment propone 10 tips para administrar el tiempo.

Entre otras estrategias, Andy sugiere que la TMI sea la primera que se haga en la mañana, porque incluso si no puede finalizarla de un solo intento, será mucho más probable terminarla en el resto del día. Refiere también que es mejor identificar a la TMI desde la noche anterior.

Por su parte Tony Schwartz en su artículo: "La magia de hacer una cosa a la vez" también recomienda que la TMI sea los primero que se realice en la mañana, preferiblemente sin interrupción, durante 60 a 90 minutos, con un comienzo y fin claros. Si es posible, trabajando en un espacio privado durante este período, o con audífonos que aíslen el ruido. Por último, Tony recomienda resistir a todo impulso a la distracción, ya que a mas dedicación, más productivo será el día.

El ultimo elemento en el sistema propuesto tiene que ver con NO verificar el correo electrónico como primera actividad del día. Como se menciona en este artículo, Julie Morgenstern, autora de "Never Check Email in the Morning " recomienda ocupar la primera hora del día en algo que no sea leer el correo electrónico. Sugiere elegir una tarea -incluso una pequeña- y completarla  al inicio del día. Lograr algo al inicio del día establece el ritmo para el resto del día y garantiza que no importa como se presente el día, al final se habrá completado algo.  

Como se podrá ver, las ideas de las que parte todo no son ni mías, ni nuevas. Lo que he descrito hasta ahora tampoco es una lista exhaustiva de todas las herramientas que he probado. Es más un resumen. Como he dicho, es lo que en este momento me esta funcionando bien. 

Mi propuesta parte del artículo Personal Kanban en el Escritorio de Vinayak Gadkari y esta conformada por dos herramientas: 

1) Una herramienta (Todotxt) que me permite captar todas las actividades nuevas que van surgiendo durante el día, y que junto con el buzón de correo electrónico, conforman el “Inbox” sugerido por el método GTD. 

2) Un tablero Kanban en el escritorio de la computadora, implementado con Stardok fences. 

Todotxt

Todotxt permite gestionar tareas en un archivo de texto plano, de modo que se requiere menos tiempo para administrar las tareas y queda más tiempo para trabajar en ellas. Al ser un archivo de texto plano, no requiere software especializado para manipularlo. Es un esquema portátil, ligero y fácil de manipular. Es estructurado y funciona aún cuando el servidor web no este funcionando o el archivo PST de Outlook esté dañado. 

La idea básica es poner todo lo que se necesita hacer en un solo archivo de texto plano. Eso significa que se puede ver todo con sólo desplazarse hacia arriba y hacia abajo por el contenido del archivo.

La lista de tareas debe ser capaz de decirle cuál es la siguiente cosa más importante para que usted pueda hacerla. Le debe permitir controlar todas las tareas específicas en un proyecto. 

Es independiente de la tecnología, no es necesario aprender una aplicación nueva. Puede organizar el archivo de la forma que desee, permite insertar y borrar tareas muy rápido. 

Como he dicho, en el esquema propuesto el archivo Todotxt forma parte del "Inbox" y me permite capturar tareas en el teléfono o en la computadora en el momento en que las detecto.

Fences.

Fences es un programa que ayuda a organizar el escritorio y se ocultar iconos cuando no están en uso. 

A partir de la idea expresada aquí, lo que se hace hacer un "Tablero Kanban" separando el escritorio en áreas que representan el flujo que debe seguir una tarea.

Los elementos que incluyen el tablero dependen de la naturaleza del proyecto: por ejemplo, en el blog Los Techies suieren un flujo sencillo para desarrollo de software que considere tres columnas: análisis, desarrollo y pruebas. 

Cuando el cliente solicita una determinada característica de un producto de software, se registra como una tarjeta en la columna de Análisis. Cuando se concluye el Análisis, la tarjeta se pasa a la columna de Desarrollo y el concluir el Desarrollo la tarjeta se pasa a la columna de Pruebas. Al final, hemos creado un  flujo de cómo funciona nuestro proceso de desarrollo. 

Esta es una imagen de como esta organizado mi tablero. La principal adición al esquema propuesto por Vinayak  es que en la columna de "esperando" hay un enlace a mi archivo TodoTxt. 

El proceso completo funciona así.

1. Al cerrar el día, hago una revisión del estatus de mis proyectos incluyendo el avance de los planes de trabajo y determino si hay nuevas tareas (personales). En su caso, las registro como "tarjetas" en la columna Entrada (esto es, creo un nuevo archivo de texto cuyo nombre es la tarea y que contenga todos los detalles necesarios en la ejecución de la misma).
2. A lo largo del día, si estoy lejos de la computadora y surge alguna nueva tarea a realizar, la capturo en el teléfono en el archivo Todotxt. Luego proceso las tareas del archivo para crear sus "tarjetas" en el tablero Kanban.
3. En caso de ser necesario, muevo las tarjetas (los archivos de texto) a la columnas que corresponda: Delegar, Planeado, Ejecutando.
4. Si alguna tarea se concluyo durante el día, se mueve a la carpeta "Terminado". 
5. En esta misma revisión, de todas las tareas pendientes, determino cual es la tarea más importante a realizar el día siguiente y la señalo.
6. Al día siguiente, antes de consultar el correo, puedo ver claramente cual es la tarea más importante y dedicar el primer esfuerzo del día a resolverla.

Esa es la idea general. Me permite estar atento a todas las actividades que tengo asignadas en los planes de trabajo, atender las subtareas que de estas se generan e incluso atender actividades de tipo mas personal, siempre logrando que el día haya tenido al menos una actividad altamente provechosa. Finalmente, algunos enlaces a otras herramientas, incluyendo tableros Kanban en linea: Kanbanize, Kanban2go