Algunos consejos para construir la Estructura Detallada de Trabajo (WBS)

La Estructura Detallada de Trabajo es para algunos la herramienta clave para iniciar un proyecto (soy uno de ellos). Sin embargo parece ser una herramienta que, en el mejor de los casos no es aprovechada a su máximo potencial.

Para ayudar a comprender mejor la EDT, comparto ahora un artículo de Tom Mochal y notas de un libro de Liliana Buchtik.

Tom nos presenta en este artículo de TechRepublic algunos consejos para la creación de una estructura detallada de trabajo, y complementan la lista otros consejos que he obtenido del libro Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects: The Most Practical Approach to Work Breakdown Structures (Wbs)! de Liliana Buchtik.

Tom empieza recordando que la EDT ayuda a entender el detalle del trabajo del proyecto, lo que más adelante facilita la elaboración del plan. Se utiliza para visualizar el proyecto separándole en las fases principales, los entregables, y los componentes de trabajo que serán construidos y que se deberán desglosar en las actividades que se requieren para su construcción.

He aquí algunos consejos para tener en cuenta al construir la EDT:

1: Definir al equipo que creará la EDT.

Liliana sugiere establecer y documentar con claridad cuales involucrados en el proyecto participarán en la creación de la EDT, y recomienda incluir a los interesados clave que entiendan claramente el trabajo que requiere el proyecto.

2: Crear un diccionario EDT para grandes proyectos

Tom indica que normalmente no es necesario un diccionario EDT, a menos que se tengan cientos (o miles) de las actividades detalladas. En este caso, tiene sentido colocar toda la información importante en un diccionario EDT que ayuda a mantener un registro de todas las actividades (detalladas y resúmenes), incluyendo una breve descripción, el identificador numérico EDT (1,1, 1.1.1, 1.1.2, etc.), y el esfuerzo estimado. Si el diccionario EDT se controla en una herramienta especializada, la herramienta puede ayudar a hacer el seguimiento de los cambios en el EDT.

Yo considero que es bueno tener un diccionario EDT en todos los proyectos sobre todo porque en la representación que normalmente se usa para el desglose de trabajo no hay espacio para poner detalles.

3: Usar las actividades resumen como metas (milestones).

El EDT debe contener tanto las actividades detalladas como las resumen (una actividad resumen se puede desglosar, una actividad detallada ya no se puede desglosar). Tom recomienda incluir milestones que se refieren a actividades resumen y que indican que cierto conjunto de tareas detalladas se ha terminado. Esto es: una actividad de resumen se puede utilizar como un hito, indicando que todos los trabajos subyacentes se han completado.

4: No incluir requerimientos en la EDT

Si se coloca un entregable en la EDT, este puede descomponerse en las actividades que se requieren para crearlo, no en los requerimientos que le describen. Los requerimientos no pertenecen a la EDT.

5: Agregar a la información de la EDT los atributos adicionales que sean necesarios.

Puede ser útil agregar a la EDT campos como el responsable de elaborar el entregable o paquete de trabajo. También se recomienda incluir el costo del entregable, lo que permite enlazar la herramienta con el control de costos del proyecto.

6: Actualizar la EDT las veces que sea necesario.

Liliana nos recuerda que el EDT es un documento dinámico, por lo que debe actualizarse cuando se requiera, siempre haciendo uso adecuado del control de cambios. Este control de cambios debe tomar en cuenta los mecanismos de aprobación acordados con el patrocinador del proyecto, y deben revisarse otros documentos que puedan ser afectados como el diccionario de la EDT.

7: Obtener la aprobación de la EDT

Cuando la EDT se ha completado, se debe obtener la aprobación del Patrocinador del proyecto, para asegurar que contiene todo el alcance que se espera del proyecto.

8: Conformar la línea base del alcance

Liliana destaca que el enlazar la EDT con el cronograma y los costos permite determinar si todo el alcance definido y aprobado ha sido planeado y que solo se ha planeado lo necesario para el proyecto. En este momento se debe establecer la línea base del alcance del proyecto, compuesto por el EDT, el diccionario del EDT y el enunciado de alcance del proyecto.

En su libro Liliana nos da algunas otras sugerencias sobre cómo usar la EDT para ayudar en la Comunicación y en el control de Riesgos, de Adquisiciones, de Recursos Humanos y Calidad. Recomiendo ampliamente su lectura.

Referencias.

Buchtik, L. (2010). Secrets to Mastering the WBS in Real-World Projects: The Most Practical Approach to Work Breakdown Structures (Wbs)!. Sylva: Project Management Institute.

Mochal, T. (2008, September 3). Five tips for building a Work Breakdown Structure. IT Leadership. Retrieved September 1, 2010, from http://blogs.techrepublic.com.com/tech-manager/?p=588

Mdd. WBS Control Matrix. 2007. Wikimedia commons, na.http://commons.wikimedia.org. Web. 1 Sept. 2010. from http://commons.wikimedia.org/wiki/File:WBS_Control_Matrix.jpg