Mitos de la Administración de Proyectos

Pat Gray presenta en la página Stumbleupon 10 mitos de la Administración de proyectos (aquí y aquí):

1) El administrador debe controlar su proyecto

Pat considera que se debe dar la impresión de "control", pero controlar no es quizá la forma más útil para manejar un proyecto. Es mejor y más realista pensar en términos de dirigir, gestionar, orientar. Normalmente hay demasiadas variables y muchas cosas fuera del control directo del Administrador de Proyecto como para pensar que se tiene todo el control. 

Como señala Pat, el título del rol es "Administrador de proyecto" o "Líder de Proyecto" y no "Controlador del Proyecto".

2) La estimación es una ciencia

Si bien es posible empezar con algunos buenos números iniciales basados en fórmulas y / o escalas de tiempo real-de proyectos anteriores, los métodos científicos para realizar estimaciones son sólo el comienzo. Hacer buenas estimaciones es  un verdadero arte que como menciona  Pat se aprende y se puede mejorar con los años.

3) La Documentación del Proyecto no es esencial

Pat considera que esto no es un problema frecuente, pero existe. En mi experiencia podría decir que en Latino América si parece ser un problema frecuente: los proyectos no se documentan de forma adecuada.

La documentación del proyecto, como bien destaca Pat, es clave no sólo para el éxito del proyecto y  proporciona un registro auditable necesario para los análisis posteriores a la finalización del proyecto.

4) El Plan nunca debe cambiar

Pat refuerza este comentario con una anécdota personal. Yo apuntaría que si bien  es cierto que el cliente puede saber lo que espera al final del proyecto, normalmente no sabe cuál es la mejor forma de llegar ahí. Y si eso estuviera controlado, siempre hay un sinfín de factores externos que pueden alterar el desarrollo del proyecto. Es por eso que siempre se debe estar abierto a cambios en el proyecto y contar un mecanismo control de cambios acordado con el cliente desde el principio.

5) Los buenos líderes técnicos serán buenos Administradores de proyectos.

Las habilidades técnicas de liderazgo son diferentes de las capacidades de gestión de un proyecto. Concuerdo con Pat en que esto no quiere decir que una persona con buenos conocimiento técnicos no pueda ser Administrador de proyecto, pero los gerentes de de proyecto son  responsables de personas - orientan a los miembros del equipo, clientes, vendedores, personal de apoyo y la alta dirección. Los recursos técnicos normalmente son valorados por su destreza técnica más que sus habilidades de la gente.

6) El cliente siempre tiene la razón

Este mito es común pero no es del todo cierto. La realidad, en especial para los Administradores  de proyecto, es que una gran parte de su trabajo es ayudar a los clientes a estar en lo cierto.

7) La planificación adecuada evita todos los problemas.

Pat considera que la planificación del proyecto se trata de evitar problemas, y señala que en un entorno realista de proyectos, todo el mundo sabe que hay "cosas" que pueden suceder. Los miembros del equipo se pueden enfermar o los proveedores no entregarán a tiempo. Un buen Administrador de proyecto trabaja para minimizar el riesgo, pero también prepara un plan de contingencia por si acaso. 

8) Hay que tomar las cosas con calma.

Tener una actitud positiva acerca de nuestros proyectos no significa que estos tendrán éxito. El trabajo duro, un buen equipo, la cooperación de los interesados y la planificación a fondo son tan importantes como una buena actitud.

9) El Administrador del proyecto sabe más que su equipo

Pat comenta que un buen equipo puede hacer casi cualquier cosa, con o sin Administrador y a veces a pesar de tener un pésimo administrador. 

La recomendación aquí es que el Administrador no debe asumir la microgestión de los equipos, tratando de tomar todas las decisiones y excluyendo a los miembros del equipo de actividades como la estimación de la viabilidad, el diseño o las reuniones de avance. 

10) Seguir "La" Metodología asegura el éxito del proyecto.

Para Pat el mito favorito de la gestión del proyectos - la sobre importancia que se otorga a  las metodologías. 

Coincido con Pat en que no hay una metodología única en el mundo que puede resolver los problemas de un equipo disfuncional, una pobre dirección del proyecto, la falta de apoyo de la organización, un pésimo ambiente de trabajo y/o un objetivo imposible. Las metodologías son herramientas que ayudan a un proyecto tenga éxito, pero la mejor metodología será derrotada por la incompetencia.

Pat Cierra con un párrafo que invita a la reflexión:

Para ser un Administrador de proyectos exitoso, no se debe aceptar ciegamente todo lo que se escucha o aprende. Hay que apegarse más la realidad, la clave para ser un Administrador de proyecto con éxito es un buen equipo, utilizando la metodología adecuada para el Administrador, el proyecto y su organización, y trabajar en los problemas antes de que se salgan de control.

Como siempre, mi invitación a que lean el artículo original y compartan sus opiniones al respecto.