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septiembre 25, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 2-Reuniones efectivas

Staff meeting
A partir del correo de Smartdraw y otros artículos recupero algunas ideas que pueden ayudar a que la siguiente reunión del proyecto sea exitosa.


Como complemento se han considerado también algunas ideas mencionadas por Barbara Sribel en su libro "The Manager's Guide to Effective Meetings", Pedro Robledo en su artículo "5 Pasos para preparar una reunión con éxito" y por Miguel Angel Aguirre que proporciona algunas ideas en su "Guía: reuniones de trabajo eficaces".

Lo primero que destaco es una interesante afirmación: "Los estudios reportan que el empleado promedio pierde casi un día por semana en reuniones improductivas... Debido a que en la mayoría de las reuniones nadie toma notas e incluso si lo hacen nadie asigna tareas de una manera que fomente la rendición de cuentas".

Entonces, ¿cuál es el secreto de las reuniones efectivas?


Sólo hablar de lo que hay que hacer no consigue nada. Las recomendaciones para esto son:
  • Asignar cada tarea a una persona específica, para completar en una fecha específica.
  • Crear una agenda con anticipación. Mostrar en la sesión.
  • Asignar elementos de acción a cada persona en tiempo real, sin espacio para diferentes interpretaciones de las medidas adoptadas y haciendo a la persona asignada públicamente responsables de completar la tarea.
  • Distribuir el documento de elemento de acción (minuta) en formato físico o electrónico.
Pero antes de eso hay que decidir cuándo es el momento de tener una reunión. En su correo quincenal, Margaret Meloni sugiere tener reuniones:
  1. Cuando la información compartida requiere que las personas estén juntas para discutir y definir su acuerdo, desacuerdo o confusión.
  2. Cuando se solicita un grupo revisar y aprobar un planteamiento o decisión.
  3. Cuando es importante que todos los involucrados estén juntos (en persona o virtualmente) al mismo tiempo, con el fin de escuchar y discutir la misma información.
  4. Cuando se sabe que estando reunidos la información se va a comunicar con mayor claridad y ayudará a disipar rumores o confusión.
  5. Cuando se sabe que los involucrados quieren hacer preguntas o plantear inquietudes.
Por ejemplo, si hay un correo electrónico (o una serie de correos electrónicos) convirtiéndose en conversaciones tensas o importantes, hay que llamar a las partes involucradas en conjunto y aclarar las cosas de forma rápida y eficaz. O cuando se tiene un anuncio importante que la gente debe recibir personalmente, incluso si requiere menos de cinco minutos.


Más ideas desde el blog de PM Training Online en este artículo, en este otro de Richgee, y en este de Geoffrey James.

Ser breve. Siempre se debe tratar de reducir a la mitad del tiempo la reunión. Si se requiere una hora, ¿Se puede hacer en 30 minutos? Cuanto más corta sea la reunión, más rápido regresa a trabajar el equipo. Además, esto lo agradecen todos los asistentes.

Tener una meta, claridad en los los objetivos, temas, y el proceso a seguir. La mayoría de las reuniones son ineficaces porque serpentean a través de temas, tareas, resultados, o presentaciones. Es mejor averiguar previamente lo que debe suceder, determinar cuáles son las expectativas, y asegurar que cada asistente esté preparado para tomar decisiones rápidamente. Tener una agenda y adherirse a ella.

Planificar la Reunión. Nunca hay que asistir a una reunión para simplemente "improvisar". Los asistentes pueden sentir la falta de preparación, así que hay que planificarlas bien, crear una agenda, y compartir esa agenda con todos los asistentes previstos con un día de antelación, si es posible. Eso le da a todo el mundo el tiempo suficiente para preparar sus contribuciones, de ser necesario.

Ninguna reunión debería durar más de una hora.


Eli destaca que planificar las reuniones ayuda a evitar tomar malas decisiones, el progreso lento, la pérdida de tiempo y recursos, confusión e incertidumbre,. Y entre los logros que se pueden obtener de la planificación preventiva, considera: El tiempo de la reunión es bien empleado, se pueden observar progresos regulares y sustanciales, mejora la calidad de la toma de decisiones, dar a los involucrados un sentido de la inclusión, de trabajo en equipo, y de propiedad compartida del proyecto y la toma de decisiones, logrando también un sentido propósito, claridad, confianza y orgullo por los logros del grupo.

Miguel sugiere trabajar con grupos reducidos de entre 6 y 10 personas y destaca que se debe procurar que todos los participantes aporten por igual tratando de evitar que algún monopolice la reunión. Sugiere que no se realicen reuniones demasiado largas y recomienda una duración de una hora u hora y media.

Hay que propcurar no convocar nunca reuniones a la primera hora de la mañana ni después de comer, envíando la convocatoria con el orden del día con tiempo suficiente para que los asistentes puedan estar preparados.

Personalmente me parece que una reunión de 50 minutos, mas 10 para cerrar acuerdos debería ser suficiente. Si hay mas puntos a tratar o la agenda no se ha agotado, lo mejor es convocar a una nueva reunión.


Espacio. Hay que asegurarse de que se va a tener disponibilidad de un espacio apto para una reunión, sin interrupciones, y con todo lo necesario para el buen desarrollo de la misma.

Secretario. De ser posible, hay que asignar formalmente a alguien el rol de "Secretario" que documente y resigstre las desiciones tomadas y las acciones a emprender. Esta persona puede o nó ser el mismo Administrador de Proyectos, dependiendo de factores como la complejidad de los temas a tratar, de la cantidad de personas invitadas a la reunión, etc.

Al final de la reunión el Secrtario debe recapitular todos los acuerdos, las personas a las que fueron asignados y las fechas compromiso. También debe recordar todas las desiciones que se tomaron.

Esperar contribuciones. A continuación, esperar contribuciones. Hay que preparar el orden del día para dar entrada a todos los participantes.

No llevar comida. No suministrar comida, y no dar ninguna indicación de que la comida está bien en las reuniones. Es perturbador, hace que a la gente le de sueño, y es simplemente poco profesional. Y para aquellos participantes hambrientos que no traen comida, puede ser muy molesto. No hay comida. Punto. A menos que usted se esté planeando una sesión de todo el día. Solo en este caso se puede dar comida.

Planear reuniones multimedia. Las personas absorben información de diferentes maneras, así que es mejor tratar de atender a los participantes visuales (ojos), auditivos (oídos), y kinestésicos (tacto). Para ello se sugiere usar diapositivas, hablar con claridad, y entregar una hoja de papel con los temas de la reunión.

Llegar temprano. No se debe llegar tarde a las reuniones. Hay que llegar antes de tiempo para asegurar que la habitación está organizada, hay suficientes sillas, proyector y computadora, la temperatura es adecuada, etc. Si hay un problema o emergencia, hay que tener tiempo para actuar.

Iniciar a tiempo. Scott Berkun nos da algunas recomendaciones para el arranque de las reuniones de trabajo (en el artículo: "Cómo iniciar sesiones a tiempo").

Scott es claro: Iniciar y terminar las reuniones a tiempo es fácil. Una persona con poder simplemente tiene que decidir hacerlo, y el resto le sigue. 

Algunas de las recomendaciones de Scott son: 

1) Quien convocó la reunión, debe hacer su trabajo. Quién convocó la reunión debe: 

i) llegar a tiempo 
ii) escribir la agenda en el pizarrón, como una lista de viñetas
iii) Administrar la conversación para conceder la voz a la gente correcta en el momento oportuno 
iv) Asegúrarse de que los temas ajenos se traten fuera de la reunión. Si este punto no se hace, la reunión va a resultar un fracaso.

2) Hay que conocer el comportamiento de la persona mas importante para la reunión (Scott los llama "la realeza"). La mayoría de las reuniones no se iniciará hasta que esta persona llegue y el resto del equipo lo sabe. Si esta persona llega a tiempo, todos los demás llegarán a tiempo. Si esta persona acostumbra llegar 10 minutos tarde, todos los demás lo seguirán. Hay que "ir por esta persona a su lugar y escoltarlo a la reunión".

Saludar a los asistentes. Darles la bienvenida.

Mantener el ritmo de la reunión. El Administrador del Proyecto controla la reunión. Hay que asegurar que empiece a tiempo, vigilar el programa, la evolución de los temas y detener cualquier intento de hacerla más larga. Tomar notas de los temas que surjan y mantener el foco.

Revisar solo pocos temas. Hay que ser realista acerca de lo que puede lograr y centrarse sólo en los temas más importantes, la información relevante y la toma de decisiones.

Dar seguimiento al tiempo. Cada reunión debe comenzar con una persona asignada a cotrolar el reloj (Puede ser el "Secretario" que mencionabamos en el post anterior). Alguien debe tener asignado el avizar: "faltan 20 minutos", "tenemos 15 minutos para acabar", "disponemos de 5 minutos". Scott considera que estas tres interrupciones son todo lo que se necesita para recordar a todos mantener el rumbo. 

Terminar a tiempo (o antes). Siempre hay que respetar el tiempo específico para las reuniones. La gente tiene otras cosas que hacer, incluso otras reuniones a las cuales asistir. Así que hay que empezar a tiempo, terminar a tiempo, y cubrir los materiales previstos.

Cuando las reuniones se suceden una tras otra, no se reserva tiempo para el traslado de un lugar a otro. Cambiar de sala implica tiempo, aún si las salas están en el mismo piso. Así que Scott recomienda terminar un poco antes para que la gente tenga tiempo de trasladarse a su siguiente reunión. Si es posible, hay que tratar de terminar 5-10 minutos antes.


Sólo tener reuniones importantes. Si se convoca a una reunión para "Discutir cómo es triplicar el salario" la gente llegará a tiempo - el concepto de reunión no es malo pero el asunto que se trate es lo que realmente importa. Si todo el mundo siempre llega tarde es que no considera importante asistir. 

Nunca cancelar. Nunca realmente no significa "nunca". Pero no se debe hacer un hábito la cancelación la reunión de avance semanal sólo porque hay muy poco para cubrir. Incluso si la reunión sólo va a durar 5 minutos, no se debe cancelar. La consistencia genera participación y asistencia. Tan pronto como se empiecen a cancelar las reuniones periódicas, los niveles de asistencia bajarán drásticamente y las reuniones perderán su importancia.

Agradecer a los asistentes. Agradecer a la gente por asistir, responder a cualquier pregunta la gente pueda tener, y dar seguimiento a las solicitudes finales de los asistentes.

Por último, además de planear una reunión exitosa, se debe planear la forma de enfrentar los posibles problemas, y estar preparado para hacer frente a cualquier escenario contrario al objetivo buscado. Pedro hace una interesante reflexión all respecto: "Todas las reuniones son por definición políticas, pero si además se van a tomar decisiones o se va a llegar a acuerdos, entonces hay que llegar a la reunión con las cosas muy claras y, a ser posible, cerradas. Lo peor que puede pasar en una reunión con intereses enfrentados es abrir el melón encima de la mesa."

Bibliografia
Streibel, B. (2003). The manager's guide to effective meetings. New York: McGraw-Hill. 

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