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enero 17, 2011

Administración de proyectos - una visión básica

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El segundo post del año es un regreso a lo básico.

Como en esta entrega me permito comentar un artículo que pude leer en mi suscripción electrónica al boletín de Method123 denominado "Project Management for Dummies" en el que se el autor propone 5 pasos para manejar cualquier proyecto:
Paso 1: Establecer los objetivos

El primer paso que se sugiere es reunir al equipo y juntos establecer los objetivos del proyecto. Esto significa que deberá indicar claramente lo que se espera lograr, el tiempo del que se dispone y cómo delinear la forma en que va a trabajar. En esta reunión se debe buscar el involucramiento de todos los interesados.

El artículo sugiere que también se involucre al cliente en esta reunión, para que explique las razones por las que el proyecto es importante para su negocio. Es importante que también explique los plazos que tiene considerados y el nivel de calidad que espera. El equipo solo se comprometerá con el objetivo del proyecto, el tiempo estimado y los objetivos de calidad si realmente los ha entendido.

Consejo 2: Planear, planear y planear

El siguiente paso es planificar el curso de acción que permita alcanzar las metas. Hay que trabajar con todo el equipo para identificar todas las tareas principales, estimar la duración de cada tarea y crear el plan de trabajo del proyecto. A continuación, asignar recursos a cada tarea para que todos en el equipo sepan lo que tienen que hacer y cuándo deben hacerlo. Por último, se debe presentar el plan al cliente para obtener sus comentarios.

Consejo 3: Medir, Supervisar y Controlar

Enseguida se puede empezar a medir el progreso contra el plan y dar seguimiento periódico (semanal, quincenal) para asegurar de que el plan se está cumpliendo.

También es necesario controlar las solicitudes de cambio (cuando alguien solicita cambios en el alcance o los resultados finales). Aún cuando parezcan buena idea de momento, los cambios en el alcance del proyecto a menudo matan a los mejores planes.

Consejo 4: Comunicar de forma clara

La aceptación y motivación del equipo y del cliente se sustentan en un flujo adecuado de comunicación.

Se debe reportar el estado del proyecto mediante reportes periódicos (semanales, de preferencia). Y se deben sostener reuniones periódicas con el equipo para revisar el estado del proyecto, mantenerlos informados de los progresos en las reglas del juego y lo que queda por delante.

Consejo 5: Trabajar de forma inteligente

Como el tiempo y los recursos para trabajar el proyecto son limitados, se debe trabajar con ellos de manera inteligente. Hay que administrar con cuidado el tiempo. El artículo sugiere usar "listas de tareas" para dar prioridad a su trabajo, limitar el número de reuniones y hacer solo llamadas telefónicas breves.

Recomienda también trabajar sólo en las tareas ya priorizadas, y si surge algo que no es crítico, tomar nota de ello y seguir adelante.

Hasta aquí las ideas del artículo original. Como se advirtió, es un planteamiento básico pero claro: Definir objetivos, planear, priorizar las tareas, controlar haciendo mediciones reales y comunicar todo el tiempo.

Por cierto, existe un libro homónimo al texto que da origen a este post, y se puede encontrar aquí:

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