La hoja de ruta: administración de proyectos paso a paso

En la misma línea que el post anterior ahora comparto un post en el que Jason Westland nos propone una metodología que explica paso a paso como administrar proyectos.

Jason nos recuerda que a menudo los proyectos pueden ser caóticos y recomienda que para permanecer centrado y lograr el éxito, se ataquen paso a paso, lo que permitirá tener control total sobre cada acción que se emprenda.

El primer paso es definir el Plan de trabajo del Proyecto, o lo que Jason llama la "Hoja de Ruta", que es un diagrama DE ALTO NIVEL que muestra los pasos a seguir en el proyecto de principio a fin, en donde cada actividad está claramente definida y todas las tareas se colocan en un orden lógico, desde el inicio y hasta el cierre del proyecto.

Después de crear el plan de trabajo del proyecto, se debe obtener la autorización del patrocinador del proyecto luego comunicar claramente los pasos al equipo. De esta forma, todo el mundo sabe lo que tiene que hacer para entregar el proyecto, de principio a fin.

El siguiente paso que propone Jason es crear un plan de proyecto detallado que muestre todas las tareas necesarias para completar los pasos en su Hoja de Ruta. A continuación, sugiere revisarlo para asegurar el plan está perfectamente alineado con la Hoja de Ruta.

En la ejecución del proyecto Jason sugiere usar la Hoja de Ruta para mantener el control. Ponerla en un lugar visible para que el equipo pueda verlo. Cada vez que se detecte la necesidad de un cambio, se debe usar la hoja de ruta para determinar si el cambio en realidad debería ser implementado.

Al referirse constantemente a la Hoja de Ruta el equipo fácilmente puede identificar el impacto de los cambios, los riesgos y problemas en el proyecto. A simple vista se puede ver si estos van a repercutir en la capacidad de entregar su proyecto a tiempo.

Una hoja de ruta clara ayuda a tomar decisiones sobre la ejecución del proyecto sin perder de vista el objetivo final. Además se puede usar para informar a los patrocinadores sobre el progreso del proyecto, y también ayuda al mostrar al equipo el progreso del proyecto hasta la fecha para aumentar la motivación y la moral.

Hasta aquí el artículo de Jason. Cierro comentando que este concepto de "Hoja de Ruta" es muy interesante y su aplicación definitivamente ayuda a mantener el proyecto centrado. Además no hay que pensar mucho como puede ser el formato de esta "Hoja de Ruta", la WBS o estructura detallada de trabajo muestra claramente cuál es el producto final que se espera del proyecto. Bien utilizada, la WBS puede ser nuestra "Hoja de Ruta".

Bibliografía.

Westland, J. (2009, December 3). How to Manage Projects Step-by-Step. The International Community for Project Managers (ICPM). Retrieved August 25, 2010, from http://www.theicpm.com/articles/becoming-pm/391-how-to/3362-manage-step-by-step