Cinco reglas de oro de la Administración de Proyectos

Jason Westland escribió en el pmworldtoday (http://www.pmworldtoday.net) un artículo titulado: The 5 Golden Rules of Project Management (http://www.pmworldtoday.net/tips/2009/dec/Advisory-Westland-5GoldenRulesofPM.html).

Las cinco reglas de oro de la Administración de Proyectos que Jason Propone son:

Controlar el tiempo en forma cuidadosa.

Cada tarea debe estar registrada en un plan de proyecto, en el momento preciso en que debe ocurrir. Jason sugiere actualizar semanalmente el plan registrando la el tiempo que se ha dedicado a la realización de tareas, identificando cuando están adelantadas o atrasadas de acuerdo a la línea base (lo que se había programado originalmente).

Sugiere también realizar el seguimiento del porcentaje completado de cada tarea y si alguna se ha atrasado, asignar más recursos o reducir el alcance de la tarea.

Una tercera opción que Jason no considera es reprogramar las tareas atrasadas, cuando esto sea posible.

Vigilar y administrar los costos y demás aspectos financieros.

Cada elemento del proyecto incurre en un costo. Al inicio se deben identificar todos los costos en los que se va a incurrir y obtener la autorización del patrocinador del proyecto para ejercerlos.

Durante la ejecución se debe registrar cada gasto a medida que se produce - incluyendo recursos humanos , equipos y materiales. Constantemente se debe comprobar que el gasto real no supere los gastos planeados. Y si ocurre hay que informar al patrocinador para tomar decisiones al respecto.

Asegurar que se establezcan objetivos de calidad.

Es necesario especificar con toda precisión desde el inicio cuales son los resultados esperados que el proyecto y los objetivos de calidad asociados a cada resultado. Estos resultados también deben ser acordados con el patrocinador.

En las reuniones semanales hay que revisar la calidad de cada entregable producido, y si no se ajusta a las normas, debe arreglarse inmediatamente, nunca hay que esperar hasta el final del proyecto antes de arreglar los problemas de calidad.

Controlar el detalle del alcance

El alcance se define como "el conjunto de entregables que deben ser producidos por el proyecto". Hay que asegurarse de que este definido y que no se modifique sin autorización del patrocinador.

Cada semana debe comprobarse que el equipo esté trabajando sólo en el conjunto de entregables acordados. Compruebe que todos los entregables producidos coincide exactamente con las especificaciones definidas para el mismo.

Resolver los problemas en forma temprana.

Si surgen problemas durante el proyecto, deben resolverse pronto. Hay que enfocarse en ello antes de que suponga un retraso de su proyecto. Los problemas se deben registrar formalmente y darles seguimiento hasta que sean resueltos. Las cuestiones sin resolver pueden provocar retrasos y eventualmente el fracaso del proyecto.

Estas ideas pueden ayudar a controlar el proyecto, sin perder de vista que finalmente la aplicación de las mismas depende de las habilidades blandas y duras del administrador, y que no de trata de un checklist que se aplica una vez, sino actividades que se deben realizar en forma cotidiana.

Referencia: Westland, J. (2009). The 5 Golden Rules of Project Management. PM World Today, XI (XII). Retrieved May 1, 2010, from http://www.pmworldtoday.net/tips/2009/dec/Advisory-Westland-5GoldenRulesofPM.html