La Oficina de Proyectos de una sola persona.

"Office Worker with Two Monitors"
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Propuesto por J. Alex Sherrer en el blog de PMHut, traigo ahora el artículo denominado "La Oficina de Proyectos de una sola persona."

Una oficina de Administración de proyectos puede ser un recurso valioso para los administradores de proyecto, ya que proporciona liderazgo, entrenamiento, conocimientos, mejores prácticas, priorización de proyectos y procesos alineados a la organización. Pero aunque cada vez más empresas están creando oficinas de administración de proyectos, la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen una PMO.

Pero eso no significa que no pueda existir una PMO de una sola persona. A través de pequeños pasos se pueden sentar las bases de las mejores prácticas dentro de la compañía y no sólo ayudar a la organización, también se tendrán documentos, procedimientos y prácticas de administración de proyectos consistentes. Y esto no tiene que tomar mucho tiempo. Se puede  comenzar con las áreas más importantes del entorno, recordando que lo importante es iniciar y mantener haciendo progresos y mejoras consistentes.

Lo que el artículo sugiere tener es:

Un repositorio de información:  El primer paso es tener un lugar para concentrar los archivos de proyecto, plantillas y materiales de capacitación. Las buenas prácticas de gestión de la información son vitales porque si los documentos no pueden ser fácilmente localizados o quedan obsoletos, el esfuerzo no serviría de nada. La información que no se puede encontrar, independientemente de lo buena que sea, es igual de mala que no tener información en absoluto.

Plantillas de documentos del proyecto: Usar plantillas puede ayudar a ahorrar tiempo y a asegurar que no se pasen por alto puntos importantes. Las plantillas también pueden servir como herramientas de aprendizaje para otras personas que puedan ocasionalmente tener necesidad de administrar proyectos. No es recomendable tratar de tener plantillas para todo desde el principio, hay que empezar con los documentos más importantes, manteniéndolos lo más simple y flexible posible. En internet se pueden encontrar plantillas del proyecto que sirven como base para personalizarlas y adecuarlas a necesidades específicas. Algunos documentos que son candidatos para crearse mediante plantillas son el acta del proyecto, los registros de interesados, de riesgos, de asuntos,  y de cambios, gráficos RACI, y la matriz de trazabilidad de requisitos.

(En este blog ya se ha tratado el tema del uso de plantillas en la administración de proyectos. Específicamente en este post y en este. Incluso en este post se puede descargar un Kit. Nota del Traductor)

Lecciones aprendidas del proceso: las lecciones aprendidas son parte integral de la mejora continua, ya que estamos destinados a cometer los mismos errores una y otra vez si no podemos aprender de ellos. El proceso de lecciones aprendidas debe ser una parte visible desde el inicio hasta el cierre del proyecto.

Procesos de cierre de proyecto: Cuando se tiene un repositorio y lecciones aprendidas, se va a requerir incorporar los artefactos del proyecto en el cierre administrativo del mismo. Para ello se requiere el control, catalogación y presentación de la información del proyecto.

Formación: Seminarios y cursos son una excelente manera de involucrar a otros en el aprendizaje de temas de administración de proyectos sin que se sienta como si les estamos obligando. También se sugiere como oportunidades de aprendizaje realizar discusiones en torno a la mejora de plantillas que se usen en el proyecto.

Planes subsidiarios: Es altamente recomendable el de plantillas para planes subsidiarios, sobre todo en proyectos grandes y complejos.

Sistema de control de cambios / configuración del sistema de gestión: Debe existir un sistema de gestión de cambios documentado, estandarizado.

Retorno de inversión: Para muchos proyectos, el proceso de selección es informal o se produce fuera del ámbito de responsabilidad del Administrador del Proyecto. Sin embargo, sin mediciones explícitas del impacto del producto final del proyecto, servicio o resultado, no se puede realizar revisiones posteriores. Así que una de las mejores prácticas que puede establecer es trabajar con el patrocinador u otros miembros de la organización para determinar los parámetros de medición, y luego revisarlos después del cierre del proyecto para medir el impacto final.