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abril 01, 2014

Kit de supervivencia para Administradores de Proyectos

Lego Mindstorms kit
En este blog ya se ha tratado el tema del uso de plantillas en la administración de proyectos. Específicamente en este post y en este.


Ahora se me ocurrió la idea de conjuntar mi propia versión de un Kit de supervivencia para Administradores de Proyectos, a partir de un artículo de la revista CIO en donde Gary Hamilton, Gareth Byatt y Jeff Hodgkinson presentan una lista de los elementos mínimos que debe contener un kit de este tipo.

Yo he adaptado esta lista agregando algunos elementos que a mi parecer faltan en la lista original.

Los elementos que conforman mi versión del kit son:

  • Enunciado de trabajo (Y definición de Éxito): Los autores recomiendan realizar una reunión (yo creo que debe ser la reunión de arranque del proyecto) en la que todas las partes interesadas se alinean para el establecer el significado de "éxito".
  • Plan de Administración del Proyecto: Este documento establece las directrices para controlar todo el proyecto.
  • Registro de Riesgos: La gestión eficaz del riesgo es fundamental para el éxito del proyecto. El autor recuerda que la deficiente administración de riesgos es una de las tres causas principales de que un proyecto empiece a tener problemas. El registrar los riesgos sirve como un mecanismo de seguimiento activo para peligros u oportunidades potenciales en el proyecto.
  • WBS y Cronograma del Proyecto: la WBS y el cronograma detallados constituyen la hoja de ruta para el proyecto.
  • Presupuesto del proyecto: Este documento permite controlar y monitorear los gastos del proyecto.
  • Análisis de los interesados: Mediante esta herramienta se puede conocer a los interesados del proyecto y sus características.
  • Plan de Comunicación: Ningún proyecto debe llevarse a cabo sin un plan de comunicación. La planificación de cuándo, qué, y a quién comunicar los cambios del proyecto - y la comprobación de la eficacia de estas comunicaciones - es esencial para el éxito del proyecto.
  • Lecciones aprendidas: Mediante este documento conocemos la experiencia y las lecciones de proyectos anteriores.

A la lista original yo agregué algunos documentos que considero igualmente importantes
  • Registro de recursos: Permite controlar la información relevante de los recursos del proyecto.
  • Reporte de avance: Plantilla que permite reportar el avance del proyecto con una sencilla hoja de cálculo.
  • EVM: Plantilla para realizar el Análisis de Valor Ganado del proyecto.
  • Registro de Acuerdos: Este documento permite registrar los acuerdos de reuniones de trabajo.
Finalmente integré un archivo de trabajo a partir de información que he recabado con el tiempo.

Vale una aclaración: Yo no soy el autor de las plantillas. Son documentos que he recabado de Internet y solo los he unificado en una hoja de trabajo. Si los propietarios de los derechos autorales de los documentos originales quieren que los remueva del kit, solo tiene que solicitarlo mediante la forma de contacto.

El archivo con las plantillas puede consultarse aquí.

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