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enero 30, 2015

Seis reglas para elaborar una buena EDT (WBS)

WBS.png
"WBS" by DoD - DoD. Via Wikipedia.
En el blog de CapTech me he encontrado un artículo de Tim Fite que nos comparte algunas reglas para elaborar una buena EDT.

Como bien reconoce Tim, no se trata de un conocimiento nuevo que vaya a revolucionar el campo de la Administración de Proyectos. Al contrario, se trata de un repaso a cosas que ya se han escrito. (De hecho, apenas unos dias atras una amable lectora platicaba del tema en este post -La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha-).

1. La motivación básica o el Imperativo Existencial

En primer lugar, si no se tiene una EDT, ni siquiera ay que seguir leyendo. Una EDT que no existe no tiene por qué seguir ninguna regla en absoluto.

(En articulos anteriores como este y este hablamos ya de la utilidad de contar con una EDT para el proyecto. Nota del Traductor).


2. Sustantivos, no verbos.

La siguiente recomendación es siempre poner entregables en los primeros niveles de la EDT.

"Recopilar requisitos" no aparece en el Nivel 1 de una EDT
"Requisitos del documento" si aparece

Sólo se deben poner tareas cuando se han desarrollado varios subniveles, y se ha llegado a paquetes tan razonablemente pequeños y estimables que ya es necesario indicar tareas para completarlos.

3. La regla del 100%.

Cada nivel de la EDT debe, por si mismo, expresar el 100% de lo que el proyecto debe entregar.

Es recomendabla asegurar que el equipo de trabajo entienda lo que que ese 100% representa en cada nivel, lo acepte y lo asimile. Hay que entender también que cualquier característica que no sea parte del Nivel 1 de la EDT, no es parte del proyecto.

Lograr que cada elemento de la EDT represente el 100% del proyecto ayuda también a identificar y prevenir problemas, incluso en las reglas de negocio: Cuando una regla de negocio no se puede expresar como parte de un elemento de la WBS, es probable que se deba a un problema de entendimiento.

4. Que incluír y que no incluír.

La EDT WBS no incluye sólo los entregables esenciales de un proyecto, sino que también es para todas los entregables internos. El Nivel 1 debe incluir todos los siguientes elementos, según proceda:

Documentos de requisitos
Documentos de Diseño
Informes de pruebas
Plan de implementación de producción

Comúnmente, los entregables principales serán menos de la mitad del Nivel 1 una buena EDT. Pero esto puede ser exagerado. Pero hay que tener cuidado y validar si todas los documentos exigidos por la PMO deben considerarse como un entregable interno en la EDT. Como regla general, si el documento refleja una gran cantidad de información, es recomendable incluirlo.

5. Elementos excluyentes.

Se espera que los elementos de la EDT sean siempre mutuamente excluyentes; sin solaparse en absoluto.

La EDT documenta entregables que no se superponen, pero es posible reorganizar las tareas para facilitar la ejecución, preparando al mismo tiempo diferentes entregables.

6. Estructura.

Es recomendable que la EDT se etiquete con secuencias numericas del tipo "1.1.2.1.2", sobre todo porque de esta forma la WBS provee también estructura para la elaboración del cronograma.

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