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marzo 20, 2013

10 frases que arruinarán la reunión de arranque del proyecto

Meeting with Prime Minister of the Republic of Moldova

La reunión de inicio del proyecto se parece mucho al proceso de afinar una banda de música antes de un concierto importante: permite establecer el tono adecuado y los elementos que aportarán al éxito de la empresa. 

El hecho real es que es importante la forma en la que se inicia el proyecto. 

En la reunión inicial, un par de frases descuidadas pueden desalentar y confundir al equipo. Para ayudar a evitar un arranque de proyecto desafortunado a continuación se muestra la lista de los anti-favoritos de todos los tiempos.

1. "No tenemos un plazo definido aún, pero tenemos que terminar esta iteración lo antes posible!"

¿Por qué no es bueno? Una encuesta reciente de Wrike mostró que el 54.6% de los empleados encuentra inspiración en las fechas claras. Así que incluso si no se tiene un plazo preciso para todo el proyecto, se sugiere tener fechas claras para cada uno de los hitos del proyecto.

Que se sugiere decir: "Este proyecto tiene un plazo aproximado de X semanas". Esta fase debe ser completada con .... "¿Qué podemos hacer para terminar más rápido? "

2. "La forma de hacerlo no es relevante. Sólo necesito que se haga " o "No me importa como se haga, solo háganlo"

¿Por qué no es bueno? A veces, un enfoque firme puede dar energía al equipo, pero las declaraciones intransigentes como la de arriba sólo lograrán desanimarlos. Si bien no se promueve la microgestión, si se recomienda comentar la información básica a quien pudiera serle útil.

Que se sugiere decir: "Dave, usted será responsable de esta parte. Siga estas pautas ... Por favor debe estar terminado el ... "

3. "Quiero que den el 110% en este proyecto"

¿Por qué no es bueno? De acuerdo a las quejas recabadas de miembros de equipos en toda la web, se ha escuchado esta frase tantas veces que en realidad perdió su efecto motivador. De hecho, a algunos empleados les resulta incluso aterrador: "Sé que voy a dar mi mayor esfuerzo. Pero, ¿quieren que trabaje aún más? "

Que se sugiere decir: "Vamos a esforzarnos todos juntos y a hacer lo mejor posible, como sé que podemos".

4. "Tenemos que empezar /accionando/ esta actividad"

¿Por qué no es bueno? Esta jerga confusa puede dejar al equipo preguntando ¿qué es exactamente lo que estaba pasando?, ¿fue una manera sofisticada de decir "empezar a trabajar en una tarea?"

Que se sugiere decir: "Esta tarea es urgente. Lo primero que tenemos que hacer es ..., entonces podemos proceder a ... "

5. "Tenemos que pensar /fuera de la caja/ a medida que trabajamos en este proyecto"

¿Por qué no es bueno? Esa es la frase menos apreciada de todos los tiempos. A los empleados les resulta molesto y usado en exceso; y al parecer pensar desde el interior de la caja puede ser útil también.

Que se sugiere decir: "Vamos a abordar este problema desde un ángulo diferente / Vamos a discutir opciones alternativas"

6. "Vamos a comenzar este proyecto haciendo primero lo fácil"

¿Por qué no es bueno? Es una expresión usada en exceso, y algunos directivos admiten que les resulta embarazosa.

Que se sugiere decir: "Vamos a cubrir las tareas / áreas simples primero y luego pasar a lo más complicados".

Nota del Traductor: En ingles, se usa la expresión "grabbing the low hanging fruit first" - tomar primero la fruta que cuelga bajo-. En realidad, en español no existe una expresión equivalente. Considero que en nuestro idioma si aplica decir: "Vamos a comenzar este proyecto haciendo primero lo fácil".

7. "Tim, además del desarrollo, por favor mantenga en su radar el diseño gráfico"

¿Por qué no es bueno? ¿Que significa "mantener en e radar"?, ¿Coordinar?, ¿Observar? o ¿Revisar el progreso? Las metáforas son buenas, pero no hay garantía de que usted y su colega entiendan los mismo.

Que se sugiere decir: "Tim, por favor coordine esta tarea con el departamento de diseño / compruebe el progreso de ... e informar a ..."

8. "Este proyecto llevará a la industria al siguiente nivel / será revolucionario / innovador, etc"

¿Por qué no es bueno? Estamos seguros de que el proyecto es increíble, pero la reunión interna de arranque no es el lugar para anunciarlo. Usar palabras de ánimo no hace daño, pero es mejor usar frases constructivas y claras.

Que se sugiere decir: "El proyecto destaca por ... Contamos con los siguientes objetivos a alcanzar ..."

9. "¡Mantengamos esta parte de la discusión fuera de línea!"

¿Por qué no es bueno? Considerando que su reunión sea presencial, cara a cara, esta frase no tendrá mucho sentido, y es por eso que es tan irritante. ¿Cuánto más "fuera de línea" se puede estar?

Que se sugiere decir: "Vamos a discutir este asunto en privado / por separado / en la próxima reunión".

10. "No se preocupen por los problemas. Estamos aquí para discutir soluciones "

¿Por qué no es bueno? Cualquier proyecto puede enfrentar baches en su camino, por lo que dejar de lado los posibles riesgos puede desalentar al equipo y hacerle temer dificultades. Después de todo, hombre prevenido vale por dos.

Que se sugiere decir: "Podríamos hacer frente a los problemas como ... Para prevenir / estar listo para ellos necesitamos ..."
 
Una reunión de arranque del proyecto ayuda al equipo a comprender de que se trata el nuevo proyecto, conocer cuáles son sus funciones y responsabilidades en él, y prepararse para los retos que podría enfrentar. Para asegurarse de que el equipo ha captado lo esencial y no ha perdido nada importante, se sugiere mantener un vocabulario sencillo, claro y al grano.

Después de todo, al salir de la sala de juntas no se quiere que el equipo solo se sienta aliviado de que la reunión haya terminado, sino que se sienta preparado para mover Que montañas.

El artículo cierra con la pregunta: ¿Que otras frases odia escuchar a una reunión de arranque?

1 comentario:

Iván Rivera, PMP dijo...

Desde twitter, Adriana Calvillo (@AAvillo) sugiere otra frase: "El presupuesto no es problema".

Gracias Adriana.

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