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junio 03, 2016

¿Cuál es la responsabilidad del Administrador del Proyecto?


Desde el blog "Entangled" de Brian Crawford propongo el siguiente post: "La responsabilidad del Administrador del Proyecto".


Brian dice que nadie le ha preguntado cual es la función más importante del Administrador del proyecto. Y aun cuando hay muchas posibles respuestas a esta pregunta, Brian considera que la función más importante del director del proyecto es la responsabilidad.

Cada Administrador de proyectos gestiona sus proyectos utilizando diferentes estilos y habilidades. Y Brian considera que algunos de ellos no eran, en su opinión, Administradores de proyectos responsables. Si algún miembro del equipo de proyecto llegara a hacer algo mal, o ha provocar que el proyecto se retrase de alguna manera, estos Administradores no dudaron en sacrificar a la persona.

Pero como señala Brian, esto no es una práctica útil. Por un lado, si se sacrifica constantemente a los miembros del equipo de proyecto, el equipo termina perdiendo la confianza en el Administrador del proyecto. Y si el equipo del proyecto no tiene fe en su líder, no va a ser un equipo cohesionado, y no va a ser capaz de trabajar en conjunto para lograr metas importantes. Y por otro lado, culpar al equipo de proyecto de los problemas con no es una buena actitud ante el cliente o los grupos de interés, aún si resulta ser cierto.

Y Brian ejemplifica con una experiencia de vida, que transcribo:

"En uno de mis trabajos, era al Administrador de un gran proyecto, muy importante, con equipo de trabajo distribuido en todo el mundo - Europa, Norteamérica y Asia. Y teníamos algunos consultores que trabajaban en nuestro equipo pero eran parte de una gran empresa de consultoría, como proveedor. Teníamos un objetivo importante definido, y durante las reuniones diarias del equipo de proyecto preguntaba ¿cómo iba el proyecto?, y ¿estamos o no en el buen camino?. Y la respuesta era siempre "sí, vamos bien, a tiempo."

"... Justo hasta el día antes de la fecha de entrega. Entonces mi proveedor se dio cuenta de repente que necesitaría al menos otra semana para hacer su trabajo".

"Esto, por supuesto, no es aceptable".

Como lección aprendida, cuando se realiza el seguimiento del progreso de los miembros del equipo del proyecto, preguntar "¿Vas a terminar en la fecha prevista" no es suficiente; es necesario tener más detalle para asegurar que se puede tomar decisiones si el trabajo se sale de cauce.

Sigue Brian:"Pero, dejando las lecciones aprendidas a un lado, tenía un gran problema en mis manos... el cliente esperaba que el trabajo concluyera al día siguiente.Y yo les había dicho un día antes de que el trabajo se terminaría a tiempo, y luego, de repente, debía informar de un retraso de una semana".

"Se podría pensar que era el momento de explicar al cliente el problema que había encontrado con nuestros contratistas. Pero eso tendría varias consecuencias negativas:"

"Parecería que mi compañía no hizo una buena elección con la contratación de terceros
Parecería como si estuviera acusando al otro (con buena razón)
Parecería que no tenía un buen control o conocimiento sobre el trabajo de mi equipo de proyecto (en este caso, esto era al menos parcialmente cierto)
Lo más importante, no resolvería el problema."

Así que Brian aceptó la responsabilidad de lo que había sucedido, e inmediatamente ofreció posibles soluciones para resolver el problema. Dejó fuera del tema al equipo de proyecto. Por supuesto, a nivel interno tuvo que resolver el problema con sus contratistas, que terminaron saliendo del proyecto. Pero eso era algo que no involucraba al cliente u otros grupos de interés.

Brian reconoce que no fue fácil. Aceptar la responsabilidad de algo que no sientes sea del todo tu culpa es difícil.

Pero como Administrador del proyecto, se es responsable. Eso no significa necesariamente tener la culpa de todos los males del proyecto, pero al final del día, el Administrador del proyecto es la persona responsable sobre todos los temas del mismo. Brian sugiere que como Administrador del proyecto, se acepte de buena gana la responsabilidad y todas las alegrías y penas que vienen con él.

Recordar eso ayudará a ser un mejor Administrador de proyectos. A tener la confianza del equipo, el respeto de los clientes, interesados y los jefes.

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