Administración del tiempo

Algunas veces el tiempo y el espacio se conjugan para poner a prueba nuestras capacidades. Así me acaba de ocurrir.

Durante las últimas semanas una serie de eventos se conjugaron obligandome a reorganizar mis prioridades, la asignación de tiempo que le dí a cada proyecto y a cada tarea, etc.

Por un lado, debía completar el proceso de licitación de un nuevo proyecto, darle seguimiento a los proyectos existentes y aprovechar una oportunidad para iniciar una Maestría.

Este evento, único, ajeno a lo que suelen ser mis actividades diarias debió ser enfocado como un proyecto en si mismo: iniciar una Maestría es algo que ocurre una sola vez y tiene una restricción de tiempo muy específica.

La dificultad resulto ser la Administración del Tiempo; todas las actividades de los otros proyectos estaban calendarizadas, había que insertar las actividades recientes y reorganizar todo para seguir cumpliendo. No debemos perder de vista que hacer una Maestría es un objetivo personal, por lo que a mis clientes no les debe afectar en ningún modo.

Así que aproveche lo aprendido en una lectura que considero muy recomendable: "Hacer que las Cosas Ocurran (Geting things done)" de David Allen

El autor propone algunos métodos para que uno pueda mantenerse enfocado, y a la vez atendiendo todos los pendientes. No voy a usar este espacio para extenderme en lo que dice el libro. Una vez más, una búsqueda en google arrojará muchas referencias, tutoriales y enlaces de interés que lo describen mejor de lo que yo podría hacerlo.

En lugar de eso, quiero enfocarme en el aspecto de la organización del calendario y la administración del tiempo.

Se espera que durante el desarrollo de un proyecto (y mas si uno administra varios proyectos de manera simultánea) se van a encontrar desde actividades nuevas hasta subproyectos completos que no era posible detectar al cuando se hizo la planeación inicial.

Un Administrador debe conocer técnicas que le permitan incluir estas nuevas tareas dentro de su calendario: priorizar las tareas, asignar mas personal, reducir el tiempo asignado a otras actividades, posponer o eliminar actividades no prioritarias, etc.

En mi caso, como habrán notado, una de las decisiones fue suspender temporalmente la publicación de artículos.

Es la razón por las que no ha habido actualizaciones en últimas semanas en el blog. Lamento que haya sido así, y voy a tratar de organizarme mejor para que ya no ocurra.

Por cierto, aprobé mi examen y soy alumno de la Maestría en Administración de las Tecnologías de Información del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey.

¿Existen plantillas (templates) de administración de proyectos gratuitas?

Existen en Internet una gran cantidad de negocios que ofrecen plantillas (templates) útiles en la administración de proyectos.


Una búsqueda rápida en google va arrojar varias decenas de páginas con descargas. El problema es que en la mayoría de los casos, estas plantillas están a la venta.


Sin embargo, también se pueden encontrar recursos gratuitos (en español, en ingles).


A continuación listo algunos:


ReadySet: Kit gratuito completo en español

Method123. Compañía que vende plantillas, pero de cuando en cuando regalan alguna

Sitio del Commonwealth of Virginia que ofrece un Kit gratuito completo, en ingles

allPM.com ofrece Plantillas para diferentes etapas, en ingles

e-ProjectManagers.com La suscripcion a esta página permite tener acceso a un kit completo de plantillas

ITtoolkit.com ofrece un Kit completo, en ingles

SCORE "Counselors to America's Small Business" ofrece diferentes plantillas, en ingles

Clientes problema

Recientemente publicaron en "Bussines Oportunities en español" una entrega llamada "Las empresas dejan ir a empleados problemáticos. ¿Es una buena idea hacer lo mismo con clientes problemáticos?".

En la mencionada entrega se habla de algunos tipos de cliente problema:

"...un cliente (que) exige un precio que destruye toda ganancia. O inclusive peor, cuando crea un caos en materia de precios en toda la industria. "

"...un cliente (que) exige un producto especial que envía a su personal de investigaciones y desarrollo en la dirección equivocada, al margen de su estrategia y de sus objetivos financieros. "

"...un cliente (que) le falta el respeto a sus empleados. "

A estos yo agregaría:

El cliente que durante la ejecución del proyecto regatea los precios, o el que exige mas recursos (o recursos mas especializados), sin justificarlos plenamente.

El cliente que exige al PMP que realice actividades fuera de su ámbito de competencia.

El cliente que constantemente quiere cambiar el alcance del proyecto, sin asumir su responsabilidad por ello (tiempo, costo).

Al respecto mi comentario al post original fue:

"De hecho, pretender conservar un cliente dándole la razón a toda costa se puede convertir la larga en una lápida no solo para el proyecto, sino para toda la empresa.

Antes de esa decisión se pueden considerar opciones que no necesariamente implican perder al cliente: se pueden buscar asociaciones de trabajo con otras empresas, trasladar el cliente a alguna empresa amiga, etc.

Pero al final, si no hay otra opción, se le debe dejar ir y aprender de la experiencia para poder continuar en el negocio."

Me parece que cada organización debe tener una política perfectamente delineada para atacar y resolver estas situaciones. A partir de esta política, el PMP debe trabajar con los clientes problema usando al máximo su capacidad de negociación tanto con ellos como al interior de su propia organización.

Y finalmente, no olvidemos que en muchas casos la decisión de emprender un nuevo proyecto o de dejar ir a un cliente no es tomada por el PMP, ya que él solo puede emitir recomendaciones al respecto. Corresponde a otra entidad (la oficina de proyectos, el consejo de administración, el dueño) respaldar o no estas recomendaciones.