Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.
Desde el correo de TenStep, propongo ahora esta entrada con algunas recomendaciones para acortar el tiempo de ejecución y acelerar la fecha de cierre del proyecto.
Consejo 1: Buscar atajos en el cronograma
Al inicio del proyecto se crea el mejor crongorama, dada la información con la que se cuenta en ese momento. Sin embargo, a medida que avanza el proyecto, se obtiene más información. Este conocimiento mejorado puede ayudar a encontrar atajos en el trabajo restante. Cada semana, cuando se actualiza el cronograma, se recomienda evaluar el trabajo restante. Es probable que se puedan encontrar formas de hacer las cosas con menos esfuerzo.
Consejo 2: Automatizar tareas manuales
Es recomendable tratar de automatizar algunas tareas manuales para hacer las cosas más rápido. Por ejemplo:
- Resumiendo datos para los informes de estado semanales
- Cotejar registros de tiempo y formularios de gastos
- Actualizando el cronograma con datos de los registros de tiempo
- Informar sobre riesgos, cambios y problemas.
No es necesario realizar estas tareas manualmente. Se puede usar software para hacer todo esto. El equipo ingresa los datos y el software los agrupa y resume.
Consejo 3: Administrar con cuidado la ejecución
Desde el inicio del proyecto, hay que mantender control sobre el cronograma. Se sugiere asegurarse de que el equipo solo trabaje en actividades asignadas y no en actividades adicionales que pudieran aparecen en el camino.
Consejo 4: Duplicar los recursos en la ruta crítica
Por lo general, la forma más fácil de acortar la duración del proyecto es asignarle más recursos. Sin embargo, esto no es posible para muchos proyectos porque tienen un presupuesto limitado y un conjunto limitado de recursos. Pero eso no quiere decir que no se puedan duplicar los recursos para las actividades correctas.
Hay actividades en la ruta crítica que deben completarse para entregar el proyecto a tiempo. Si se asigna a estas actividades más recursos de los necesarios, generalmente se pueden completar antes de lo esperado. Y tiene sentido que si cada tarea de ruta crítica se completa más rápido, entonces todo el proyecto se entregará más rápido de lo esperado.
Consejo 5: Realizar primero las actividades complejas (cuando sea posible)
En muchos proyectos, el último 10% de las actividades ocupan el 20% de la duración estimada para todo del proyecto. Esto se debe a que el equipo va dejando las actividades más difíciles hasta el final, y para este punto es seguro que todos van a estar cansados. En lugar de eso, se recomienda identificar las actividades del crongorama que son las más complejas y difíciles de completar. Y si es posible, abordarlas al comienzo del proyecto, cuando las personas estén frescas y entusiasmadas. Es probable que esas actividades se pueden completar en menos tiempo y con un estándar de calidad más alto que si se dejan hasta el final . Y con las actividades mas difíciles terminadas, el resto del proyecto debería ser más fácil de realizar.
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