¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo? 3 de 9

Soy Iván Rivera, PMP

Soy fan de Starwars, disfruto la Ciencia Ficción y escribo sobre gestión de proyectos (o lo que se me ocurra). Puedes leer un poco sobre mi formación aquí.

Esta es la Tercera Parte de la serie de artículos sobre ¿Cómo puedo gestionar mejor mi tiempo?

NOMBRE:	Inbox Cero
FUNDAMENTO:	Un enfoque para administrar la bandeja de entrada de correo electrónico: el objetivo es mantener la bandeja de entrada vacía o casi vacía.
VISIÓN GENERAL:	El enfoque fue desarrollado por Merlin Mann, un experto en el campo de la productividad. Mejora las habilidades de administración del tiempo: evitar distracciones, tareas individuales, establecer prioridades, manejo del estrés, planificación efectiva Resuelve problemas de programación ineficaz, multitarea
PROCESO:	Para llegar a la bandeja de entrada cero, se debe: Determinar la hora del día en la que trabajará para administrar la bandeja de entrada: cumplir con esta hora Silenciar las notificaciones y no dejar abierta la pestaña de correo electrónico en el navegador Prioriza tus correos electrónicos: Responder de inmediato a los correos electrónicos más importantes y correos electrónicos que se pueden responder rápidamente Mover los correos electrónicos que tomará más tiempo responder a una carpeta "necesitan respuesta" (asignar parte del tiempo de "administrar bandeja de entrada" a estas respuestas) Decidir qué mensajes se pueden delegar y luego reenviarlos a otros miembros del equipo Eliminar y archivar mensajes no deseados o antiguos
VENTAJAS:	Un excelente método para administrar una bandeja de entrada con mucho tráfico Disminuye la cantidad de mensajes no leídos, los que le impiden encontrar aquellos correos electrónicos importantes Enfocado en asignar la administración de la bandeja de entrada solo a una parte específica del día, para que no distraerse con correos electrónicos durante todo el día
DESVENTAJAS:	Requiere mucho tiempo, teniendo en cuenta que tiene que reenviar, archivar y eliminar muchos mensajes Solo se ocupa de la administración de la bandeja de entrada, por lo   que debe combinarse con otras técnicas de administración del tiempo, que se centran en la administración de tareas y proyectos Problemática para las personas que conversan con clientes y colegas a través del correo electrónico: los correos electrónicos importantes pueden perderse

NOMBRE:	Diario de productividad
FUNDAMENTO:	Esta técnica es un poco inusual en comparación con las anteriores, su objetivo es pensar en la productividad de una manera diferente. Está diseñado para hacer que la productividad sea más agradable. Implica mantener un diario de productividad. Mejora las habilidades de administración del tiempo : planificación efectiva, establecimiento de prioridades, objetivos SMART
VISIÓN GENERAL:	Quita el estrés de los plazos y la culpa de una lista de tareas sin cambios. Proporciona un historial de productividad. Este diario permite mirar hacia atrás y ver que son posibles días productivos, lo que incluso puede aumentar la confianza. Este método es perfecto cuando se han probado todo tipo de aplicaciones, consejos, métodos, estrategias de productividad y ninguna ha sido útil. Algunas personas simplemente no están conectadas a listas de tareas y plazos. En estos casos un diario de productividad podría ser la alternativa perfecta. Es similar a un diario normal, solo que no se anota pensamientos personales, sino acciones, actividades que se pudieron completar para luego reflexionar. Resuelve problemas de programación ineficaz, plazos vencidos
PROCESO:	Al final de cada día, tomar cinco minutos para registrar todas las cosas que se lograron. En un buen día, tal vez se completaron 15 tareas. En un mal día, tal vez solo se terminó una o ninguna. Lo único que importa es registrarlo de forma honesta. Es posible: Registrar ideas y pensamientos de trabajo para poder ponerlos en práctica más adelante Registrar todas las tareas que se hayan terminado en un día: acciones que se hayan completado y en las que se pueda reflexionar Enumerar todas las tareas que se deben realizar al día siguiente: acciones siguen Hacer seguimiento de la cantidad de tiempo que lleva terminar cada tarea Hacer una lista de distracciones (redes sociales, YouTube, teléfono), para analizar como evitarlas Reflexionar sobre el día, anotando comentarios sobre: Qué tareas se han logrado con éxito Qué problemas se han encontrado y si fue posible o no superarlos
VENTAJAS:	Contiene todo su historial de productividad: ideas, listas de tareas pendientes, plazos para tareas y proyectos en un solo lugar Anotar los problemas puede aliviar el estrés.
DESVENTAJAS:	El diario puede desestructurarse; mucho depende de la propia capacidad para estructurar el diario, ya que no existen reglas claras para esto.

Fin de la Tercera Parte

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Bibliografia:

5 Organizational Techniques That Boost Business Productivity | Productivity. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://www.onlyinfotech.com/2018/10/09/5-organizational-techniques-that-boost-business-productivity-productivity/

If the Pomodoro Technique Doesn't Work for You, Try Flowtime. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://zapier.com/blog/flowtime-technique/

Inc., C. (2019). Time Management Techniques. Retrieved 5 September 2019, from https://clockify.me/time-management-techniques#time-management-techniques-17

The Flowtime Technique. (2019). Retrieved 5 September 2019, from https://medium.com/@lightsandcandy/the-flowtime-technique-7685101bd191