¿Como se puede definir y medir el éxito de un proyecto?

Recomendado por @Project_World y @corneliusficht, el artículo "Defining and Measuring Project Success" de William R. Duncan nos sugiere como definir y medir el éxito de un proyecto.

Este es un tema trascendental para el Administrador de Proyectos, ya que como hemos expresado antes (aquí), si no sabemos cuándo terminan nuestros proyectos y como establecer si terminaron en forma exitosa, siempre estarán condenados al fracaso.

William empieza señalando que la mayoría de la gente tiene una apreciación intuitiva de qué es el éxito, pero definirlo y medirlo es un poco más difícil, y pone como ejemplo las carreras de los actores de Estados Unidos: si definimos el éxito de los actores en términos del reconocimiento de la crítica, Tom Hanks (Aproximadamente 43 films, 5 oscares) es más exitoso que Tom Arnold (Mas de 85 producciones en cine y TV, sin ningún premio). Si definimos el éxito actuando como el obtener una remuneración constante y por encima del promedio para el trabajo que te gusta, entonces Tom Arnold es un gran éxito.

Así William nos lleva a este razonamiento: Con el fin de medir el éxito, primero tenemos que definirlo.

Pero, ¿cómo definirlo? En los años 1960 y 1970 la definición se limitaba generalmente a los costos de reuniones, al control del cronograma, y obtener los objetivos del alcance - ¿el proyecto fue terminado dentro del presupuesto, a tiempo, y de acuerdo a las especificaciones? Más tarde, se empezaron a considerar la calidad y la satisfacción de los interesados, pero por separado en lugar de estar incluidos dentro del alcance.

El tema común en todos los casos fue que el éxito del proyecto se definió de manera que se pudiera medir el día en que el proyecto terminaba. Pero ¿qué ocurrió con la Casa de la Ópera de Sídney? Construirla costó dieciséis veces más y requirió cuatro veces más tiempo, comparado con las estimaciones originales. Un desastre de gestión de proyectos dio como resultado un símbolo cívico perdurable e inspirador. ¿Realmente fracasó este proyecto?

De la misma manera que la calidad requiere la conformidad con las especificaciones y la adecuación para el uso, el éxito del proyecto requiere una combinación de éxito del producto y el éxito de la gestión de proyectos:

• ¿Fue un éxito el producto (o servicio, resultado o resultados) del proyecto?
• ¿Fue bien administrado el proyecto?

Un simple sí o no es suficiente respuesta. En realidad William nos sugiere cambiar la pregunta, por ¿Qué tan exitoso fue el proyecto?

Y es que debemos recordar que los diferentes interesados consideran distintas medidas de éxito. El funcionario de salud y seguridad no quiere lesiones. El gerente de manufactura quiere un producto que sea fácil de construir. El equipo de la norma ISO 9000 considera éxito que la documentación esté completa. El vicepresidente de marketing estará encantado si el producto llega al mercado antes que el de la competencia.

A los equipos de proyecto les gusta definir el éxito como "terminar a tiempo". Pero William nos hace ver que este concepto es esencialmente inútil desde el punto de vista de gestión. Aquí hay algunas preguntas muy básicas que esa frase no responde:

• ¿Se puede tener un día de retraso? ¿Una semana? ¿Un mes?
• ¿Si terminamos antes, es malo?
• ¿Estamos midiendo contra el cronograma original o la línea base actual?
• ¿Las actividades individuales tienen que estar a tiempo también?

Para ayudar a superar la tendencia a simplificar en exceso, William recomienda tratar de usar un formato estructurado para el definir los criterios de éxito del proyecto. Por ejemplo:

• Hacer una introducción clara: "una medida clave del éxito de este proyecto es tener ..."
• Tener elementos medibles: "la fecha de finalización de los hitos importantes"
• Usar enunciados de comparación: "dentro" (o "incluye")
• Usar números: "una semana adicional a la fecha de programación de base"

La mayoría de los proyectos tendrán por lo menos tres medidas de éxito - costo, apego al cronograma, y satisfacción de los interesados. Los proyectos más grandes pueden tener más, pero tres es el mínimo que William recomienda.

A menudo es difícil definir medidas de éxito de los productos . Muchas de las medidas posibles, tales como los ingresos y ahorros en costos están fuera del control directo del equipo del proyecto y no se podrán medir hasta mucho tiempo después de finalizado el proyecto. Cuando este es el caso, el equipo debe determinar en lo que puede influir. Por ejemplo:

• Con un producto de consumo, se puede influir en el costo unitario de fabricación.
• Para una aplicación de software basada en web, el objetivo puede ser 100% de cumplimiento con las normas públicas.
• En un proyecto de tecnología de la información, la capacitación puede ser vital para la aceptación del usuario.

Al igual que con cualquier otra herramienta o técnica, la medición del éxito del proyecto puede ser exagerada. William sugiere utilizar la siguiente lista para asegurarse de que sus medidas son buenas.

Las medidas del éxito del proyecto deben ser:

• Completas - cualquier cosa sin medir probablemente se verá comprometida.
• Relevantes - las variaciones indican claramente la necesidad de una acción correctiva.
• Válidas - para medir lo que pretende controlar.
• Fáciles de entender - para que la gente los acepte.
• Económicas para obtener - se debe conocer el valor de la información.
• Oportunas - en comparación con el resultado de la medición.

Al final, William recuerda: el proyecto será medido. Los interesados decidirán si fue bien gestionado. Alguien va a decidir si el proyecto fue un éxito.

Lo mejor para el equipo, la organización y el administrador es documentar y obtener la aprobación de estas medidas desde el principio.