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agosto 05, 2016

¿Como alinear al equipo de trabajo?

José Tomás dona equipo médico al Hospital HidalgoDesde la página de Project Times propongo ahora el siguiente post en el que Dana Brownlee nos señala cómo alinear al equipo de trabajo usando un Acta de Equipo (Team Charter).

Dana describe una situación conocida por cualquier Administrador de Proyectos: miembros del equipo que parecen seguir sus propias reglas, no entregan lo prometido, entienden mal o malinterpretan las tareas y/o solicitudes, se quejan de prioridades poco claras, etc.

Señala también que sobre todo en las primeras etapas de desarrollo del equipo (aunque también durante etapas posteriores), hay equipos disfuncionales que simplemente no están "en la misma página". Este problema tiene diferentes causas: no desarrollar las habilidades adecuadas en el equipo, falta de liderazgo o de apoyo ejecutivo, procesos interrumpidos, confundir las decisiones políticas, cambio constante, o la falta de comunicación organizacional, etc. Debido a que las causas de la disfunción suelen variar, rara vez hay solución única. Sin embargo, el Acta de Equipo puede ayudar a aliviar muchas de estas cuestiones. Dana dice que la ha trabajado con éxito una y otra vez... Y que si el equipo no tiene una, es como un barco sin timón.

¿Qué es una Acta de Equipo?
Una Acta de Equipo es un documento que se puede utilizar como un instrumento para facilitar la construcción de discusiones/consensos sobre los fundamentos que realmente definen al equipo, sus objetivos y cómo el equipo va a funcionar para alcanzarlos. El Acta de equipo pueden incluir los siguientes elementos típicos:

  • Nombre del Equipo - ¿De qué manera el equipo se refiere a sí mismo?
  • Propósito equipo - ¿Cuál es la razón por la que el equipo existe?
  • Alineamiento estratégico - ¿Cómo apoya o se relaciona el trabajo del equipo con los objetivos de la organización a la que pertenece?
  • Clientes de equipo - ¿Quiénes son los clientes del equipo (internos y externos)?
  • Objetivos / Metas y Prioridades del Equipo - ¿Cuáles son los principales objetivos del equipo y cómo se priorizan?
  • Líder del equipo y Patrocinador - ¿Quién es el líder del equipo y quién es el campeón?
  • Interesados clave - ¿Cuáles son los actores clave que tienen un interés en el trabajo del equipo?
  • Resultados clave - ¿Cuáles son los resultados clave o productos tangibles del equipo de trabajo?
  • Roles y responsabilidades de los miembros del Equipo - ¿Quiénes son los miembros del equipo y cuáles son sus funciones y responsabilidades?
  • Compromisos de Tiempo de los miembros del Equipo - ¿Cuáles son las expectativas de compromiso de tiempo específicos para cada uno de los miembros del equipo?
  • Plan de Comunicación del equipo - ¿Cuáles son las reglas de comunicación para el equipo? ¿Con qué frecuencia se va a comunicar?, ¿Que formas puede tomar la comunicación?
  • Elementos dentro y fuera del alcance - ¿Qué tareas o funciones están en el alcance del equipo y cuáles están fuera de alcance?
  • Supuestos - ¿Qué suposiciones se hacen sobre el equipo?, ¿Cómo opera? ¿Hay alguna limitación u obstáculo que se deba tener en cuenta?
  • Mediciones de éxito - ¿Cómo se va a medir el éxito del equipo?
  • Riesgos - ¿Qué riesgos debe considerar el equipo? ¿Cómo se pueden mitigar?
  • Reglas básicas de interacción - ¿Qué reglas básicas se deben adoptar sobre la forma en que interactúan entre ellos los miembros del equipo, al llevar a cabo reuniones, etc.?
  • Firmas - ¿Se pueden todos comprometer con lo escrito?


Dana considera que para que el Equipo sea exitoso es crucial contar con el Acta del Equipo. Si se revisa la lista pensando en los errores anteriores que ha experimentado el equipo, es probable que al menos el 75% de los fallos se puedan atribuir directa o indirectamente a la falta de claridad o conflictos sobre alguno de estos elementos. En realidad, este proceso es terriblemente común si se tiene en cuenta situaciones de trabajo con un proveedores: hay un contrato que detalla claramente los términos y condiciones. Y se espera que ambas partes que lo firmen. Nadie se comprometería a realizar un trabajo con una entidad externa sin un contrato firmado. Es el mismo principio para los equipos de trabajo del proyecto.

Cómo desarrollar un Acta de Equipo.

En un mundo ideal, el nuevo líder del equipo podría arrancar el trabajo de su equipo mediante la realización de una "sesión de elaboración del Acta de equipo" - no muy diferente de la reunión inicial al comienzo de un nuevo proyecto. La importancia de esta reunión radica en poder asegurar que todos los miembros entienden el propósito del equipo, su rol en el mismo, etc. Considerando que el Acta del Equipo es un documento extenso y abarca tantos temas diferentes, la realidad es que puede tomar varias sesiones trabajar en todos sus elementos.

Debe considerarse este trabajo como una guía para asegurar que se están cubriendo todos los elementos clave que podrían hacer fracasar al equipo si no se dejan claros. La lista sugerida proporciona elementos típicos, pero no es exhaustiva. Cada equipo debe abordar las cuestiones que considere de mayor importancia. Sin embargo Dana recomienda no eliminar ningún elemento.

Si, por ejemplo, parte del equipo cree que los problemas de marketing están fuera de su alcance, pero otros pensaban que están dentro de alcance, será necesario hablar de ello.

Dana sugiere conducir la sesión como un seminario de 2-3 días en una ubicación externa para fomentar la participación activa y la sinceridad, pero también se puede hacer a través de múltiples sesiones más cortas, a través de conferencias telefónicas, o incluso a través de correo electrónico. Incluso con una sesión de 2 o 3 días, es probable que se necesite asignar a algunos miembros del equipo para dar seguimiento a los temas y/o trabajar en los detalles fuera de la sesión. Y Dana sugiere que una vez que los datos han sido recabados, hay que firmarlos.

Obtener las firmas es una parte poderosa del proceso. En primer lugar, se crea un nivel completamente diferente de compromiso, ya que cuando la gente firma algo, simplemente lo toma más en serio. Además, cambia la dinámica de la sesión de trabajo cuando los participantes saben que se espera que en última instancia se firme el documento. Si alguien no quiere firmar, significa que hay algo que revisar (y eventualmente corregir) en el proceso.

El Acta del Equipo debe ser un documento dinámico que evolucione con el tiempo, ya que hay cambios en la composición del equipo, los procesos, el diseño general de la organización, u otros factores que influyen en el equipo.

Dana recomienda tener una Acta del Equipo ya elaborada y compartirla con los nuevos miembros conforme se unen al equipo, ya que no sólo proyecta una imagen de estabilidad y estructura, sino también ofrece una oportunidad para solicitar su opinión y dejar que ellos comiencen a sentirse parte del equipo. Y hay que discutir las áreas que pueden requerir cambios para incorporar la retroalimentación de las personas que se están incorporando. El Acta del Equipo puede ser una gran herramienta para ayudar a evitar que las personas formen facciones o camarillas y en cambio puedan percibir un verdadero sentido de la camaradería.

Dana concluye que la construcción de un equipo fuerte no es fácil. De hecho, si se hace correctamente, implica mucho trabajo. Porque es un error pensar que el carisma natural debe unir al equipo, y que este va a trabajar como una máquina bien engrasada por ósmosis. El Acta del equipo no va a hacer el trabaje en forma coordinada, pero facilitará el proceso.

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