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octubre 30, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 4 - Recuperar una mala reunión

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Desde la página del Hardvard Business Review Melissa Raffoni nos hace algunas recomendaciones sobre cómo recuperar una reunión que se está saliendo de control. Y no se aplica sólo a Adminsitradores de Proyecto, cualquier persona en el equipo puede ayudar con esto.

El problema es relativamente simple. Como estamos estableciendo en estas entradas, las reuniones de trabajo son necesarias. Pero que pasa cuando la reunión se desvía. Cuando, por mas intentos que haga el Administrador de Proyecto, los participantes no "se enganchan" con el tema de la reunión. Estas son las recomendaciones de Melissa:

  • Ser valiente pero jugar al tonto. Incluso cuando uno estás seguro de lo que está pasando en la reunión, puede percibir que otras personas no están entendiendo. Melissa sugiere considerar el poder de la declaración: "Lo siento, estoy perdido. ¿Puede alguien ayudarme a entender cuál es el problema que estamos tratando de resolver y lo que debe suceder para resolverlo? Joe, ¿me puedes ayudar? "La clave para el éxito de esta táctica no es la pregunta en sí. Es involucrar a Joe". La persona a la que se apela debería ser uno de los comunicadores más fuertes en la habitación. Esto obliga a todo el grupo a detenerse y escuchar lo que uno de los mejores comunicadores esta compartiendo. A menudo esto ayuda a poner al grupo de nuevo en canal. Hacerse el tonto es bastante inteligente.

  • Ser un facilitador. Apoyar la reunión creando y compartiendo ayudas visuales. Hacer uso de la tecnología. Melissa sugiere tomar notas y proyectar en la pantalla. Tomar y proyectar notas sirve para un par de propósitos. En primer lugar, todo el mundo vuelve a centrarse en lo que puede ver (podría ser una lista de preguntas, decisiones que deban tomarse, comentarios individuales, etc). En segundo lugar, si en realidad se puede solucionar el problema, puede utilizar la documentación para impulsar la resolución de problemas. Enmarcar la discusión con un esquema simple, como "problema, objetivos, datos, preguntas, acciones, siguientes pasos" pueden ayudar a mover el equipo de A a B. Y mejor aún, previene al equipo de divagar sobre otros temas. Melissa da un consejo: no hay que olvidar hacer un recuento de acuerdos y compromisos al final de la reunión. Eso ofrece al grupo un documento de trabajo que sirve de referencia para la próxima reunión.
  • Encontrar la causa raíz de la falta de enfoque y dirección en la reunión y recomendar una solución. Melissa sugiere hacer la observación: "parece que estamos dando vuelta a los mismo". A veces, identificar la fuente de la falla en la reunión permite reorientarla, o convocar a una nueva para enfrentar el problema de manera más productiva. Solo hay que entender que la identificación de las verdaderas causas de malas reuniones no siempre es fácil. Aquí hay algunos ejemplos comunes de las barreras que pueden estar haciendo esa reunión interminable:

    • Falta de preparación. A menudo, las reuniones se atascan porque no todo el mundo (o nadie) está preparado. La verdad es que todo el mundo está ocupado, siempre. Ya sea que la convocatoria a la reunión se envía con mucha antelación, o 20 minutos antes de empezar la reunión, las personas no se detienen a leerla para prepararse. Otras veces alguien lleva a cabo la reunión fruto de la casualidad o solo la convoca para hacer una lluvia de ideas. Estos enfoques solo sirven para perder el tiempo de todos. Para evitar esto, Melissa sugiere que uno o dos miembros del equipo redacten previamente un documento que se lean en voz alta en la reunión. En este documento se deben identificar los problemas y proponer soluciones para la discusión del grupo. Esto logra que el equipo se enfoque.
    • Las personas adecuadas no fueron invitadas. ¿Quién debe tomar la desición? Al inicio de la reunión hay que determinar si están presentes las personas que deben tomar las desiciones. También deben estar presentes aquellas personas que no toman desiciones pero si aportan elementos para que los tomadores de desición puedan hacer su trabajo.
    • El tomador de decisiones no está listo para ello. No hay que tener miedo de reconocer cuando no esta listo para tomar una decisión. Simplemente, si se hace la promesa de tomar la desición después, hay que hacerlo.

Estas son las ideas de Melissa. Al final, se trata de aprovechar al máximo el tiempo de todos, ocupándolo en aquello que sea realmente efectivo para alcanzar el éxito del proyecto.

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