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septiembre 11, 2015

¿Cómo garantizar el éxito de la próxima reunión? (o mi guía útima sobre reuniones de trabajo). 1-Los Involucrados

Lt. Governor Host MBE_Small Business Stakeholders Roundtable Discussion
En entradas anteriores (esta y esta) he comentado sobre la importancia de la comunicación para el Administrador de Proyectos

Y respecto al tema de Comunicación, una de las actividades menos gratas en la Administración de proyectos sea tal vez atender y coordinar las constantes reuniones (de avance, de trabajo, de lo que sea). Pero son un mal necesario, ya que es el momento en que se levantan y se da seguimiento a acuerdos.

Sin duda se trata de un tema muy amplio que se va a desarrollar en varias entradas sobre los diferentes aspectos de las reuniones de trabajo, siguiendo la agenda que propongo a continuación:

1) Los involucrados.
2) Reuniones efectivas
3) Tipos de reuniones específicos
4) Recuperar una mala reunión
5) Ejecutar reuniones como en Google
6) Costo de las reuniones
7) Otras sugerencias


INVOLUCRADOS

El administrador de proyectos debe estar listo para tratar con cualquier tipo de persona en una reunión de trabajo. Y debe desplegar sus mejores habilidades (blandas) para enfrentar los conflictos y situaciones que con seguridad van a presentarse, entendiendo que entre mayor sea el grupo de asistentes, mayor cantidad de situaciones deberá resolver.

Me parece que la mejor manera de estar preparado para el ello es tener una idea del tipo de personas que va a encontrar. Para iniciar me permito recuperar un listado que aparece en "Rands In Repose" que el autor titula Meeting Creatures.

El Ancla (o el gran jefe).

Es la persona con la que todo el mundo habla y el que decide lo que sea necesario. Cuando esta persona habla, todo los demás en la reunión escuchan.

Como señala el autor del artículo, en las reuniones se escenifican luchas de poder entre los que quieren algo y los que no les quieren dar nada. Antes de iniciar una reunión (sobre todo si se va a solicitar algo) se debe identificar a esta persona. Esta persona es por quién la reunión sucede y si no se le identifica, se está perdiendo un soporte esencial. Además, identificarlo es bastante fácil: cuando alguien dice algo polémico, todo el mundo voltea a ver la reacción del gran jefe.

(La traducción de gran jefe la hago tomando muchas libertades, por que en realidad esta persona puede no tener peso dentro de la estructura organiazcional, pero si contar con poder gracias a sus conocimientos o sus relaciones).

Hay dos cosas importantes a tener cuidado de con este interlocutor. En primer lugar, asegúrese de que él entiende su rol. La mejor manera de asegurarse de que todos sepan quién es el tomador de decisiones es usar una agenda clara que establezca el rol desde el inicio.

En segundo lugar, hay que estar preparado para cuando el gran jefe no va presentarse. Si en la reunión se deben tomar desiciones y el gran jefe no va a estar presente, lo mejor es es cambiar de planes y reagendar.

El de la eterna Laptop.

Este interlocutor es fácil de identificar por que siempre tiene su portátil delante de él. Asiste a las reuniones en forma regular aunque sabe que el 75% de lo que se va a tratar es irrelevante para él, por lo que lleva su laptop para poder seguir trabajando. Pero tampoco trabaja porque pasa la mitad del tiempo escuchando a medias el avance de la reunión.

A este interlocutor se le debe solicitar que que apague la computadora. ya que una reunión útil no es un discurso, debe ser un debate.

El Sr. Irrelevante.

Este interlocutor no tiene nada que aportar a la reunión, y solo sonrie agradeciendo que alguien se tomara el tiempo de incluirlo en lo que debe ser una reunión muy importante. El autor señala que es sobre todo inofensivo.

El tema a resolver respecto al Sr. Irrelevante es averiguar quien lo invitó a la reunión. ¿Cual es la razón por la que esta persona este en la sala? Si se le invita a dejar la reunión, es probable que no se moleste, pero ¿alguén va a molestarse? Es probable que otra persona este obteniendo información de la reunión a través del Sr. Irrelevante.

Hay una razón por la que el Sr. Irrelevante está en la reunión y es necesario comprender cual es. .

El Sr. Parlanchín.

Este es otro interlocutor fácil de identificar por que nunca se calla.

El Sr. Parlanchín es incapaz de transmitir pensamientos de una manera concisa, por lo que habla mucho.

La primera tarea es determinar si el Sr, Parlanchin no es en realida el Sr. Irrelevante. Por suerte, conseguir que hable no es ningún problema. Al administrador debe averiguar si la relación señal / ruido es aceptable. Una vez que haya determinado si realmente tiene que estar allí, la próxima tarea es la contención y, para ello, hay que jugar su juego.

Contener al Sr. Parlanchín es un proceso simple que consite en hacer preguntas precisas a los temas que le conciernen. En lugar de preguntar "¿Cómo es garantía de calidad?", hay que preguntar "He leído el plan de pruebas, los resultados de la prueba mas reciente, y entiendo que hay una breve evaluación respecto a la calidad del producto. ¿Podría darnos una breve evaluación? "

Esto evita que el Sr. Parlanchín tenga apertura para divagar, lo que ayudará a ahorrale tiempo a todos los asistentes a la reunión.

También se debe evitar discutir con el Sr. Parlanchín en una reunión. La combinación de su locuacidad natural con la emoción de una discusión es una receta para el desastre.

El traductor.

El traductor es el primero de dos interlocutores útiles para el adminsitrador del proyecto. Su función es simple, habla el lenguaje de todos en la sala. Cuando el hardware y el software se reúnen para tratar un tema, el traductor es el tipo que traduce las siglas de software en las siglas de hardware. Es esencial cuando se trabaja con grupos que vienen de diferentes partes de la organización.

Solo hay que tener cuidado si el traductor no es neutral respecto al tema que está traduciendo. Si es parcial, estará traduciendo a su favor, lo que puede perjudicar al proyecto.

El sintetizador.

El sintetizador es el segundo interlocutor útil y su trabajo es poner fin a las reuniones. Este interlocutor puede sintetizar toda la conversación, no importa cuán complicada haya sido, y extraer los aspectos relevantes.

En las reuniones de grupos grandes con un conjunto diverso de personalidades, debe tener un sintetizador en la sala porque tomará nota de todo lo que se dice y, más importante aún, quién lo dice. Este interlocutor debe poder identificar al gran jefe, debe saber como contener al parlanchín. Por lo general proporciona un impulso esencial para la reunión, pero igualmente hay que tener cuidado si el sintentizador tiene un punto de vista sesgado en una reunión.

El que no tiene idea.

Un interlocutor más que es fácil de identificar, por que no tiene ni idea de lo que está hablando.

La primera acción para tratar con este interlocutor es averiguar si en relaidad es del tipo Sr. Irrelevante. Esto puede ser difícil puesto que cada vez que se le hace una pregunta no se tiene idea de lo que está tratando de decir. En este caso hay que apoyarse en el traductor o el sintetizador .

La peor situación es cuando el gran jefe no tiene ni idea respecto al proyecto y como señala el autor, esto sucede más veces que las que pudiera esperarse.

Una situación común ocurre cuando se combinan grupos de muy diferentes partes del organigrama, como ejecutivos (de ventas, nota personal) con ingenieros. En este caso es impresindible contar con Traductores y Sintetizadores en la sala.

El gran jefe oculto.

Este interlocutor se mantiene en la clandestinidad y en la esquina izquierda de la mesa. Tal vez no le gusta la atención. Quizá obtiene una cierta ventaja estratégica si en la reunión no saben que él es el hombre. Si durante la reunión el gran jefe busca la aprobación de un tercero, se tiene un gran jefe oculto. Afortunadamente para todos, este interlocutor solo permanecerá oculto poco tiempo antes de que quede claro cual es en realidad su rol.

Hasta aquí los tipos de interlocutor que se identifican en el artículo original. Ahora me permito agregar algunas variantes que he observado.

El genio de las ideas brillantes (el sabio).

Este interlocutor puede tener las características de cualquiera de los anteriores, pero demás tiene una grán capacidad y conocimientos en alguna rama del saber: un técnico altamente especializado, un gurú de un tema de interés para el proyecto o un amigo cercano del gran jefe.

El hecho es que este conocimiento adicional provoca que todos sus comentarios tengan una inclinación hacía proponer una solución aún antes de haber escuchado cual es el problema a resolver. También suelen ignorar los comentarios de los demás participantes en la reunión.

Una forma de lidiar con esta persona es dejar claro que sus las ideas se van a registrar, pero que se evaluarán dentro de todas las opciones de solución cuando llegue el momento.

El aliado incondicional, con o sin poder dentro de la organización.

Por último esta el aliado incondicional. Este interlocutor igual puede tener las características de cualquiera de los anteriores, y además tiende a aprobar todo lo que dice el administrador del proyecto. El único problema en este caso es que esta situación no le aporta nada al proyecto y a la larga se puede convertir en un lastre para las labores del adiminsitrador.

Una opción para trabajar con este tipo de personas es charlar en forma partícular con ellas y dejar claro que el proyecto avanzará mejor si todos aportan ideas y contribuyen al debate.

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